Электронная транспортная накладная: как с ней работать

Денис Малышев

руководитель направления «Транспорт» компании «Тензор»

Электронный транспортный документооборот — важный этап развития ЭДО в России, особенно для сферы B2B. ЭТрН становится одним из самых популярных и запрашиваемых компаниями документов. В этой статье мы подробно расскажем об электронной транспортной накладной и ответим на частые вопросы бизнеса.

Что представляет собой ЭТрН

Электронная транспортная накладная является аналогом бумажной и выполняет те же функции — подтверждает заключение договора перевозки грузов. Утвержденную форму ЭТрН можно посмотреть по ссылке.

ЭТрН состоит из титулов — электронных файлов, которые заполняют после окончания каждого этапа перевозки. Есть 4 основных титула с информацией:

от грузоотправителя — об участниках перевозки, условиях договора перевозки, водителе, грузе, автомобиле, сопроводительных документах;
перевозчика — о получении товара от отправителя;
грузополучателя — о приеме груза, характеристиках принятого груза и обтоятельствах приемки;
перевозчика — о сдаче груза грузополучателю.

Дополнительные титулы формируют, если меняется пункт доставки, грузополучатель, водитель, транспортное средство или стоимость перевозки.

Участники перевозки подписывают каждый титул усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью «Госключ» (УНЭП ГК).

Как работает ЭТрН

С 1 сентября 2022 работает ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. В нее попадают все перевозочные документы, оформленные через ЭДО. На сайте Минтранса опубликован список операторов ИС ЭПД, которые работают с ГИС ЭПД.

Типовая схема работы с ЭТрН выглядит так:

Грузоотправитель создает электронную транспортную накладную, подписывает ее ЭП и отправляет перевозчику.
Водитель принимает груз, подписывая накладную в приложении на смартфоне.
Когда груз доставили, грузополучатель подтверждает приемку в программе.
Водитель подтверждает выдачу груза в приложении.

В итоге у всех участников есть электронная транспортная накладная со всеми подписями.

На любом этапе участники могут приложить фотографии или другие сопроводительные документы, например фото поврежденного груза.

В зависимости от обстоятельств сценарий доставки может меняться

Кто должен работать с ЭТрН

Пока обязанности переходить на электронные транспортные накладные нет ни у кого — это дело добровольное. Массовый переход на ЭТрН планировался в 2024 году, но на момент публикации статьи этого не произошло.

Кому выгодно перейти на ЭТрН уже сейчас:

логистическим, экспедиторским, транспортным компаниям;
крупным грузоотправителям и грузополучателям;
компаниям, которые активно пользуются ЭДО в бизнес‑процессах.

Что нужно для работы с ЭТрН

Приобрести электронные подписи для сотрудников, например кладовщиков и водителей.
Подключиться к оператору ИС ЭПД. Например, в Saby (СБИС) 1 документ будет стоить от 3 ₽.
Настроить работу с оператором — через свою учетную систему или в личном кабинете (мобильном приложении).

Интегрируем Saby в вашу 1С — сможете работать с ЭТрН в своей учетной системе

Узнать подробнее

Плюсы работы с ЭТрН

Отказ от бумаги. Один документ может занимать 1–3 листа, а напечатать его нужно в трех экземплярах — это дорого и неудобно. Для ЭТрН бумага не потребуется.
Ускорение процесса взаиморасчетов. Водителю не придется везти бумаги в офис для оформления в бухгалтерии и передачи заказчику.
Онлайн‑контроль доставки. Статус прохождения документа видят все участники доставки. Отправитель сразу узнает о доставке груза и подписании электронной транспортной накладной.
Электронное хранение. Складывать где‑то кипы документов и при необходимости искать нужную бумажку — большая проблема. ЭТрН не нужно физическое место для хранения, а найти документ в электронном архиве можно за секунды.

Saby TMS — одно решение для любых логистических задач

для контроля доставки и своевременного расчета
безопасного учета
разных сценариев перевозки
обмена любыми документами

Как проходить проверки

В ФНС

В случае с ЭТрН вопрос налоговых проверок решается легко. Вам не придется копаться в бумажных архивах, ведь чтобы найти запрошенные документы, ФНС сама обращается к ГИС ЭПД и получает оттуда все необходимое. Если по ЭТрН возникают вопросы, налоговая отправляет вам запрос на пояснение. Ответить на него также можно по ЭДО с заверением электронной подписью.

В ГИБДД

У ГИБДД есть доступ к ГИС ЭПД, поэтому при остановке водитель может показать инспектору документы в электронном виде. Минтранс создал памятку для водителей при проверке электронных перевозочных документов на дороге.

На стороне Saby уже реализован функционал для предоставления данных по перевозкам сотрудникам ГИБДД. Можно сгенерировать QR‑код в накладной, по которому получите актуальную информацию о перевозке. Подробнее — в инструкции.

Частые вопросы


Когда будет роуминг?
Пользователи Saby могут обмениваться электронными перевозочными документами со всеми основными операторами: Такском, Контур, Калуга Астрал, Корус, Эдисофт.

Что делать экспедиторам, если они не являются отправителями или перевозчиками?
По законодательству экспедиторы должны присутствовать на погрузке и передавать груз перевозчику. Если этого не происходит, можно организовать работу по агентскому договору.
Если у вас есть сложности в трактовке нормативной базы и переводу бизнес‑процессов в электронный вид, — специалисты Тензора проконсультируют и помогут решить ваши вопросы с настройкой процессов грузоперевозок.

Как подписывать документы без интернета?
В мобильном приложении Saby уже реализовано офлайн‑подписание. Для этого вам понадобится мобильная электронная подпись (МЭП). При появлении интернета данные мгновенно синхронизируются.