Единый отчет ЕФС‐1 в Соцфонд в 2026 году
Форма ЕФС‑1, которая с 2023 года подается в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации, или Социальный фонд России (СФР), не случайно называется единой. Она содержит в себе сразу несколько отчетов: о трудовой деятельности, стаже, взносах на травматизм и дополнительных пенсионных взносах. Каким образом в ЕФС‑1 сочетаются такие разные сведения и как не запутаться в порядке сдачи отчета — расскажем в статье.
Что вы узнаете
Что такое ЕФС-1
ЕФС‑1 — сокращенное название отчета в Соцфонд. Расшифровывается как «единая форма сведений». Единая — потому, что содержит в себе несколько самостоятельных отчетов. Это аналоги отчетов, которые до 2023 года подавали отдельно в Пенсионный фонд (ПФР) и в Фонд социального страхования (ФСС).
Какие отчеты содержит ЕФС‑1
В ЕФС‑1 объединили следующие отчеты, актуальные для всех работодателей:
Сведения о взносах на травматизм, то есть на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (до 2023 года — 4‑ФСС).
Сведения о трудовой (иной) деятельности (до 2023 года — СЗВ‑ТД).
Сведения о страховом стаже (до 2023 года — СЗВ‑СТАЖ).
Сведения о допвзносах на накопительную пенсию (до 2023 года — ДСВ‑3).
Аналога СЗВ‑М, который до 2023 года сдавали в ПФР, в форме ЕФС‑1 нет. Аналог формы СЗВ‑М начиная с отчетности за январь 2023 ежемесячно подается в налоговую, и называется этот отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах». ФНС передает полученные о работниках данные в СФР (п. 7 ст. 431 НК РФ).
Нормативная база
Форма единого отчета с момента введения успела измениться. С 2026 года применяйте форму из приказа СФР от 17.11.2025 № 1462.
Про основные изменения в форме читайте в отдельной статье.
Кто и как должен сдавать ЕФС-1
Кто сдает отчет ЕФС-1
ЕФС-1 сдают организации и ИП, у которых есть:
- Сотрудники по трудовым договорам.
и/или
- Исполнители по гражданско‑правовым договорам (ГПД) на выполнение работ (оказание услуг), передачу прав на произведения; авторского заказа (п. 2 ст. 11 Закона № 27‑ФЗ от 01.04.1996).
Страхователи на АУСН не сдают сведения о взносах на травматизм (п. 1.6 ст. 24 Закона от 24.07.1998 № 125‑ФЗ). Остальные отчеты, входящие в состав ЕФС‑1, нужно сдавать на АвтоУСН, как и всем, — при наличии сведений.
Разобраться с правилами ведения учета, выплатой зарплаты, налогами и отчетностью поможет курс от экспертов Saby «#СамБухгалтер».
💡 Успейте записаться на ближайший поток.
Куда подавать отчет ЕФС-1
Сдавайте отчет в СФР по месту регистрации компании или по прописке ИП. Список адресов единого фонда можно посмотреть на сайте СФР.
В каком виде должен быть отчет ЕФС-1
Обязательно сдавать ЕФС-1 в электронном виде, если у вас более 10 работников (включая исполнителей по ГПД) в текущем отчетном периоде.
Если работников 10 или меньше, можно выбирать, как сдать отчет — электронно или на бумаге: лично, через представителя или отправить почтой (ст. 8 Закона № 27‑ФЗ от 01.04.1996).
С 01 июля 2026 года применяется новый формат ЕФС-1 (приказ СФР от 15.04.2026 года № 389). Если сдать отчет в старом формате, Соцфонд его не примет. Избежать таких проблем поможет Saby. В системе всегда актуальные формы и форматы отчетности. Кроме этого, Saby проверит отчетность перед отправкой, покажет ошибки, из‑за которых отчет не будет принят. Вы увидите, когда отчет приняли или отклонили.
Состав отчета ЕФС-1
Отчет состоит из двух разделов.
- Первый раздел содержит сведения персонифицированного учета.
