EDI-сообщения: как помогают ускорить оплату и автоматизировать работу с заказами
EDI‑технологии уже более 20 лет помогают торговым сетям и поставщикам ускорять сроки поставок, быстро согласовывать коммерческие условия, исключать ошибки, связанные с человеческим фактором. EDI — стандарт отрасли ритейл. Сфера HoReCa тоже активно начинает использовать эти технологии, чтобы автоматизировать поставки в ресторанном и гостиничном бизнесе.
Рассказываем, что такое EDI‑сообщения, как они регламентируют работу с заказами и помогают поставщикам избежать штрафов от сетей.
Содержание
- Что такое EDI
- Какие бывают EDI-сообщения
- PRICAT: согласование цен
- ORDERS и ORDRSP: заказ товаров и ответ поставщика
- DESADV и RECADV: отгрузка и приемка товаров
- Возвраты, информация о партнере, статусы документов
- Цепочки EDI‑сообщений
- С чем сталкиваются поставщики при обмене EDI‑сообщениями
- Почему поставщики выбирают Saby EDI
Что такое EDI
EDI — это электронный обмен данными между поставщиками и покупателями, который позволяет автоматизировать следующие процессы:
- согласование цен и графика поставок товаров в торговые точки;
- отправку заказов на поставку и подтверждение заказов поставщиком;
- обмен данными по отгрузкам, приемкам, возвратам.
На каждом этапе поставки — заказ, отгрузка, приемка и т. п. — происходит обмен EDI-сообщениями. На их основании формируются юридически значимые документы.
Обмен данными работает не только для товарной номенклатуры. К примеру, торговые сети «Дикси» и Х5 через Saby EDI делают поставщикам запросы услуг по заказам.
Какие бывают EDI‑сообщения
Наиболее часто при электронном обмене данными компании используют типы сообщений:
- PRICAT — согласование цен и акций с покупателем;
- ORDERS — заказ;
- ORDRSP — ответ на заказ;
- DESADV — уведомление об отгрузке;
- RECADV — уведомление о приемке.
Дополнительно могут задействовать сообщения:
- DELFOR — график поставок;
- ALCDES — уведомление об отгрузке алкогольной продукции;
- APERAK — оповещение о статусе документа;
- PARTIN — информация об участнике договора поставки;
- RETDES — уведомление об отправке возврата;
- RETREC — уведомление о приемке возврата.
Информация в EDI-сообщениях зашифрована таким образом, что позволяет без ошибок определить стороны договора, товары в заказах, розничные точки, куда поедут эти товары. Такой формат обмена информацией — стандарт отрасли.
Рассмотрим подробнее каждый тип EDI-сообщений и как могут отличаться цепочки обмена данными.
PRICAT: согласование цен
В сообщении PRICAT поставщик отправляет торговой сети на согласование прайс-лист: перечень товаров с характеристиками и ценами.
Изменение коммерческих условий также оформляют этим сообщением. Например, поставщик повысил цены, добавил в ассортимент новую продукцию, запустил акцию — розничные точки должны знать об этом. PRICAT оповещает их быстро и без ошибок. Данные о товарах и ценах попадают сразу в учетную систему торговой сети.
Поставщик рискует получить штраф от торговой сети при одностороннем и несогласованном изменении условий поставок, если это нарушает условия договора. Кроме того, пока измененные расценки не будут подтверждены контрагентом, придется отгружать товары на старых, менее выгодных условиях. Перевод в электронный формат ускоряет весь процесс.
Согласованный торговой сетью PRICAT на изменение цен в программе Saby EDI
Как в один клик отправить торговой сети новые коммерческие условия — смотрите в коротком видео (3 минуты).
ORDERS и ORDRSP: заказ товаров и ответ поставщика
Эти сообщения заменяют собой бесконечную переписку в мессенджерах и почте, уточняющие звонки, когда надо согласовать детали поставки.
Покупатель через систему электронного обмена данными направляет ORDERS — заказ на поставку. В нем перечисляет необходимые товары, их количество, цены, даты и адреса доставки. ORDERS сразу после отправки отражается в учетной системе поставщика.
