GLN: что это, зачем нужен и как получить

Юлия Лингите

ведущий технолог Saby EDI, продуктовый аналитик потребностей бизнеса и рынка

Без GLN организация и индивидуальный предприниматель не смогут обмениваться EDI‑сообщениями и отправлять электронные документы по товарным поставкам. Это значит, что невозможно, например, продавать маркированные товары, стать поставщиком крупного ритейлера или ресторанной сети. Разбираем, что значит GLN для бизнеса и как его получить проще всего.

Содержание

• Что такое GLN
• Каким объектам присваивают код
• 3 способа получить GLN
• Значения цифр в GLN
• Зачем нужен GLN для работы в EDI
• Где еще используют глобальный код
• Почему поставщики выбирают Saby EDI

Что такое GLN

GLN расшифровывается как Global Location Number или глобальный номер местонахождения (идентификации). Это уникальный международный код из 13 цифр, который применяют в системах электронного обмена бизнес‑данными и электронной торговли.

Код позволяет определить:

• какая организация или ИП участвует в сделке (например, если договоры поставки товаров заключили с несколькими юрлицами, входящими в холдинговую структуру);
• в какое подразделение компании отправлять электронные документы;
• в какое место везти продукцию — конкретный склад, магазин, производственное помещение.

Каким объектам присваивают GLN

Каждая организация самостоятельно решает, каким подразделениям, местам нахождения и объектам нужно присвоить GLN, чтобы упростить обмен документами и информацией. Чаще всего глобальные номера получают для:

• складских помещений, которые расположены отдельно от зарегистрированного адреса компании;
• магазинов и розничных точек продаж;
• офисов продаж;
• подразделений внутри компании (для бухгалтерии — один код, для отдела сбыта — другой, для группы закупок — третий);
• обособленных подразделений и филиалов предприятий.

К примеру, у торговой сети больше 100 розничных точек. Чтобы поставщик знал, в какой конкретно магазин везти товар, нужно знать его GLN. Так и у поставщика может быть несколько точек отгрузки товаров (складов), каждому из которых понадобится свой код.

Запретов по выбору объектов для нумерации и ограничений их количества нет. Но учитывайте, что и избыточное присвоение глобальных номеров может привести к неразберихе в электронном обмене данными. Например, можно пронумеровать места хранения на складе или отдельные кабинеты в головном офисе. Но только если это необходимо для безошибочного документооборота или ускорения сборки заказов.

3 способа получить GLN

GLN в России выдает Ассоциация автоматической идентификации GS1 («ЮНИСКАН/ГС1 РУС»). Это подразделение международной Ассоциации GS1, которая занимается стандартизацией в сфере обмена данных и идентификации товаров.

Есть 3 варианта, как получить глобальный номер через эту организацию:

1. «Абонентская плата» за пользование кодами. Нужно оплатить услугу «ГС1 РУС» по предоставлению нужного количества GLN. Покупка кодов на несколько лет выйдет дешевле, чем на использование в течение одного года.

2. Членство в «ГС1 РУС». Участники ассоциации платят членские взносы — вступительный и ежегодный. Это дает им право получить номера бесплатно. Чаще такой вариант выбирают крупные компании, так как годовой взнос выше, чем стоимость в формате «абонентской платы». Но для участников оборота маркированных товаров действуют пониженные размеры взносов.

GLN будет числиться за организацией, пока оплачено годовое обслуживание или членство в «ГС1 РУС».

Значения цифр в GLN

Количество символов в международном номере и его формат установлены GS1. Код состоит из 13 цифр:

Откуда берут символы в GLN:

• Первые три символа — общие для всех компаний страны. Это национальный префикс, его значения для российских организаций и ИП: 460–469.
• Следующие шесть (с четвертого по девятый) — префикс компании, выдаваемый Ассоциацией «ГС1 РУС».
• Еще два (десятый и одиннадцатый) — нумерация локаций или объектов, которые присваивает сама компания или индивидуальный предприниматель.
• Тринадцатый символ кода — контрольная цифра, она рассчитывается с учетом двенадцати предыдущих по стандарту GS1 Mod‑10. Организация или ИП сами могут посчитать контрольную цифру, используя специальные электронные сервисы. Но обычно получают готовое значение от того источника, через который оформляли глобальный номер.

Различная комбинация 13 символов кода делает GLN уникальными даже в международном масштабе.

Чтобы проверить GLN в Saby, откройте раздел «Настройки/Наши компании». Если код не указан, добавьте его по значку «+»:

Если GLN изменился, сообщите об этом менеджеру Saby. Получив информацию о новом GLN, он изменит реквизит в вашем аккаунте и проинформирует ваших контрагентов. Самостоятельно менять GLN в Saby нельзя. Это приведет к нарушению транспортировки документов и может повлечь за собой штрафные санкции от торговых сетей.

Зачем нужен GLN для работы в EDI

Основные причины, почему в EDI нельзя работать без глобального номера:

• Технические стандарты и требования сетей. Глобальный код — это обязательный элемент в EDI‑сообщениях, без него не получится настроить обмен документами. Крупные сети не работают с поставщиками товаров без GLN.
• Точная идентификация компании и ее объектов. Например, у поставщика три склада, каждый со своим кодом, это исключит путаницу при оформлении транспортных документов и отгрузке.
• Маршрутизация сообщений. EDI‑системы используют GLN для определения адреса доставки электронных документов. Без глобального номера обмен документами будет невозможен и сообщение не дойдет до получателя.
• Автоматизация документооборота. Из глобального номера автоматически извлекаются данные, необходимые для заполнения юридически значимых документов (ИНН, КПП, почтовый индекс, юридический адрес, телефон, банковские реквизиты и т. п.).
• Безошибочная идентификация внутри сторонних учетных систем, например, 1С. С помощью GLN EDI‑система идентифицирует заказ торговой сети и сопоставляет с данными контрагента внутри 1С.

Где еще используют GLN

Глобальный номер необходим для работы в таких системах:

• «Честный знак» для идентификации участников оборота маркированных товаров, а также мест производства и оборота, чтобы точно знать, откуда и куда перемещается подконтрольная продукция.
• Электронный документооборот (ЭДО) для сопоставления данных c EDI и упрощения обмена информацией.
• Сервисы госзакупок для идентификации компании.
• Логистические и транспортные сервисы для точной маршрутизации поставок, чтобы товары доехали до нужного места.

Таким образом, глобальный номер выходит за рамки EDI. Достаточно получить GLN, указывать его в разных электронных сервисах и использовать данные для выполнения различных задач. В Saby встроены ЭДО, сервис закупок, работа с маркировкой, ЭТрН и автоматизация логистики.