- Второй раздел содержит сведения о расчетах по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
Каждый раздел включает в себя подразделы, которые, по сути, заменяют одну из действовавших до 2023 года форм: СЗВ‑ТД, СЗВ‑СТАЖ, ДСВ‑3 и 4‑ФСС. Какие сведения отражаются в каждом подразделе ЕФС‑1, когда их нужно заполнять и как эти разделы соотносятся со старыми формами — смотрите в таблице.
Всем, кроме плательщиков АУСН, в обязательном порядке нужно сдавать аналог формы 4‑ФСС. Это раздел 2, подразделы 2.1 и 2.3. Остальные листы ЕФС‑1 заполняются и сдаются только при наличии соответствующих сведений.
Какие разделы содержит ЕФС-1
| Раздел, подраздел ЕФС-1 | Какие сведения содержит | Какой отчет заменяет | В каких случаях заполнять |
|---|---|---|---|
| Титульный лист | Общие сведения о страхователе | Всегда | |
| Раздел 1, подраздел 1 | Сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате | Одновременно с подразделами 1.1, 1.2 или 1.3 | |
| Раздел 1, подраздел 1.1 | Сведения о трудовой (иной) деятельности | СЗВ-ТД | Если были кадровые мероприятия, а также заключение/прекращение договора ГПХ |
| Раздел 1, подраздел 1.2 | Сведения о страховом стаже | СЗВ-СТАЖ | Если в отчетном году были работники с особыми условиями исчисления стажа для назначения пенсии |
| Раздел 1, подраздел 1.3 | Сведения о заработной плате работников госучреждений | СИоЗП | Заполняют только госучреждения |
| Раздел 1, подраздел 2 | Основание для отражения периодов работы в условиях, дающих право на досрочную пенсию | ОДВ-1 (разд. 5) | Одновременно с подразделом 1.2, если в 1.2 есть сотрудники с правом на досрочную пенсию |
| Раздел 1, подраздел 3 | Сведения о работниках, за которых перечислены дополнительные взносы на накопительную пенсию | ДСВ-3 | Если уплачивались дополнительные пенсионные взносы |
| Раздел 2 | Сведения о начисленных взносах на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний | 4-ФСС (титульный лист) | Всегда |
| Раздел 2, подраздел 2.1 | Расчет сумм страховых взносов | 4-ФСС (табл. 1) | Всегда |
| Раздел 2, подраздел 2.1.1 | Сведения об облагаемой базе и исчисленных взносах для организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ) или для госучреждений | 4-ФСС (табл. 1.1) | Заполняют компании с выделенными СКЕ и госучреждения |
| Раздел 2, подраздел 2.2 | Сведения для исчисления взносов при направлении своих сотрудников для работы в другой компании или ИП | 4-ФСС (табл. 2) | Заполняют только страхователи, направляющие своих сотрудников для работы у другого юрлица или ИП |
| Раздел 2, подраздел 2.3 | Сведения о результатах обязательных медосмотров и специальной оценке условий труда | 4-ФСС (табл. 4) | Всегда |
В какие сроки сдавать отчет ЕФС-1
Особенность единого отчета в СФР в том, что его можно сдавать не целиком, а по разделам и даже подразделам. Каждый подраздел — самостоятельный отчет. Поэтому отчетный период и срок сдачи у каждого подраздела свой. Когда сдавать форму ЕФС‑1, расписали в следующей таблице.
