Обязанности бухгалтера-аутсорсера по 115‑ФЗ: личный кабинет на сайте Росфинмониторинга и другие
Закон против отмывания денег и терроризма (No 115‑ФЗ от 07.08.2001) точно на слуху у бухгалтеров. Правда, чаще всего он воспринимается как закон, по которому банки могут заморозить счет. А вот о том, что требования антиотмывочного закона распространяются не только на банки, но и на самих бухгалтеров‑аутсорсеров, знают не все. Рассказываем, какие обязанности есть у бухгалтеров по 115‑ФЗ и как их исполнять.
Что вы узнаете
- Какие бухгалтеры подпадают под 115-ФЗ
- Какие обязанности по 115-ФЗ должны выполнять бухгалтеры
- Какая ответственность предусмотрена для бухгалтеров за нарушение 115-ФЗ
Какие бухгалтеры подпадают под 115-ФЗ
Закон 115-ФЗ распространяется на всех, кто ведет предпринимательскую деятельность по оказанию бухгалтерских услуг. Субъекты 115-ФЗ (ст. 7.1):
- бухгалтерские фирмы;
- индивидуальные предприниматели;
- самозанятые бухгалтеры — плательщики НПД без статуса ИП (письмо Росфинмониторинга от 26.10.2022 № 07-03-05/23303).
Имеет значение и бухгалтерский ОКВЭД в ЕГРЮЛ/ЕГРИП, и сам факт ведения бухгалтерской деятельности. Заключаете договоры на оказание бухгалтерских услуг (даже при отсутствии соответствующего ОКВЭД) — придется исполнять требования 115-ФЗ (п. 5 письма Росфинмониторинга от 19.07.2018 № 54). Внесли бухгалтерский ОКВЭД (пусть и на всякий случай) — значит, намерены вести эту деятельность, что опять-таки требует исполнения антиотмывочного законодательства (постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.08.2018 № 12АП-8926/18).
Почему 115-ФЗ касается всех бухгалтеров-аутсорсеров
Самые элементарные бухгалтерские задачи — ведение бухучета, бухгалтерские консультации, сдача отчетности — подпадают под 115-ФЗ. Полный перечень контролируемых законом операций (п. 1 ст. 7.1):
- сделки с недвижимостью;
- управление деньгами и другим имуществом клиента;
- управление банковскими счетами;
- привлечение денежных средств для создания организаций, обеспечения их деятельности или управления ими;
- создание, купля — продажа организаций, обеспечение их деятельности, управление ими.
Росфинмониторинг (РФМ) разъяснил, что бухучет, консультирование, сдача отчетности входят в понятие «обеспечение деятельности» (п. 5 письма РФМ от 19.07.2018 № 54). Поэтому даже если вы просто ведете бухучет клиентов, обрабатываете первичку или консультируете по вопросам учета, то должны выполнять требования закона № 115-ФЗ.
Цитата из письма РФМ от 19.07.2018 № 54:
«Бухгалтерское обеспечение деятельности являет собой профессиональное и качественное бухгалтерское сопровождение деятельности общества, в частности, организация и ведение бухгалтерского учета, составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, бухгалтерское консультирование, обработка первичных документов, оформление документов, сдача отчетности и др.».
Формально из закона следует, что под него подпадают только те аутсорсеры, которые обслуживают юрлиц. А если на бухобслуживании только физлица и ИП, то требования 115-ФЗ можно не соблюдать. Но такой подход — рискованный: при наличии бухгалтерского ОКВЭД или фактическом ведении бухгалтерской деятельности сложно будет доказать «избирательный» подход к клиентам. Скорее всего, доказывать это придется в суде. Поэтому проще и дешевле исполнить требования 115-ФЗ, даже если среди ваших клиентов одни «физики».
Какие обязанности по 115-ФЗ должны выполнять бухгалтеры
По сравнению с основными субъектами закона № 115-ФЗ (например платежными агентами или риелторами) обязанности бухгалтеров значительно сокращены. Так, бухгалтерам не нужно вставать на учет в Росфинмониторинге (п. 2 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 27.01.2014 № 58).
Далее подробно рассказали, что нужно сделать всем аутсорсерам, чтобы исполнить требования закона №115‑ФЗ (ст. 7.1).
Помимо закона 115-ФЗ, обязанности бухгалтерских фирм и частных бухгалтеров по противодействию отмыванию доходов и финансированию терроризма (ПОД/ФТ) перечислены в следующих документах:
- Рекомендации, утвержденные РФМ 25.04.2018 (далее — Рекомендации).
- Информационное сообщение Минфина от 12.04.2019 № ИС-учет-17.
Создайте личный кабинет (ЛК) на сайте Росфинмониторинга
Оформить кабинет на сайте Росфинмониторинга нужно всем бухфирмам и частным бухгалтерам-аутсорсерам. Проще всего зарегистрировать ЛК с помощью ЭЦП. Если нет ЭЦП, регистрация займет больше времени: сначала подайте электронную заявку на сайте РФМ, а потом отправьте ее почтой в бумажном виде с подписью и печатью.
