Электронный кассовый чек для авансового отчета

Что вы узнаете

• Как мотивировать персонал на электронные чеки
• Как упростить подотчетнику получение е-чеков и составление авансового отчета
• Как принимать е-чеки бухгалтеру

Как мотивировать персонал на электронные чеки

Оформите (или обновите уже действующую) инструкцию для подотчетных лиц. Такая инструкция может быть частью другого локального акта. Например, Положения о расчетах с подотчетными лицами.

Пропишите в инструкции:

• Как получать чеки в электронной форме. Сообщить при покупке номер телефона или e-mail, на который продавец должен отправить чек (далее также — е-чек, электронный чек).
• Как передавать е-чеки в бухгалтерию. Электронный чек в распечатанном виде приложить к авансовому отчету. В отчете указать, что чек электронный. Распечатка нужна, чтобы бухгалтерия могла оперативно проверить подлинность документа.

Подотчетнику важно использовать один и тот же номер/e-mail, на который он будет получать чеки, чтобы не забыть, где искать документы. Идеальный вариант — получать чеки на корпоративный номер или e-mail, которые закреплены за конкретным сотрудником. Тогда не будут смешиваться чеки по личным и служебным покупкам.

Важно мотивировать на перемены тех сотрудников, которые приносят бумажные чеки регулярно и в большом количестве. Объясните персоналу: получая бумажные чеки, приходится беспокоиться за их сохранность. Е-чеки, в отличие от бумажных, всегда под рукой. Их можно скачать в любое время, они не потеряются.

Бухгалтеру будет удобнее работать с электронными чеками, потому что чековая бумага не будет выцветать. Это значит, не надо делать копии с кассовых документов и заверять их: писать, что копия верна, ставить дату и подпись. Кассовый чек в электронной форме приравнивается к бумажному.

По умолчанию электронный чек подотчетник получает, если расходы оплачивает в безналичном порядке, с корпоративной или личной/зарплатной карты. Например, когда проводит оплату товара или услуг в интернете. Или ездит в командировке на такси и рассчитывается за поездку картой, которая привязана к приложению для заказа такси. Бумажного чека в такой ситуации точно не будет. Онлайн-чек приходит на телефон или электронную почту покупателя. Бухгалтер должен принять е-чек к учету.

Пример оформления инструкции для подотчетников

1. При офлайн-покупках до момента расчета с продавцом попросите электронный чек. Для этого укажите свой номер телефона или e-mail (личный или корпоративный), на который хотите получить чек. Сразу на месте покупки проверьте, что чек поступил на номер телефона или электронную почту, который вы сообщили продавцу. Если нет — попросите дубликат чека на бумаге.
2. При составлении авансового отчета откройте в телефоне или в электронном письме электронные чеки, которые получили в качестве подотчетника. Распечатайте электронные чеки и приложите распечатки к авансовому отчету. По каждому чеку на оборотной стороне отчета в графах 2-3 укажите номер и дату кассового чека. В графе 4 сделайте примечание, что чек электронный.

Фрагмент заполнения авансового отчета

Скачать образец авансового отчета

Как упростить подотчетнику получение е-чеков и составление авансового отчета

Чтобы не искать чеки в телефоне или на электронной почте, подотчетнику целесообразно пользоваться специальным сервисом от налоговой службы: «Мои чеки онлайн» (пилотный проект ФНС) или «Проверка чеков ФНС России». Устроены они по схожему принципу.

Войти в приложение можно по номеру телефона. Также разово система запросит адрес электронной почты. А если не запросила — сами укажите e-mail в настройках профиля.

Электронные чеки автоматически попадают на хранение в оба сервиса. Для этого важно называть продавцу именно тот номер телефона, по которому вы заходите в сервисы. Или адрес почты, который привязан к сервисам. В списке чеков можно найти даже те кассовые документы, которые получали до первого входа в систему.

В сервисах удобно искать чеки по дате расчета. В приложении «Мои чеки онлайн» можно искать чеки по продавцам.

