Бухгалтер и грузоперевозки после 01.09.2026: ЭТрН, подписи, цифровой след
С 1 сентября 2026 — новые правила взаимодействия участников грузоперевозок. Эксперты Saby и Федеральная ассоциация бухгалтеров‑аутсорсеров (ФАБ) провели вебинар на эту тему. В статье собрали ключевые тезисы из него, которые помогут всем бухгалтерам — и штатным, и аутсорсерам — сориентироваться в изменениях, правильно организовать работу и тем самым минимизировать налоговые риски.
Изменения с 1 сентября по перевозкам
С 1 сентября 2026 компании и ИП должны применять электронные перевозочные документы (ЭПД). Это:
- электронный заказ-заявка на перевозку грузов (ЭЗЗ);
- электронная транспортная накладная (ЭТрН);
- электронные экспедиторские документы — поручение экспедитору (ПЭ), складская и экспедиторская расписки;
- электронная грузовая авианакладная (е-AWB или ЭГН, электронная ГАН);
- электронная транспортная железнодорожная накладная (ЭТЖН, электронная ЖД накладная).
Сведения из ЭТрН и электронных экспедиторских документов автоматически передаются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Доступ к данным о перевозке получают госструктуры.
Для работы с ЭТрН, электронными экспедиторскими документами и другими ЭПД необходимо подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД. Таким оператором является «Тензор», разработчик Saby TMS — программы для работы с ЭПД. Saby предоставляет трехсторонний бесшовный роуминг со всеми операторами, который не требует отправки и подтверждения приглашений, а также программную среду для работы и интеграцию с любой учетной системой.
Обмен ЭТрН и другими ЭПД
Как работать с ЭТрН
Есть много схем работы с электронной транспортной накладной, остановимся на классической. Рассмотрим, как в такой схеме взаимодействует с ГИС ЭПД каждый из участников ЭДО для ЭТрН.
- Формирует ЭТрН в личном кабинете или интеграционном решении.
- Указывает данные об участниках перевозки.
- Подписывает накладную КЭП или УНЭП «Госключ» в момент погрузки.
- Оператор отправляет документ в ГИС ЭПД
Завершенный документ ЭТрН в ГИС ЭПД хранится 5 лет. Незавершенный — 4 месяца.
Кроме классической схемы документооборота, часто используют схему с так называемым черновиком (проектом) ЭТрН — документом, в котором есть все или некоторые данные о перевозке, но подписей еще нет.
Главный налоговый риск: цифровой след
Из‑за обязательного электронного формата для перевозочных документов у бизнеса появляется цифровой след.
Налоговая инспекция в автоматическом режиме увидит:
- дату отгрузки и дату доставки;
- маршрут движения;
- как оформлено транспортное средство (ТС) — в собственности или аренде, ИНН арендодателя;
- данные водителей;
- точный вес груза;
- всю цепочку участников перевозки.
Искусственный интеллект ФНС сравнит все данные без участия человека. И автоматически обнаружит, если в документах не совпадают даты или адреса доставки либо машина загружена сверх нормы.
Это изменение означает, что теперь крайне важно сопоставлять данные ЭТрН и УПД.
Например, у ИФНС возникнут вопросы о реальности сделки, если:
- по ЭТрН груз перевозила «Газель» грузоподъемностью 1,5 тонны, а в УПД указаны кирпичи весом 20 тонн;
- адрес разгрузки не совпадает с адресом из УПД, потому что фактически руководитель отвез материалы к себе на дачу, что следует из ЭПД, а в УПД тем временем указан формальный адрес.
Теперь ошибка в госномере, водителе или весе груза — это не просто техническая погрешность, а весомый налоговый риск, который невозможно исправить задним числом после завершения перевозки. Важно сразу проверять оформление ЭПД и заполнять УПД в соответствии с перевозочными документами.
В бухгалтерии Saby удобно контролировать ЭТрН
Возможные последствия расхождений:
- отказ в вычете НДС по приобретенным товарам и транспортным услугам;
- отказ в уменьшении налога на прибыль;
- отказ в учете расходов при УСН;
- доначисления по страховым взносам, если у перевозчика нет официальных сотрудников или транспорта в собственности либо аренде.
