Saby Docs: возможности, установка, ограничения

Saby Docs — мобильное приложение для автоматизации работы склада. С ним удобно оформлять и подписывать электронной подписью складские документы, распознавать бумажные накладные, сканировать коды маркировки, контролировать остатки на складе. Приложение упрощает работу кладовщиков и продавцов, принимающих товар.

Что вы узнаете

• Возможности приложения
• Куда установить
• Сколько стоит

Возможности приложения

Работа на складе может быть организована двумя способами:

1. Все складские документы оформляет менеджер по закупкам, бухгалтер, продавец или другой ответственный сотрудник. Кладовщик по этим документам принимает товар, готовит его к отгрузке, проводит инвентаризацию или сканирует коды маркировки.
2. За все операции по складу отвечает один сотрудник: оформляет документы, подготавливает товар, считывает коды маркировки, проводит инвентаризацию и так далее.

Вне зависимости от того, какую схему использует компания/ИП, приложение Saby Docs упрощает работу на складе. Например, если оформляете накладную на отгрузку товара в офисе, можете отправить ее кладовщику в электронном виде. Он откроет документ в приложении на телефоне или ТСД, соберет указанный товар и, если нужно, отсканирует коды маркировки камерой телефона/ТСД.

Если работник склада не только собирает товар, но и сам оформляет накладную, он может сделать это в приложении. Вместо того чтобы искать название товара в каталоге, он отсканирует штрихкод на упаковке и введет количество. Все данные автоматически попадут в накладную. Затем он подпишет документ электронной подписью и отправит контрагенту.

Мы привели пример с отгрузкой товара, но в приложении можно проводить и другие складские операции. Расскажем о них подробнее.

В Saby Docs реализованы все складские операции

Оформление поступлений. Можете принять товар от поставщика в приложении. Если сопровождающие документы пришли по ЭДО, найдите их в списке поступлений и сверьте данные. На маркированных товарах и алкоголе проверьте коды маркировки, считав их камерой телефона или ТСД.

Проведение инвентаризации. Товары в бумажной инвентаризационной описи не всегда расположены в том порядке, что и на складе. Чтобы не тратить время на поиск товара в списке, можно отсканировать его штрихкод на упаковке, вписать количество, и он сам отобразится в электронной описи. При этом не придется вручную переносить результаты инвентаризации с бумаги в электронный вид.

Оформление списания и перемещения товара на другой склад. Когда на складе портится товар, списывайте его в приложении в несколько кликов. Если у вас не один склад и нужно перевозить товар с одного на другой — оформляйте перемещения электронно в приложении.

Оформление заказа поставщику. Если у вас заканчивается товар, закажите его не выходя со склада. Для этого найдите поставщика в списке, добавьте товар из каталога и укажите количество. Или отсканируйте штрихкод с товара, который заканчивается, чтобы он автоматически попал в заказ.

Создание заказа от покупателя. Если поставляете товары оптом и контрагент заказал у вас поставку не через СБИС, необязательно заходить в программу на компьютере и вручную оформлять заказ. Можно сделать это в приложении.

Оформление вскрытия и акта выпуска. Эта функция полезна для общепита. Если вы фасуете маркированные продукты, например делите головку сыра на части или вскрываете кеги с пивом на розлив, можете оформить вскрытие электронно, считав код маркировки. Если вы перерабатываете продукты со склада в полуфабрикат, например мясо — в фарш, можете создать в приложении акт выпуска.

Все складские операции собраны в одном окне в разделе «Документы»

Saby Docs умеет распознавать документы, поступившие на бумаге

Если ваши поставщики или контрагенты не пользуются ЭДО и присылают документы в бумажном виде, вам не нужно вручную переносить данные в электронный формат. Отсканируйте документ камерой телефона или ТСД — программа распознает данные и автоматически создаст из них электронный документ.

Можно сканировать документ быстро (если он на одном листе) или основательно (если на нескольких)

Через Saby Docs можно добавлять товары в каталог

Если на вашем складе появился товар, которого еще нет в каталоге, можете добавить его в приложении, не уходя со склада. Для этого заполните карточку товара по инструкции.

Электронная подпись и другие фишки работы с документами в Saby Docs

Документы можно подписывать электронной подписью. Saby Docs работает с ЭП двух видов.

• Для директора. Выдается на специальном носителе (флешке). Ее можно доверить сотруднику, который работает со складскими документами.
• Для сотрудника. Если не хотите доверять свою подпись, можно выпустить для работника склада персональную ЭП прямо в смартфоне — внешние носители не понадобятся.

Приложение умеет не только формировать электронные документы и распознавать бумажные. В нем можно просматривать историю изменений документа — так вы будете видеть, какие сотрудники работали с ним и что именно меняли.

Если ваши контрагенты не работают с ЭДО и программами автоматизации учета, можете отправлять им документы на почту или в мессенджер.

Куда установить

Saby Docs — мобильное приложение для ТСД и смартфонов на Android и iOS. Расскажем подробнее, как установить его и авторизоваться.

Мобильный телефон на Android или терминал сбора данных (ТСД)

Saby Docs работает на смартфонах с операционной системой не ниже Android 5.0. Скачайте приложение в Google Play или Saby AppMarket. Установите на телефон и авторизуйтесь — если не помните логин и пароль, можете отсканировать QR-код из личного кабинета в СБИС.

QR-код для быстрой авторизации в Saby Docs

ТСД — это почти такой же телефон, только с кнопками и отдельным сканером. Поэтому приложение на него устанавливается так же: через Google Play или Saby AppMarket.

Мобильный телефон на iOS

Saby Docs работает на смартфонах с операционной системой не ниже iOS 14.0. Скачайте приложение в App Store, установите на телефон и авторизуйтесь. Если не помните логин и пароль, можете отсканировать QR-код из личного кабинета в СБИС.

Пока что в приложении на iOS нет функций распознавания документов и внесения изменений в каталог. Но наши разработчики уже работают над ними — скоро эти функции появятся на iOS.

Сколько стоит

Приложение Saby Docs бесплатно при использовании любого сервиса Saby, где включено ведение складского учета. Обратитесь к нашим менеджерам — они подберут для вас оптимальное предложение.