Единый отчет ЕФС‑1 в Соцфонд в 2024 году

Марина Баландина

профессиональный бухгалтер

Форма ЕФС‑1, которая с 2023 года подается в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации, или Социальный фонд России (СФР), не случайно называется единой. Она содержит в себе сразу несколько отчетов: о трудовой деятельности, стаже, взносах на травматизм и дополнительных пенсионных взносах. Каким образом в ЕФС‑1 сочетаются такие разные сведения и как не запутаться в порядке сдачи отчета — расскажем в статье.

Что вы узнаете

• Что такое ЕФС-1
• Кто и как должен сдавать ЕФС-1
• Состав отчета ЕФС-1
• В какие сроки сдавать отчет ЕФС-1
• Как и в какие сроки отчитываться за периоды до 2023 года
• Особенности заполнения ЕФС-1 по сравнению со старыми формами
• Кто отвечает за подготовку ЕФС-1
• Как сверяются ЕФС‑1 и данные из РСВ и перссведений
• Какие штрафы за ошибки в форме ЕФС‑1

Что такое ЕФС-1

ЕФС‑1 — сокращенное название отчета в Соцфонд. Расшифровывается как «единая форма сведений». Единая — потому, что содержит в себе несколько самостоятельных отчетов. Это аналоги отчетов, которые до 2023 года подавали отдельно в Пенсионный фонд (ПФР) и в Фонд социального страхования (ФСС).

Какие отчеты содержит ЕФС‑1

В ЕФС‑1 объединили следующие отчеты, актуальные для всех работодателей:

• Сведения о взносах на травматизм, то есть на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (до 2023 года — 4‑ФСС).

• Сведения о трудовой (иной) деятельности (до 2023 года — СЗВ‑ТД).

• Сведения о страховом стаже (до 2023 года — СЗВ‑СТАЖ).

• Сведения о допвзносах на накопительную пенсию (до 2023 года — ДСВ‑3).

Аналога СЗВ‑М, который до 2023 года сдавали в ПФР, в форме ЕФС‑1 нет. Аналог формы СЗВ‑М начиная с отчетности за январь 2023 ежемесячно подается в налоговую, и называется этот отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах». ФНС передает полученные о работниках данные в СФР (п. 7 ст. 431 НК РФ).

Нормативная база

Форма единого отчета с момента введения успела измениться. С 2024 года применяйте форму из приказа СФР от 17.11.2023 № 2281. В 2023 году действовал бланк из постановления Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п.

Официальное полное название отчета: «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Кто и как должен сдавать ЕФС-1

Кто сдает отчет ЕФС-1

ЕФС-1 сдают организации и ИП, у которых есть:

• Сотрудники по трудовым договорам.

и/или

• Исполнители по гражданско‑правовым договорам (ГПД) на выполнение работ (оказание услуг), передачу прав на произведения; авторского заказа (п. 2 ст. 11 Закона № 27‑ФЗ от 01.04.1996).

Страхователи на АУСН не сдают сведения о взносах на травматизм (п. 1.6 ст. 24 Закона от 24.07.1998 № 125‑ФЗ). Остальные отчеты, входящие в состав ЕФС‑1, нужно сдавать на АвтоУСН, как и всем, — при наличии сведений.

Куда подавать отчет ЕФС-1

Сдавайте отчет в СФР по месту регистрации компании или по прописке ИП. Список адресов единого фонда можно посмотреть на сайте СФР. Подробнее про новый фонд после объединения ПФР и ФСС мы писали здесь.

ЕФС-1 нужно подать отдельно за обособленное подразделение (ОП) по месту его регистрации, только если обособка самостоятельно начисляет и выплачивает зарплату сотрудникам и имеет свой расчетный счет. Если у вас обычное обособленное подразделение без своего расчетного счета, отдельно отчитываться по такому ОП не нужно: все сведения за сотрудников подразделения отражайте в общем отчете по компании.

В каком виде должен быть отчет ЕФС-1

Обязательно сдавать ЕФС-1 в электронном виде, если у вас более 10 работников (включая исполнителей по ГПД) в текущем отчетном периоде.

Если работников 10 или меньше, можно выбирать, как сдать отчет — электронно или на бумаге: лично, через представителя или отправить почтой (ст. 8 Закона № 27‑ФЗ от 01.04.1996).