Пример списка с чеками в компьютерной версии сервиса «Мои чеки онлайн»

Чтобы не называть при покупке личные данные и не волноваться, верно ли их занес продавец в базу, покажите продавцу QR-код с нужным контактом. Его можно найти в разделе «Профиль» сервиса ФНС «Мои чеки онлайн» или «Проверка чеков ФНС России». Кассир отсканирует код с экрана мобильного телефона покупателя, чтобы узнать электронную почту или номер телефона для отправки чека. Правда, пока не все кассы умеют считывать штрихкоды из профиля покупателя.

Как распечатать чеки из приложений

Чтобы распечатать документ из сервиса «Мои чеки онлайн», кликните на нужный чек, и он появится на экране. Далее нажмите на оранжевый знак в верхнем левом углу чека, чтобы скачать документ. Он сохранится в формате .jpg, и тогда его уже можете распечатать.

Из мобильного приложения «Проверка чеков ФНС России» чек можно сохранить в формате .jpg в фотогалерею, откуда уже сможете направить документ на распечатку.

Пример чека, который открыли для скачивания из сервиса «Мои чеки онлайн»

Что делать, если работник не хочет называть номер телефона или e-mail при покупке

ФНС разрешила хранить без дублирования на бумаге не только электронные чеки, но и скан-образы кассового чека с хорошо читаемым QR-кодом. При условии, что такой чек можно найти в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России». Правда, что именно понимать под скан-образами, в письме не разъясняется. На практике есть такие способы оцифровать бумажный чек:

• Внедрить внутри организации кадровый электронный документооборот, например, как КЭДО от СБИС, когда сотрудники оформляют и сдают авансовый отчет в электронной форме. Прикладывают к нему сканы первички, в том числе электронные образы бумажных ККТ-чеков. Можно даже в виде фото. И все бумаги подписываются электронной подписью.
• Отсканировать чек по QR-коду в приложении «Проверка чеков ФНС России» или «Мои чеки онлайн». Итог — чек попадет в базы указанных сервисов и хранится там.
• Найти и скачать чек через сервис СБИС по проверке чеков.

Как принимать е-чеки бухгалтеру

Задача бухгалтера — проверить, что чек, который сотрудник отразил в авансовом отчете, существует. Проверять чеки нужно через мобильное приложение (МП) «Проверка чеков ФНС России». Для этого:

1. Авторизуйтесь в МП «Проверка чеков ФНС России». Целесообразно завести для этого специальный номер телефона или электронный адрес, который будет использовать вся бухгалтерия только для проверки чеков.
2. Отсканируйте в мобильном приложении QR-код из распечатки чека, которую принес подотчетник. Другой способ — вводить реквизиты вручную, но это займет больше времени. Такой способ подойдет, если сканер не распознает смазанный или плохо пропечатанный QR-код. Либо попросите подотчетника сделать новую распечатку.

Страница для сканирования QR-кода в МП «Проверка чеков ФНС России»

Если подотчетников или первички много, учитывайте ограничение: в мобильном приложении сервиса ФНС можно отсканировать до 100 чеков в сутки. Такие нюансы можно узнать из раздела «Вопросы и ответы» в профиле сервиса.

3. Проконтролируйте, что после сканирования кода чек появился в списке чеков (раздел «Мои чеки»). Это означает, что проверка прошла успешна. Наличие чека в аккаунте сервиса подтверждает, что бухгалтер выполнил свою обязанность: найти и получить кассовый чек в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России».

   Если при сканировании получили статус «Чек некорректен», направьте сообщение в ФНС о нарушении. Сделать это можно прямо из приложения, по кнопке «Написать жалобу».

4. Решите, будете ли хранить распечатки чеков. Если вы уверены, что сможете идентифицировать чек в аккаунте сервиса без распечатки (по номеру / дате / сумме чека), оставлять распечатку бессмысленно. Тогда достаточно авансового отчета как для бухгалтерского, так и для налогового учета.

По бланкам строгой отчетности применяйте тот же порядок, что и по кассовым чекам, ведь БСО приравнены к ним.

Что обязательно должен содержать электронный чек

Электронный чек, как и бумажный, должен содержать все обязательные реквизиты по Закону 54-ФЗ.

Дополнительно в е-чеке указываются:

• абонентский номер или e-mail покупателя;
• e-mail продавца.