Например, продавец отгрузил товары 28 июня. На склад покупателя груз доставлен 1 июля. Если бухгалтер покупателя примет НДС к вычету датой отгрузки (28 июня), инспектор сравнит данные ЭТрН и УПД и откажет в вычете. Ведь к этому моменту приобретенные товары еще не были оприходованы на складе покупателя.
Готовность к ЭТрН: 5 шагов для бухгалтера
Приводим пошаговый план действий для работы с ЭТрН.
Шаг 1. Диагностика и аудит
Проверьте договоры компании (ИП). Важно понимать, кем выступает компания (ИП) — перевозчиком или экспедитором.
Убедитесь, что экспедитор зарегистрирован в реестре «ГосЛог». Отсутствие регистрации принесет экспедитору штрафы от 100 000 до 300 000 ₽ при первом нарушении и от 500 000 до 1 млн ₽ при повторном.
Более того, экспедитор, который не зарегистрирован в «ГосЛоге», ставит под удар получателя товаров. Инспекторы могут признать документы на такую доставку недействительными. По этой причине грузополучатель потеряет налоговые расходы и вычеты НДС.
Проведите кадровый аудит. Выясните, на кого компания (ИП) будет оформлять электронные подписи и машиночитаемые доверенности для подписания ЭПД.
Сотрудник (кладовщик, логист, водитель), которому компания (ИП) выдает МЧД, должен официально числиться в штате компании (ИП). Нужно быть внимательным, если работник занят в разных компаниях одной группы. В таком случае каждая компания оформляет свою МЧД.
Не стоит выдавать МЧД водителю‑самозанятому. Из документов будет видно, что самозанятый действует не как самостоятельный исполнитель услуги, а в интересах компании — получает груз по доверенности и подписывает документы от имени компании. Налоговики могут решить, что между вами фактически сложились не гражданско‑правовые, а трудовые отношения, и доначислят страховые взносы и НДФЛ.
Проверьте автопарк и транспортные документы. Разделите транспорт на собственный и арендованный. Убедитесь, что на арендованные машины есть действующие договоры и по таким договорам проходят реальные платежи.
Обратите внимание на два главных риска:
- Фиктивная аренда. Если в ЭТрН указан ИНН арендодателя, но фактически вы ему не платили, налоговая снимет расходы и вычеты по НДС за такой транспорт.
- Доставка без документов. Если материалы или другие ценности, например оборудование, основные средства, привезли без транспортных накладных, налоговая не признает расходы на эти ТМЦ, ОС и снимет по ним вычеты НДС.
Шаг 2. Проверка технической готовности
Проверьте наличие квалифицированных электронных подписей (КЭП) у всех участников, особенно у водителей и кладовщиков. Для сотрудников обязательна машиночитаемая доверенность (МЧД).
Участникам перевозки предлагается работать через одного из операторов перевозочных документов.
Помогите выбрать оператора ИС ЭПД. Плюсами оператора «Тензор» (Saby) являются: функциональность, возможность интеграции с учетными системами, роуминг с операторами, быстрая техподдержка.
Поможем друг другу
Подключайте клиентов к Saby TMS и получайте вознаграждение по реферальной программе
Шаг 3. Настройка бизнес‑процессов
Обновите график документооборота компании (ИП). Пропишите, кто в компании отвечает за создание, подписание и завершение ЭТрН. Определите сотрудника, ответственного за электронный перевозочный документооборот.
Чтобы исключить ручной ввод данных, настройте интеграцию учетной системы компании (ИП) с оператором ИС ЭПД.
Специальные возможности для бухгалтеров-аутсорсеров
Если у вас 20+ клиентов, трудозатратно и неудобно вручную переключаться между кабинетами операторов ИС ЭПД разных клиентов. Система Saby Buhta поможет решить эту задачу. Вот некоторые возможности сервиса:
- Бесшовный доступ. Вы собираете всех клиентов в одном окне и переключаетесь между их кабинетами Saby TMS без ввода логинов и паролей одним кликом.
- Единая таблица контроля. Вы видите в реальном времени статус ЭТрН, незакрытые перевозки по всем клиентам одновременно.