Поставщик в ответ направляет ORDRSP. В этом сообщении он либо подтверждает заказ в полном объеме или с корректировками (в том числе предлагая замену отсутствующих на складе позиций) либо отказывает торговой сети в поставке.
В цепочку сообщений партнеры могут добавить DELFOR — график поставок. Он позволяет планировать отгрузки на период — неделю, месяц, квартал. Поставщик в сообщении указывает товары и в какой день может их доставить. Торговая сеть либо подтверждает этот график либо просит внести изменения.
Торговые сети не могут штрафовать поставщиков за невыполнение поставок сверх согласованного объема, если не получили от партнера письменное подтверждение по заказу. Такую норму ввели с 1 сентября 2025 года в отношении поставок продовольственных товаров законом от 23.05.2025 № 120-ФЗ. Условия договоров, которые противоречат новым требованиям, считаются недействительными с 1 марта 2026 года.
Сообщение ORDRSP (ответ на заказ) либо заранее согласованный график поставок DELFOR служат подтверждением, что поставщик готов отгружать больший объем товаров, нежели согласовано договором. Обмен этими сообщениями позволяет исключить спорные ситуации между торговой сетью и поставщиком.
DESADV и RECADV: отгрузка и приемка товаров
Поставки товара сопровождают EDI-сообщением DESADV. Это уведомление об отгрузке, которое поставщик отправляет в адрес покупателя. В нем указаны: перечень и количество отгруженных товаров, цена, данные отправителя и получателя.
DESADV загружается в учетную систему торговой сети, поэтому оператору не надо вручную заводить поступление. Остается только сверить фактически поступившие позиции с данными документа. По итогу проверки торговая сеть отправляет поставщику уведомление о приемке RECADV, в котором указывает какие товары и в каком количестве были получены.
Кроме DESADV формируется INVOIC — черновик закрывающих документов (УПД, счета-фактуры). Поставщик отправляет это сообщение как требование оплатить товары и услуги. Время обработки документов существенно сокращается. Машина еще не вернулась с доставки, а поставщик уже отправляет в базу торговой сети УПД (или счет-фактуру и ТОРГ-12) в соответствии со списком принятого товара. За счет этого ускоряется получение оплаты за поставку.
При отгрузке алкоголя бизнес может использовать один из специальных типов EDI-сообщений — ALCDES. Это уведомление об отгрузке направляется вместе с DESADV или после него. ALCDES сообщает дату розлива, код вида алкогольной продукции, страну происхождения, данные лицензии и производителя. Позволяет розничной сети еще до прихода машины иметь точную информацию о поставке и загрузить информацию в свою учетную систему.
Чаще всего покупатели принимают товары на основании уведомления об отгрузке DESADV либо УПД. Однако у каждой торговой сети свой сценарий документооборота.
Приведем несколько примеров:
- «Магнит» принимает поставки только при одновременном наличии УПД и DESADV.
- «Жизньмарт» использует только УПД.
- У холдинга X5 («Пятерочка», «Перекресток», «Чижик», «Виктория», «Слата» и другие сети) предусмотрено 3 схемы обмена EDI-сообщениями и документами в зависимости от того, поставка маркированного товара или нет.
Эти и другие схемы обмена документами реализованы в Saby EDI. К системе напрямую подключены 1 500+ торговых сетей по всей России, и список постоянно расширяется.
В систему уже встроен ЭДО, ЭТрН, работа с маркированными товарами, ЕГАИС и другими госсистемами. Поставщик сам выбирает удобный вариант работы — в личном кабинете Saby на любом устройстве или в своей учетной системе через модуль интеграции.
Торговые сети о Saby EDI:
Возвраты, информация о партнере, статусы документов
Когда покупателю надо вернуть товары (например, из-за повреждения), он оформляет уведомление о возврате RETANN с указанием причины. Дополнительно к сообщению RETANN можно сформировать RETDES — уведомление об отправке возврата, чтобы поставщик знал о том, где находится непринятая продукция. Поставщик подтверждает получение возвращенного товара сообщением RETREC.