Регистрируйте ЛК на сайте РФМ сразу, как только открыли юрлицо или ИП, которое будет оказывать бухгалтерские услуги. Если уже ведете бухгалтерский бизнес, а ЛК на сайте Росфинмониторинга нет, как можно быстрее зарегистрируйте ЛК. Штрафов за опоздания на практике пока нет, но откладывать задачу не стоит во избежание рисков.
Утвердите правила внутреннего контроля (ПВК)
Актуальные требования к ПВК для бухгалтеров прописаны в постановлении Правительства РФ от 14.07.2021 № 1188. Требования периодически дополняются и изменяются. Отслеживайте все изменения и вовремя корректируйте свои ПВК.
ПВК — объемный документ, как правило, типовой для всех аутсорсеров. Разрабатывается самостоятельно или с помощью экспертов из аккредитованного обучающего центра.
Прописывайте в правилах все разделы, предусмотренные постановлением № 1188, а не только те, которые актуальны для вас в данный момент. Например, если сейчас не управляете деньгами клиентов, все равно пропишите в ПВК порядок замораживания денежных средств клиентов.
Разделы (программы), которые нужно включить в правила внутреннего контроля бухгалтерам (п. 7 постановления № 1188)
Раздел ПВК Что нужно прописать Программа организации системы внутреннего контроля - Как назначаете специалиста, ответственного за соблюдение ПВК
- Что собой представляет ваша система внутреннего контроля
- В каком порядке вносите изменения в ПВК
Программа идентификации клиентов - Как собираете сведения о клиенте
- Как устанавливаете бенефициарного владельца
- Как относите клиента к публичным должностным лицам
- Каким образом проверяете клиентов по перечням РФМ на причастность к терроризму и экстремизму
- Как присваиваете клиенту группу риска
Программа изучения клиента - Какие мероприятия проводите, чтобы определить цели финансово-хозяйственной деятельности клиента, его финансовое положение и деловую репутацию
- С помощью каких мер выясняете источники происхождения денежных средств клиента
Программа оценки степени риска - По какой методике оцениваете риски клиента
- В каком порядке пересматриваете уровень риска, присвоенный клиенту
- Как управляете рисками
- Какие меры применяете к клиенту с учетом его группы риска
Программа выявления операций - С помощью каких процедур выявляете рискованные сделки и операции клиента
- В каком порядке представляете в Росфинмониторинг сведения о рискованных операциях клиента
Программа замораживания (блокирования) средств Как принимаете решения заморозить (блокировать) денежные средства, иное имущество клиентов Программа подготовки и обучения кадров Как обучаете персонал в сфере противодействия отмыванию доходов и финансированию терроризма (ПОД/ФТ) Программа проверки системы внутреннего контроля - Как проводите внутренние проверки выполнения ПВК
- Как устраняете нарушения, выявленные при проверке
Программа хранения информации и документов Как храните документы, полученные (созданные) при выполнении ПВК
Назначьте ответственного за ПВК
Специальное должностное лицо (СДЛ) — специалист, который отвечает за реализацию правил внутреннего контроля. Это может быть директор бухфирмы или любой другой сотрудник, например юрист или главбух. Частные бухгалтеры-аутсорсеры могут назначить в качестве СДЛ себя (п. 8 постановления Правительства РФ от 14.07.2021 № 1188).
Требования к СДЛ
- Высшее экономическое или юридическое образование либо работа в должности, связанной с ПОД/ФТ, в течение 2 лет (п. 1 постановления Правительства РФ от 29.05.2014 № 492). Это требование не касается частных бухгалтеров-аутсорсеров, которые сами назначают себя СДЛ.
- Отсутствие непогашенной судимости за преступления в сфере экономики или против госвласти (п. 2 ст. 7 закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ).
- Прохождение обучения. Требования к обучению по ПОД/ФТ формально обязательны только для основных субъектов закона 115-ФЗ. Например, платежных агентов или риелторов (п. 1 положения, утвержденного приказом РФМ от 03.08.2010 № 203). Однако бухгалтерам также рекомендовано применять положение № 203 (п. 5.2 Рекомендаций).
Обучайте сотрудников по закону 115-ФЗ
Обязанности руководителя бухгалтерской фирмы / частного бухгалтера-аутсорсера по обучению:
- Утвердить список должностей сотрудников, которые должны проходить обучение по 115-ФЗ. В этот список обязательно должен входить директор, главбух, юрист, СДЛ. Можно включить и других сотрудников, например, бухгалтеров-специалистов, которые обслуживают клиентов.
- Организовать обучение сотрудников.
- Организовать учет прохождения сотрудниками обучения по 115-ФЗ (например в форме журнала).