Сроки сдачи ЕФС-1 по разделам и подразделам
| Раздел, подраздел ЕФС-1 | Отчетный период | Срок сдачи | Основание |
|---|---|---|---|
| Сдают все страхователи, кроме плательщиков АУСН | |||
| Сведения о взносах на травматизм — раздел 2 с подразделами (4‑ФСС) | Первый квартал, полугодие, 9 месяцев, год | 25 число месяца, следующего за отчетным периодом | П. 1 ст. 24 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ |
| Сдается при наличии сведений | |||
| Сведения о трудовой (иной) деятельности — раздел 1, подраздел 1.1 (СЗВ‑ТД) | По факту наличия события | Не позднее 1 рабочего дня со дня издания приказа: при приеме/увольнении, приостановлении/возобновлении трудового договора. Не позднее 1 рабочего дня со дня заключения/прекращения ГПД. Не позднее 25 числа следующего месяца: при получении от работника заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, переводе и остальных кадровых мероприятиях | П. 5 и 6 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
| Сведения о страховом стаже — раздел 1, подраздел 1.2 (СЗВ‑СТАЖ), а также подраздел 2 (ОДВ‑1), если есть сотрудники с правом на досрочную пенсию | Год | 25 января следующего года. В некоторых случаях — досрочно. Например, в течение 3‑х дней нужно отчитаться, если получили запрос из Социального фонда или заявление от работника на единовременную выплату пенсионных накоплений | П. 3 и 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
| Сведения о допвзносах на накопительную пенсию — раздел 1, подраздел 3 (ДСВ‑3) | Квартал | 25 число месяца, следующего за отчетным кварталом | П. 7 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
| Сдают госучреждения | |||
| Сведения о зарплате в госучреждениях — раздел 1, подраздел 1.3 (СИоЗП) | Месяц | Ежемесячно, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным | П. 9 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
Чтобы быть уверенным в сроках и отчитываться вовремя, подключите в Saby уведомления для отчетности. Система будет присылать вам напоминания о сроках сдачи отчетов удобным для вас способом.
Срок сдачи отчета ЕФС-1 в 2026 году по разделам для коммерческих компаний и ИП
| Дата | Отчет |
|---|---|
| Сдают все страхователи | |
| 27 апреля 2026 | Раздел 2 с подразделами (4-ФСС) за 1 квартал 2026 |
| 27 июля 2026 | Раздел 2 с подразделами (4-ФСС) за полугодие 2026 |
| 26 октября 2026 | Раздел 2 с подразделами (4-ФСС) за 9 месяцев 2026 |
| 25 января 2027 | Раздел 2 с подразделами (4-ФСС) за 2026 год |
Особенности заполнения ЕФС‑1
Подробно про порядок заполнения разделов ЕФС‑1 мы рассказали в отдельных статьях:
- Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС‑1: как заполнять и сдавать
- Сведения о взносах на травматизм ЕФС‑1
- Сведения о стаже в 2026 году по форме ЕФС‑1
- Как определить код выполняемой функции для ЕФС‑1
Здесь приведем особенности каждого раздела.
Титульный лист
Титульный лист — общий для всех разделов. При его заполнении учитывайте следующее:
- На титульнике нет указания на отчетный период, так как у каждого раздела отчетный период свой.
- Если сдаете отчет как физическое лицо, то на титульном листе впишите соответствующий код категории страхователя. Например, для предпринимателей это «ИП01», для глав КФХ — «ИП02», для адвокатов — «ФЛ02» (п. 28 Порядка заполнения ЕФС‑1).
- Коды статистики заполняют обязательно только госучреждения, если одновременно представляют сведения о зарплате, то есть подраздел 1.3 раздела 1.
- Регистрационный номер соответствует регномеру в СФР (про новые регномера рассказали в отдельной статье).
Раздел 1, подраздел 1
Этот подраздел содержит данные конкретного сотрудника (исполнителя по ГПД), по которому вы подаете сведения о трудовой (иной) деятельности. Заполните столько подразделов 1 и 1.1 раздела 1 — по скольким работникам подаете сведения. Он общий для трех отчетов: о трудовой (иной) деятельности, о стаже и о зарплате в госучреждениях. Например, если отдельно сдаете сведения о стаже и отдельно — сведения о трудовой деятельности, в каждом отчете должен присутствовать этот раздел.
Кроме стандартных данных о работниках, обязательно нужно указать:
- Код категории застрахованного лица, который зависит от его статуса в РФ. Например, для граждан Российской Федерации предусмотрен код «ГРФ».
- Код гражданства работника из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ).