Сообщение PARTIN используют, чтобы передать бизнес-партнеру информацию о реквизитах, лицензиях и т. п. Розничная сеть через PARTIN может оповещать об актуальных точках доставок и юридических лицах, поставщик — сообщать актуальные реквизиты компании. Использование этого сообщения позволяет избежать ошибок в документах, ускорить их обработку, своевременно узнать об изменениях реквизитов и другой информации о контрагенте.
Сообщение APERAK информирует о статусе документа: доставке, прочтении, открытии сообщения, ошибке в отправленном EDI-сообщении.
Цепочки EDI‑сообщений
Схему обмена EDI-сообщениями определяют, как правило, торговые сети в рамках своих бизнес-процессов. Крупный поставщик также может быть инициатором выбора цепочки.
Пример двух схем обмена сообщениями и документами поставщиков с сетью «Яндекс Лавка». Цепочки отличаются в зависимости от того, подлежит товар маркировке или нет.
Когда поставщик работает в Saby EDI, ему не нужно запоминать, по какой цепочке отправлять сообщения в торговую сеть. Система сама знает это и ведет по шагам.
Вся цепочка документооборота EDI — в одном окне. Сразу видно, на каком этапе находится документ, а подсказки помогают не пропустить нужное действие. Например, если требуется утвердить заказ с расхождениями, система это подсветит. Мгновенный переход к связанным документам: от заказа к отгрузке — в один клик. Saby страхует, направляет и экономит время, чтобы поставщики контролировали поставку от начала до конца.
Заказ от покупателя в Saby
С чем сталкиваются поставщики при обмене EDI‑сообщениями
По оформлению юридически значимых документов у торговых сетей могут быть свои правила. Они касаются полей, которые не стандартизированы требованиями ФНС. К примеру, некоторые ритейлеры обязывают указывать в документах код покупателя или штрихкод товара. Или устанавливают, что дата отправляемого документа (уведомления об отгрузке DESADV или УПД) должна совпадать с датой приемки товара.
Если в документе что-то оформлено не так, торговая сеть просто не увидит его в своей учетной системе. Как следствие возникают ситуации, когда поставщик отправил машину, а она застряла на разгрузке в магазине: приемщик не находит нужный документ и не принимает поставку; водитель нервничает; оператор поставщика пытается быстрее найти и исправить ошибку в документе. Поставщик рискует получить штрафы от сети за нарушение условий поставки.
Передавать документы без ошибок помогает форматно-логический контроль. Этот алгоритм реализован только в Saby EDI, его задача — автоматически контролировать отправку документов. Сотрудникам вашей компании не придется самостоятельно проверять все детали оформления документов, тратить время, чтобы найти и исправить ошибку.
Saby перед отправкой документов:
- проверяет их на соответствие требованиям торговой сети;
- сообщает о наличии ошибок;
- подсказывает, как нужно их исправить.
👌 Результат: документы без ошибок с первого раза, отгрузка на точке без задержек по вине поставщика, оплаты за поставки приходят быстрее.
С какими ситуациями еще сталкиваются поставщики:
| Проблемы, с которыми сталкивается бизнес | Решение в Saby EDI |
|---|---|
| Высокая вероятность пропустить какой-нибудь документ или допустить ошибку, когда у поставщика большое количество заказов от торговых сетей | Все заказы попадают сразу в вашу учетную систему, ничего не надо дополнительно выгружать. В заказе — вся необходимая информация: от даты поставки до номера ворот, куда нужно привезти товар. Поддерживает массовые операции. Обрабатывайте сотни заказов одной кнопкой. Модуль внешней обработки 1С — бесплатно. С другими учетными система интеграция работает по API |
Отличаются названия товаров в заявках покупателей и учетной системе поставщика. Например, «Творог фермерский пластовой, 5%» и «Фермерский творог пластовой, жирн. 5%». Поставщик может не найти продукцию в своей базе и отказать в отгрузке | Автоматическое сопоставление номенклатуры и единиц измерения. Система увидит, что это один и тот же творог. Или если торговая сеть заказала пиво в литрах, а в учете поставщика оно числится кегах, система сама сопоставит номенклатуру |
Несоответствие товара в наличии на складе поставщика и запроса от торговой сети. Например, каких-то товаров меньше требуемого количества или нет вообще, на какие-то позиции изменились цены. Из-за этого сотрудники поставщика могут запутаться при комментировании расхождений в разных заявках | Поставщик может сделать ответ на заказ как с корректировками, так и полностью подтвердить. Либо на этапе получения заявки ORDERS понимать, что требуется дозаказать или произвести больше продукции для полного выполнения заказа от торговой сети |
| Требования торговых сетей отправлять документы в день поставки (например, такой документооборот у «Магнита»). Сложность возникает, когда отгрузка выпадает на выходной или праздничный день | Saby EDI позволяет сформировать документы в будний день: достаточно нажать кнопку «Отправить» и задать нужную дату. Документы уйдут прямо в день поставки. Требование торговой сети соблюдено без вывода сотрудников компании в нерабочие дни |
Почему поставщики выбирают Saby EDI
Помогаем перейти от другого оператора. Компенсируем ваши затраты на переход за счет скидки 95% при внедрении Saby EDI, а также специальной цены за документ.