Что включает в себя обучение по ПОД/ФТ
| Форма обучения | Кто обучается | Кто проводит обучение |
|---|---|---|
| Вводный инструктаж | Все сотрудники из утвержденного списка при приеме на работу, вступлении в должность | СДЛ в соответствии с внутренней программой обучения сотрудников |
| Дополнительный инструктаж | Все сотрудники из утвержденного списка не реже 1 раза в год | |
| Целевой инструктаж | СДЛ, руководитель, главбух, юрист перед вступлением в должность | Аккредитованные РФМ учебные центры с выдачей документа о прохождении обучения |
| Повышение уровня знаний | СДЛ, руководитель, главбух, юрист не реже 1 раза в 3 год |
Документируйте информацию по клиентам
Собирайте досье на клиентов
До принятия клиента на обслуживание (как разовое, так и постоянное) нужно идентифицировать его (п. 1 ст. 7.1, подп. 1 п. 1 ст. 7 закона № 115-ФЗ, приказ РФМ от 20.05.2022 № 100):
- Собрать основные сведения, определить бенефициарных владельцев.
- Проверить по перечням экстремистов и террористов, а также по списку лиц, у которых заморожены средства. Эти перечни размещены в ЛК на сайте РФМ. Сверяйте по ним своих клиентов для идентификации при приеме на обслуживание и дальнейшей оценки рисков. Просматривайте перечни при каждом их обновлении. О том что списки обновлены, РФМ уведомляет владельца ЛК по почте после его регистрации на сайте. Проверьте в ЛК настройки, убедитесь, что подключены к уведомлениям с сайта. Кроме того, можно пользоваться базами других ведомств, например, ФНС, Росреестра, которые доступны в ЛК.
- Проверить, не является ли клиент-физлицо публичным должностным лицом из подп. 1 п. 1 ст. 7.3 закона № 115-ФЗ или его близким родственником.
По результатам проверки составьте досье на клиента — анкету со сведениями о нем (прил. 3 к приказу РФМ от 20.05.2022 № 100) с подтверждающими документами.
Фиксируйте подозрительные сделки клиентов
Основания для документального фиксирования информации перечислены в п. 2 ст. 7 закона № 115-ФЗ. Например, взять на карандаш нужно запутанные сделки клиента без очевидного экономического смысла, а также сделки, которые не соответствуют целям деятельности по учредительным документам. Типичный пример — выдача крупного беспроцентного займа.
Отправляйте в РФМ обязательную информацию
Бухфирмы и частные аутсорсеры обязаны отправлять в Росфинмониторинг через ЛК в электронном виде следующие сведения (пп. 1, 2 и 3 ст. 7.1, п. 6 ст. 7 закона № 115-ФЗ, постановление Правительства РФ от 09.04.2021 № 569):
- В течение 3 рабочих дней с даты обнаружения — сведения о сделках или операциях клиента, которые направлены на отмывание доходов или финансирование терроризма.
- Не позже 1 рабочего дня с даты применения мер — сведения о принятых мерах по замораживанию средств клиента (если у вас есть возможность такой заморозки).
О том, что вы отправили информацию в РФМ, нельзя сообщать клиенту (п. 11 Постановления Правительства РФ от 09.04.2021 № 569).
Также в ЛК на сайте РФМ:
- Размещайте утвержденные ПВК, сведения о СДЛ.
- Получайте и заполняйте опросные листы и анкеты от РФМ.
Храните документы по 115-ФЗ
Всю информацию по клиенту, которую вы собираете в рамках закона № 115-ФЗ, нужно хранить не менее 5 лет с даты прекращения отношений с клиентом (п. 4 закона № 115-ФЗ). Хранению подлежит в том числе досье на клиента, информация о подозрительных сделках, сведения о сделках, отправленные в РФМ.
Какая ответственность предусмотрена для бухгалтеров за нарушение 115-ФЗ
Какие санкции установлены за несоблюдение закона 115-ФЗ, можно узнать из таблицы ниже.
Пока РФМ массово не проверяет и не штрафует обслуживающие бухгалтерии. Тем не менее безопаснее выполнять требования закона.
| Нарушение | Штраф | Основание — норма КоАП РФ |
|---|---|---|
|
| П. 1 ст. 15.27 |
| Непредставление в РФМ обязательных сведений об операциях клиентов, направленных на отмывание денег и финансирование терроризма |
| П. 2 ст. 15.27 |
| Неисполнение обязанностей по заморозке средств клиента |
| П. 2.1 ст. 15.27 |
СБИС поможет своевременно отслеживать важные бухгалтерские события. В программе можно настроить под себя календарь для обслуживающей бухгалтерии — по конкретному клиенту или сразу по всем, добавлять новые события. Например: проверка актуальных перечней на сайте Росфинмониторинга, периодическое обучение персонала по закону 115-ФЗ. Можно настроить календарь, который будет видеть не только бухгалтерия, но и клиент.
Видеоматериалы по теме