Подраздел 1.1 подраздела 1 (сведения о трудовой деятельности)
Этот подраздел нужно подавать не только на работников по трудовым договорам, но и на исполнителей по договорам ГПХ, с выплат которым начисляются страховые взносы. Это договоры на выполнение работ (услуг), авторского заказа, передачу прав на произведения. По остальным ГПД, например на аренду имущества у физлица, подавать сведения не нужно.
👉 Актуальные коды и образцы заполнения подразделов 1 и 1.1 раздела 1 формы ЕФС‑1
Подраздел 1.2 (сведения о страховом стаже)
Этот подраздел нужно заполнять не на всех работников, а только на тех, у кого есть особенности в исчислении пенсионного стажа. Например, сведения по итогам года сдают на сотрудников, которые:
- Находились в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет.
- Брали отпуск за свой счет.
- Отстранялись от работы или простаивали.
- Выполняли работу с правом на повышенную или досрочную пенсию.
Есть особые случаи, когда нужно сдать сведения о стаже в течение года. Например, когда сотрудник выходит на пенсию, при ликвидации или реорганизации работодателя.
👉 Правила заполнения и актуальный образец сведений о страховом стаже
Подраздел 1.3 (СИоЗП)
Этот подраздел сдают только госучреждения, причем не все, а только с определенными видами деятельности. Перечень таких видов деятельности устанавливает Минтруд.
С 01.07.2026 изменился порядок указания кодов должностей (приказ СФР от 15.04.2026 года № 389). Теперь вместо пятизначного кода используется уникальный 14‑символьный идентификатор. Например, код для библиотекаря — 200180‑0002‑00.
Раздел 2 (сведения о взносах на травматизм)
С 2024 года страхователи с правом на пониженный тариф взносов на травматизм проставляют отметку в новом поле «Льгота» (п. 162 Приложения 2 к приказу СФР об утверждении ЕФС‑1). Это касается ряда общественных организаций инвалидов и созданных ими организаций.
Кто отвечает за подготовку ЕФС-1
Законодательство не устанавливает, какие конкретно сотрудники обязаны подготавливать ЕФС‑1 — это обязанность страхователя в целом. Поэтому руководитель самостоятельно решает, кто из его сотрудников ответственен за подготовку отчета. Возможны два основных варианта.
- Возложить обязанность сдавать весь отчет на одного сотрудника (главного бухгалтера, бухгалтера по зарплате и т.д.). В небольших организациях это оптимальный, а зачастую — единственно возможный вариант
- Разделить зоны ответственности между разными сотрудниками. Поскольку отчет включает в себя разные отчеты, можно возложить заполнение подраздела 1.1 (аналог СЗВ‑ТД), 1.2 и 2 (аналог СЗВ‑СТАЖ) на кадровика. А заполнение остальных разделов — на бухгалтера. Такое разделение возможно благодаря тому, что каждый раздел формы можно подготовить и сдать отдельно в свой срок.
Чтобы зафиксировать обязанность конкретных сотрудников сдавать ЕФС-1 или отдельные разделы формы, издайте приказ в произвольной форме и ознакомьте сотрудников. Если требуется, внесите изменения в должностные инструкции и трудовые договоры.
В Saby легко разделить зоны ответственности сотрудников при подготовке разных отчетов. Для этого каждому сотруднику, который участвует в подготовке ЕФС-1, предоставьте свой доступ в кабинет компании, со свои логином и паролем. В зависимости от трудовых обязанностей сотрудника предоставьте ему свои права и ограничения при работе с системой.
Как сверяются ЕФС‑1 и данные из РСВ и перссведений
Форма ЕФС‑1 подается в СФР, а расчет по страховым взносам (РСВ) и персонифицированные сведения — в ФНС. Ведомства сопоставляют информацию из этих отчетов друг с другом в рамках межведомственного обмена информацией (Соглашение ФНС, СФР от 07.03.2023 № ЕД‑23‑11/8@/СЧ‑09‑26/сог/6). Согласно этому документу, налоговая отправляет в Соцфонд данные из перссведений и из РСВ, в том числе персональные данные застрахованных, сведения о начисленных выплатах и страховых взносах. На основе этих данных СФР формирует сведения на индивидуальных лицевых счетах (ИЛС), которые нужны для начисления пенсии. Также эти сведения фонд берет для начисления больничных.