- Быстрый ответ на требования ФНС. Система сама соберет все требования по клиентам в один раздел. Не нужно выгружать документы из ЭДО и ЭТрН вручную. Ответ формируется выбором документов из списка.
- Автоматизация учета. УПД автоматически попадают в Saby Buhta, и проводки формируются по одной кнопке. Для пользователей 1С настроена бесплатная выгрузка.
Шаг 4. Обучение сотрудников
Проведите обучение для персонала компании (ИП). Сотрудники должны знать: как оформить ЭТрН, как подписать титулы, что делать при ошибках, как работать без связи. Ошибки водителей и кладовщиков теперь имеют прямые налоговые последствия.
Шаг 5. Контроль учета
Если вы оплатили товары с доставкой, сверяйте три документа: ЭТрН, договор и УПД. Данные во всех трех должны совпадать.
Если ЭТрН нет, выясните причину и зафиксируйте документально.
Плюсы для бухгалтера-аутсорсера
Переход на ЭТрН — возможность предложить клиентам комплексную услугу экспертного сопровождения. В ее состав могут входить:
- аудит логистических процессов и автопарка;
- проверка перевозчиков;
- кадровая проверка сотрудников, получающих МЧД;
- проверка готовности ЭДО;
- настройка регламентов и обучение персонала;
- сопровождение первых электронных перевозок.
Клиенты готовы платить за такую поддержку, позволяющую перейти на ЭТрН без налоговых, кадровых и административных рисков и потерь.
Учет 20+ компаний в одном окне Saby
Частые вопросы
В каком случае используют черновик ЭТрН?
Если у ответственной стороны нет всех данных для заполнения ЭТрН.
Возможные ситуации:
- самовывоз, когда покупатель заказывает транспорт для перевозки, а поставщик отвечает за погрузку;
- работа со складами ответственного хранения (СОХ), когда погрузка производится по договору СОХ;
- работа с экспедиторами, которые должны проверять груз, но по какой‑то причине отсутствуют на погрузке.
Тот, кто реально выполняет погрузку, либо тот, у кого есть сведения для транспортной накладной (грузовладелец, отправитель), создает документ. А после передает его лицу, осуществляющему погрузку (ЛОП), для подписания по факту прибытия водителя.
Нужно ли в 2026 году регистрироваться в реестре «ГосЛог»?
Нужно только экспедиторам, которые организуют перевозку транспортом с разрешенной максимальной массой от 3,5 тонн. Для перевозчиков обязательная регистрация ожидается с 1 марта 2027.
В точке погрузки/выгрузки нет интернета. Как подписывать ЭТрН в таком случае?
Если точка погрузки/выгрузки не относится к зоне исключений (ЛНР, ДНР, Курская область), участник перевозки должен обеспечить электронное подписание накладной. Например, можно организовать точку доступа (роутер) или позвонить логисту и подписать в офисе удаленно.
Компания на своем автомобиле или автомобиле сотрудника доставляет продукцию заказчикам. Как оформлять доставку с 1 сентября 2026?
Если компания доставляет продукцию своим транспортом либо транспортом сотрудника, ЭТрН оформлять не нужно. Достаточно выписать путевой лист.
На платную доставку оформите ЭТрН, в которой компания является грузоотправителем и перевозчиком.
Вместо разрешенных 1,5 т «Газель» везет 2–3 т. Что делать с перегрузом?
Это красный сигнал для ГИБДД и ФНС. Вес в накладной не должен превышать грузоподъемность автомобиля. Иначе можно спровоцировать отправку машины на взвешивание и получить серьезные штрафы. Указывать заведомо неверный вес нельзя — это риск для всех участников.
Отправитель и получатель — одно лицо. Например, при перевозке между своими складами сторонним перевозчиком. Обязательно ли оформлять ЭТрН?
Доставляете сами? Транспортная накладная не нужна, ведь нет договора перевозки. Груз доставляет сторонний перевозчик? По такой перевозке можно оформить ЭТрН либо бумажную транспортную накладную (ТН) — как договоритесь с перевозчиком. ЭТрН в такой ситуации не обязательна, но допустима.