Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Что вы узнаете

• Нормативная база и хронология изменений
• Что представляет собой ЭТрН
• Как работает ЭТрН
• Кто должен работать с ЭТрН
• Что нужно для работы с ЭТрН
• Плюсы работы с ЭТрН
• Как проходить проверки
• Частые вопросы

Нормативная база и хронология изменений

Эксперимент Минтранса по переводу транспортных накладных в электронный формат прошел еще в октябре 2020 года. Он был признан удачным, и 1 января 2021 года в силу вступило Постановление Правительства № 2200. Этот документ закрепил возможность использовать электронные накладные наравне с бумажными. В Устав автомобильного транспорта также внесены изменения законом от 02.07.2021 № 336-ФЗ.

Электронные транспортные накладные с 2022 года:

1 января Постановлением Правительства № 2116 вступили в силу изменения в правилах перевозки грузов автомобильным транспортом.

11 января приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ утвержден формат электронной транспортной накладной.

Этот же приказ утвердил форматы электронной сопроводительной ведомости и электронного заказа-наряда.

С 1 марта до 1 сентября длится переходный период: участники грузоперевозок могут протестировать возможности электронного документооборота и оформлять ЭТрН в удобном для себя формате.

С 1 сентября ЭТрН можно использовать только в формате, утвержденном ФНС.

Что представляет собой ЭТрН

Электронная транспортная накладная — аналог бумажной и выполняет те же функции: подтверждает заключение договора на транспортно-экспедиторские услуги и расходы на логистические услуги. Утвержденная форма ЭТрН выглядит так.

ЭТрН создают в информационной системе и заверяют квалифицированной электронной подписью. Документ содержит 4 основных титула:

1. От грузоотправителя со сведениями об участниках перевозки, условиях договора перевозки, водителе, грузе, сопроводительных документах.
2. От перевозчика со сведениями о приеме груза.
3. От грузополучателя со сведениями о приеме груза, характеристиках принятого груза и обстоятельствах приемки.
4. От перевозчика о сдаче груза грузополучателю.

Дополнительные титулы формируются, если меняется пункт доставки, водитель, транспортное средство или стоимость перевозки.

Как работает ЭТрН

Типовая схема выглядит так:

1. Грузоотправитель создает транспортную накладную в своей учетной системе, подписывает квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет по ЭДО. ЭТрН приходит транспортной компании, грузополучателю и водителю в мобильное приложение.
2. Водитель принимает груз и прямо с телефона подтверждает приемку — подписывает ЭТрН квалифицированной электронной подписью (КЭП) или мобильной (МЭП).
3. Грузополучатель при получении груза подтверждает приемку и тоже подписывает накладную КЭП.
4. Водитель подтверждает передачу груза в приложении, снова подписывает ее КЭП или МЭП.
5. Транспортная компания заверяет подписанную накладную КЭП. В итоге у всех участников есть транспортная накладная со всеми подписями.

В зависимости от обстоятельств сценарий доставки может меняться.

С 1 сентября 2022 работает ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. В нее попадают все перевозочные документы, оформленные через ЭДО. На сайте Минтранса есть список операторов ЭДО, которые работают с ГИС ЭПД.

Кто должен работать с ЭТрН

Пока обязанности переходить на электронные транспортные накладные нет ни у кого — дело добровольное. Массовый переход на ЭТрН планируется не раньше 2023 года.

Кому выгодно перейти на ЭТрН уже сейчас:

• логистическим, экспедиторским, транспортным компаниям;
• крупным грузоотправителям и грузополучателям;
• компаниям, которые активно пользуются ЭДО в бизнес-процессах.

Очевидно, что в необкатанном проекте законодательство очень подвижно. Первые участники станут помощниками власти и в опытной эксплуатации подскажут, как удобно организовать процесс. Они же быстрее адаптируются к новым нормам и обучат сотрудников. Поэтому если вы тесно связаны с грузоперевозками, рекомендуем присоединиться к ЭТрН.

Что нужно для работы с ЭТрН

1. Приобрести КЭП для сотрудников, которые будут отвечать за отгрузку и приемку: кладовщиков, экспедиторов. Водители могут использовать простую подпись с последующим обязательным заверением ее КЭП перевозчика. Выдачей КЭП занимается УЦ Тензор.
2. Подключиться к ЭДО — отлично подойдет СБИС. Минтранс формирует реестр операторов, которые смогут отправлять ЭТрН в ГИС ЭПД.
3. Заключить соглашения об обмене электронными документами. Их нужно два: первое — между грузоотправителем, транспортной компанией и грузополучателем, второе — между транспортной компанией и водителем.
4. Проверить наличие необходимой техники. У водителей должны быть смартфоны или планшеты, на складах — планшеты или компьютеры с доступом к программе оператора ЭДО.

Плюсы работы с ЭТрН

• Отказ от бумаги. Один документ может занимать 100–150 листов, а напечатать его нужно в трех экземплярах — это дорого и неудобно. Для ЭТрН бумага не потребуется.
• Ускорение процесса взаиморасчетов. Водителю не придется везти бумаги в офис для оформления в бухгалтерии и передачи заказчику.
• Онлайн-контроль доставки. Статус прохождения документа видят все участники доставки. Отправитель сразу узнает о доставке груза и подписании транспортной накладной.
• Электронное хранение. Складывать где-то кипы документов и при необходимости искать нужную бумажку — большая проблема. ЭТрН не нужно физическое место для хранения, а найти документ в электронном архиве можно за секунды.

Как проходить проверки

В ФНС

В случае с ЭТрН вопрос налоговых проверок решается легко. Вам не придется копаться в бумажных архивах, чтобы найти запрошенные документы: ФНС сама обращается к ГИС ЭПД и получает оттуда все необходимое. Если по ЭТрН возникают вопросы, налоговая отправляет вам запрос на пояснение. Ответить на него также можно по ЭДО с заверением электронной подписью.

В ГИБДД

Пока у ГИБДД нет доступа к ГИС ЭПД, поэтому водителю необходимо возить с собой бумажный экземпляр ЭТрН и показывать в случае остановки. МВД уже взаимодействует с Минтрансом по интеграции своей информационной системы с ГИС ЭПД.

На стороне СБИС уже реализован функционал для предоставления данных по перевозкам сотрудникам ГИБДД. Можно сгенерировать QR‑код в накладной, по которому можно получить актуальную информацию о перевозке. Подробнее — в инструкции.