Если данные о застрахованных, которые есть у Соцфонда, не состыкуются с теми, которые прислала налоговая, то фонд не сможет разнести их на ИЛС. В этом случае фонд либо вернет неправильные сведения в ФНС и уже налоговая будет разбираться со страхователем, либо самостоятельно отправит страхователю уведомление об устранении ошибок (ст. 17 Закона 01.04.1996 № 27‑ФЗ). Если не исправить ошибки в 5‑дневный срок, будет штраф.
Частая причина нестыковки: в перссведениях и РСВ отразили данные по сотруднику, который не работал у вас в конкретном месяце. Так может случиться, когда сотрудник попал в отчет по ошибке: был уволен раньше или трудоустроен позже отчетного месяца.
Сверка от Saby по сотрудникам поможет найти такие ошибки еще до сдачи отчета. Сотрудник, который отражен в РСВ и перссведениях, но по данным ЕФС‑1 не работал у вас в этом месяце, отразится как «лишний». Вам останется проверить, правильные ли даты трудоустройства/увольнения указаны в ЕФС‑1. Если неправильные — сдать корректировку. Если же сведения, отправленные в Социальный фонд, верные, а ошибка закралась в РСВ или перссведения — удалить неправильные данные в этих отчетах.
Какие штрафы за ошибки в форме ЕФС‑1
За ошибки при заполнении и нарушение сроков сдачи разных разделов ЕФС-1 накажут по-разному. Размеры санкций можно посмотреть в нашей таблице.
Если сдали отчет на бумаге, а должны сдавать в электронном виде, штраф за нарушение формата отчетности составит 1 000 ₽ (п. 2 ст. 8 и ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27‑ФЗ).
| Раздел ЕФС-1 | За что штрафуют | Размер штрафа | Основание |
|---|---|---|---|
| Раздел 1, подразделы 1.2, 2 и 3 (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, ДСВ-3) | Нарушение срока сдачи, ошибки заполнения | 500 ₽ по каждому застрахованному лицу. 300–500 ₽ — штраф на руководителя | Ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Ст. 15.33.2 КоАП |
| Раздел 1, подраздел 1.1 (СЗВ-ТД) | Нарушение срока сдачи, ошибки заполнения | Возможен штраф от трудовой инспекции как за нарушение порядка ведения трудовых книжек:
Кроме того, 300–500 ₽ — штраф на руководителя | Ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Ст. 15.33.2 КоАП |
| Раздел 2 (4-ФСС) | Нарушение срока сдачи | 5% от начисленной за последние 3 месяца суммы, но не более 30% и не менее 1 000 ₽. 300–500 ₽ — штраф на руководителя | Ст. 26.30 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Ст. 15.33 КоАП |
| Ошибки, из-за которых заплатили меньше взносов | От 20 до 40% причитающейся к уплате суммы взносов. 300–500 ₽ — штраф на руководителя | Ст. 26.29 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Ст. 15.33 КоАП |
Как избежать или минимизировать штраф за сведения персучета
Штрафов за ошибки в сведениях персучета не будет, если сдадите уточненные сведения (раздел 1, подразделы 1.1, 1.2, 2 и 3 формы ЕФС‑1):
- В течение 5 рабочих дней после того, как получили уведомление от СФР об устранении ошибок и несоответствий.
- До того, как ошибку обнаружит СФР.
Кроме того, закон стимулирует быстрее оплачивать штрафы по требованию фонда. Если уплатите штраф в течение 10 календарных дней с даты получения требования, можно уплатить только половину суммы штрафа (ч. 16 ст. 17 Закона № 27‑ФЗ от 01.04.1996).
Больше материалов по теме
Видео
Статьи
Читать еще