Намного удобнее и надежнее сдавать отчетность электронно. Специалисты Saby (СБИС) сделали новую форму ЕФС‑1 максимально комфортной для заполнения. Сведения о трудовой деятельности, необходимые Соцфонду для ведения электронных трудовых книжек (ЭТК), выделены в СБИС в особый блок отчетов. Это удобно, ведь именно этот раздел ЕФС‑1 сдается, как правило, чаще остальных. СБИС проверит отчетность перед отправкой, покажет ошибки, из‑за которых отчет не будет принят. Вы увидите, когда отчет приняли или отклонили.

Так выглядит в СБИС отдельный блок со сведениями о трудовой деятельности

Состав отчета ЕФС-1

Новый отчет состоит из двух разделов.

• Первый раздел содержит сведения персонифицированного учета.
• Второй раздел содержит сведения о расчетах по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Каждый раздел включает в себя подразделы, которые, по сути, заменяют одну из действовавших до 2023 года форм: СЗВ‑ТД, СЗВ‑СТАЖ, ДСВ‑3 и 4‑ФСС. Какие сведения отражаются в каждом подразделе ЕФС‑1, когда их нужно заполнять и как эти разделы соотносятся со старыми формами — смотрите в таблице.

Всем, кроме плательщиков АУСН, в обязательном порядке нужно сдавать аналог формы 4‑ФСС. Это раздел 2, подразделы 2.1 и 2.3. Остальные листы ЕФС‑1 заполняются и сдаются только при наличии соответствующих сведений.

Какие разделы содержит ЕФС-1

В какие сроки сдавать отчет ЕФС-1

Особенность единого отчета в СФР в том, что его можно сдавать не целиком, а по разделам и даже подразделам. Каждый подраздел — самостоятельный отчет. Поэтому отчетный период и срок сдачи у каждого подраздела свой. Когда сдавать форму ЕФС‑1, расписали в следующей таблице.

Сроки сдачи ЕФС-1 по разделам и подразделам

Чтобы быть уверенным в сроках и отчитываться вовремя, подключите в Saby (СБИС) уведомления для отчетности. Система будет присылать вам напоминания о сроках сдачи отчетов удобным для вас способом: на электронную почту, по смс или в Viber.

Как и в какие сроки отчитываться за периоды до 2023 года

За все периоды до 2023 года, в том числе за декабрь 2022, 4 квартал 2022 и весь 2022 год, отчитывайтесь по тем формам и в те сроки, которые действовали в этот период. Это правило действует и для корректировок. Например, если в 2024 году заметили ошибку в отчете 4‑ФСС за полугодие 2022, то подавайте уточненный отчет по форме, которая действовала за тот период.

Особенности заполнения ЕФС‑1

Подробно про порядок заполнения разделов ЕФС‑1 мы рассказали в отдельных статьях:

• Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС‑1: как заполнять и сдавать в 2024 году
• Сведения о взносах на травматизм ЕФС‑1 в 2024 году
• Сведения о стаже в 2024 году: ЕФС‑1 вместо СЗВ‑СТАЖ

Здесь приведем особенности каждого раздела с учетом изменений, действующих с 2024 года.

Титульный лист

Титульный лист — общий для всех разделов. При его заполнении учитывайте следующее:

• На титульнике нет указания на отчетный период, так как у каждого раздела отчетный период свой.
• С 2024 года работодатели‑физлица указывают специальный код страхователя в соответствующем поле. Например, для индивидуальных предпринимателей это «ИП01».
• Коды статистики заполнять обязательно, только если госучреждения представляют сведения о зарплате, то есть подраздел 1.3 раздела 1.
• Регистрационный номер соответствует регномеру в СФР. Если вы зарегистрировались после 2023, этот номер вам присвоил фонд при регистрации. Если вы зарегистрировались до 2023 года, то указывайте регномер в ПФР до тех пор, пока СФР не присвоит вам новый номер. Актуальный регномер можно узнать из выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Если сдаете отчетность через СБИС, система отследит неактуальный номер СФР и предложит заменить его на новый.

Раздел 1, подраздел 1

Этот подраздел представляет собой блок из 5 строчек. Он общий для трех отчетов: о трудовой (иной) деятельности, о стаже и о зарплате в госучреждениях. Например, если отдельно сдаете сведения о стаже и отдельно — сведения о трудовой деятельности, в каждом отчете должен присутствовать этот раздел.

Здесь указываются обычные сведения о сотруднике (СНИЛС, ИНН, ФИО, дата рождения), а также специальные коды (п. 38, 39 Приложения 2 к приказу СФР об утверждении ЕФС‑1):

• Код категории застрахованного лица, который зависит от его статуса в РФ. Коды приведены в Порядке заполнения подраздела. Так, для граждан Российской Федерации предусмотрен код «ГРФ».
• Код гражданства работника из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ).