Единая цена за документ независимо от сети. Любой документ стоит 2 ₽. Это позволяет легко планировать затраты.
Крупнейшие торговые сети уже работают через Saby EDI — как федеральные, так и региональные: X5, «Магнит», METRO, «Красное и белое», «Лемана Про», «Все инструменты», «Яндекс Маркет» и многие другие.
По данным ФНС «Тензор» (разработчик Saby) лидирует среди операторов ЭДО по числу участников обмена документами. По данным «Честного знака» 48% участников оборота маркированных товаров отправляют УПД через Saby (по количеству уникальных ИНН).
Что говорят поставщики о работе в Saby EDI
«Весь электронный документооборот, в том числе EDI, мы переключили на компанию "Тензор". С помощью системы EDI мы автоматизировали электронный документооборот с торговыми сетями: от "Слата" до X5. Это более 250 000 документов в год. За год мы сэкономили около 500 000 ₽.
Моя мечта — перевести более 1 000 торговых сетей, с которыми мы работаем, на Saby EDI».
«Saby открыл нам двери в одну из ведущих розничных сетей "Магнит". Мы подключили Saby EDI и напрямую обмениваемся заказами и поставками с торговой сетью. Вся работа с маркировкой и "Меркурием" автоматизирована: сервис сам подбирает партии товаров в "Меркурии", заказывает коды в "Честном знаке" и отчитывается за них. Мы занимаемся производством, а не бумажной рутинной работой. Даже платежки в банк формировать не надо — процесс также автоматизирован в Saby. С такой программой вести бизнес легко и удобно».
Работа в 1С или своей учетной системе. Либо через интерфейс Saby EDI. Бесплатное коробочное решение для интеграции с 1С — модуль внешней обработки. Он не требует сложной настройки: запустили, подключились к Saby и сразу работаете с сетями прямо из 1С. Все документы разделены в зависимости от типа отгрузки. Сразу видно по статусу документа, что нужно сделать по заказу.
Информационная безопасность и защита данных. Многие компании переходят на Saby EDI по инициативе IT‑директоров из‑за стабильной работы сервиса.
У компании «Тензор» — собственный ЦОД (центр обработки данных), созданный по стандарту Tier III. Он способен выдержать огромную нагрузку. На такие требования равняются международные ИТ‑компании: Google, «Яндекс», Сбер. Более того, инженеры Saby создали многоуровневую систему защиты от DDos‑атак. И таким образом мы обеспечиваем нашим партнерам бесперебойный канал связи. Это значит, что в условиях массовых сбоев вы не потеряете ни один документ.
Сервисы Saby включены в «белый список» Минцифры. Это значит, что отправка EDI‑сообщений будет стабильно работать даже при ограничениях мобильного интернета в регионах.
Пора ускорить работу с заказами
Чтобы документооборот летал, а не тормозил бизнес‑процессы.
Запишитесь на презентацию сервиса. Покажем все возможности для поставщиков и обсудим условия подключения
Видеоматериалы по теме