Подраздел 1.1 подраздела 1 (СЗВ-ТД)

Этот подраздел нужно подавать не только на работников по трудовым договорам, но и на исполнителей по договорам ГПХ, с выплат которым начисляются страховые взносы. Это договоры на выполнение работ (услуг), авторского заказа, передачу прав на произведения. По остальным ГПД, например на аренду имущества у физлица, подавать сведения не нужно.

По действующим договорам ГПХ, заключенным до 01.01.2023, первый раз отчитывайтесь при их прекращении.

• С 2024 года нужно указывать специальный код, обозначающий срок трудового договора, а также прием на работу по совместительству (п. 45 Приложения 2 к приказу СФР об утверждении ЕФС‑1).
• С 2024 года специальными кодами отмечается прием / перевод на удаленку, а также на неполное рабочее время (п. 46 Приложения 2 к приказу СФР об утверждении ЕФС‑1). Отдельные коды предусмотрены для договоров ГПХ, по которым начисляются взносы на травматизм.
• При увольнении сотрудника нужно указывать код причины увольнения в соответствии с нормами ТК РФ (п. 47 Приложения 2 к приказу СФР об утверждении ЕФС‑1).

Подраздел 1.2 (СЗВ-СТАЖ)

Этот подраздел нужно заполнять не на всех работников, а только на тех, у кого есть особенности в исчислении пенсионного стажа. Например, сведения по итогам года сдают на сотрудников, которые:

• Находились в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет.
• Брали отпуск за свой счет.
• Отстранялись от работы или простаивали.
• Выполняли работу с правом на повышенную или досрочную пенсию (п. 6 Приложения 2 к приказу СФР об утверждении ЕФС‑1).

Есть особые случаи, когда нужно сдать сведения о стаже в течение года. Например, когда сотрудник выходит на пенсию, уходит в отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком, а также при ликвидации или реорганизации работодателя.

Подраздел 1.3 (СИоЗП)

Этот подраздел сдают только госучреждения, причем не все, а только с определенными видами деятельности. Перечень таких видов деятельности устанавливает Минтруд.

С 25.03.2024 действует обновленный перечень видов деятельности, при которых госучреждения обязаны подавать сведения о зарплате (приказ Минтруда от 28.12.2023 № 900н). В него добавили, например, косметологию, специальную врачебную практику прочую, производство анимационных фильмов, производство прочих кинофильмов, видеофильмов и телевизионных программ, деятельность композиторов и художников.

Раздел 2 (4-ФСС)

С 2024 года страхователи с правом на пониженный тариф взносов на травматизм проставляют отметку в новом поле «Льгота» (п. 162 Приложения 2 к приказу СФР об утверждении ЕФС‑1). Это касается ряда общественных организаций инвалидов и созданных ими организаций.

Кто отвечает за подготовку ЕФС-1

Законодательство не устанавливает, какие конкретно сотрудники обязаны подготавливать ЕФС‑1 — это обязанность страхователя в целом. Поэтому руководитель самостоятельно решает, кто из его сотрудников ответственен за подготовку отчета. Возможны два основных варианта.

1. Возложить обязанность сдавать весь отчет на одного сотрудника (главного бухгалтера, бухгалтера по зарплате и т.д.). В небольших организациях это оптимальный, а зачастую — единственно возможный вариант
2. Разделить зоны ответственности между разными сотрудниками. Поскольку отчет включает в себя разные отчеты, можно возложить заполнение подраздела 1.1 (аналог СЗВ‑ТД), 1.2 и 2 (аналог СЗВ‑СТАЖ) на кадровика. А заполнение остальных разделов — на бухгалтера. Такое разделение возможно благодаря тому, что каждый раздел формы можно подготовить и сдать отдельно в свой срок.

Чтобы зафиксировать обязанность конкретных сотрудников сдавать ЕФС-1 или отдельные разделы формы, издайте приказ в произвольной форме и ознакомьте сотрудников. Если требуется, внесите изменения в должностные инструкции и трудовые договоры.

В Saby (СБИС) легко разделить зоны ответственности сотрудников при подготовке разных отчетов. Для этого каждому сотруднику, который участвует в подготовке ЕФС-1, предоставьте свой доступ в кабинет компании, со свои логином и паролем. В зависимости от трудовых обязанностей сотрудника предоставьте ему свои права и ограничения при работе с системой.