Как подписать документы со смартфона: мобильная подпись и еще 4 способа

Наталия Пышкина

руководитель удостоверяющего центра компании «Тензор»

Современные технологии позволяют подписывать документы электронной подписью прямо с телефона или планшета, не привязываясь к рабочему компьютеру. Расскажем про 5 способов организовать работу на мобильных устройствах, в чем преимущества мобильной электронной подписи и где ее получить.

Про какие пять способов подписания расскажем

• Выпустить электронную подпись сразу на мобильное устройство
• Использовать «Рутокен» с NFC
• Использовать «Рутокен Type‑C»
• Скопировать подпись на мобильное устройство
• Подписывать документы дистанционно

Что такое мобильная электронная подпись и в чем ее преимущества

Мобильная подпись — это полноценный аналог привычной квалифицированной электронной подписи. Отличие только в том, что закрытый ключ хранится в защищенном хранилище на смартфоне, а для работы нужно мобильное приложение.

Электронная подпись на телефоне юридически равнозначна обычной электронной подписи. С ее помощью можно:

• подписывать договоры и первичные документы с контрагентами;
• отправлять отчеты в налоговую и другие госорганы;
• согласовывать платежки и внутренние документы.

Правовая основа мобильной подписи

Мобильная электронная подпись существует в правовом поле благодаря Федеральному закону № 63‑ФЗ «Об электронной подписи», который разрешает использовать в России простую электронную подпись (ПЭП), усиленную неквалифицированную (НЭП) и усиленную квалифицированную (КЭП).

👉 У нас есть отдельная статья про три вида подписи.

Закон не выделяет мобильную подпись в отдельную категорию — это просто усиленная квалифицированная подпись с особым способом хранения закрытого ключа. Юридическую силу ей придает соответствие требованиям к усиленной квалифицированной подписи:

• выдана удоствоеряющим центром, аккредитованным Минцифрой;
• создается с использованием средств криптозащиты, одобренных ФСБ;
• ключ хранится в защищенном хранилище.

Документы с такой подписью приравниваются к бумажным с собственноручной подписью во всех случаях, кроме особо оговоренных законами.

Сравнение КЭП на токене и мобильной подписи

Какие документы можно подписывать с помощью мобильной подписи

Мобильная электронная подпись применяется для различных типов документов:

1. Государственные документы — заявления на портале «Госуслуги», налоговые декларации, обращения в государственные органы, запросы на получение справок и выписок из государственных реестров.

2. Финансовые документы — кредитные договоры, заявки на открытие банковских счетов, страховые полисы и договоры, заявления на получение финансовых услуг и операции с ценными бумагами.

3. Бизнес-документы — трудовые договоры, приказы, первичная бухгалтерская документация, договоры с контрагентами, акты выполненных работ и счета-фактуры.

   В Saby вы найдете шаблоны документов, в том числе и договоров. Больше не надо искать образцы в интернете — создайте собственный договор прямо в системе. Готовый документ можно скачать или отправить контрагенту.

4. Юридические документы — доверенности, согласия на обработку персональных данных, договоры оказания услуг и соглашения о конфиденциальности.

Удобство и мобильность

В чем преимущества мобильной подписи:

• Работа из любой точки. Больше не нужно мчаться в офис, чтобы подписать срочный документ. Подписывайте документы для контрагентов или налоговой электронной подписью с телефона — хоть с пляжа, хоть из такси.

• Быстрее бизнес-процессы. Документы не зависнут на столе у отсутствующего руководителя. Согласовывайте и подписывайте в течение нескольких минут, где бы вы ни находились.

• Простота использования. Чтобы подписать документ электронной подписью на телефоне, достаточно иметь смартфон, интернет и мобильное приложение Saby.

Безопасность мобильной подписи

Мобильная подпись защищена не хуже квалифицированной на токене:

• Многофакторная аутентификация. Для подписания нужно подтвердить личность через ПИН-код, отпечаток пальца или Face ID.

• Изолированное хранилище. Криптографические ключи хранятся в защищенном хранилище на телефоне, доступном только приложению Saby.

• Блокировка при утере. Если потеряли телефон, обратитесь в поддержку УЦ «Тензор» — подпись заблокируют.

• Шифрование данных. Все операции проходят в защищенном режиме.

Дальше расскажем про способы подписания документов на мобильных устройствах.

Способ подписания 1. Выпустить электронную подпись сразу на мобильное устройство

Что потребуется: смартфон или планшет с Android 7.0+ или iOS 15+, приложение Saby, доступ в интернет.

Мобильная электронная подпись — самый простой способ для тех, кто хочет полностью перейти на мобильный формат работы. Ключи подписи хранятся непосредственно в защищенном хранилище устройства, а вся работа происходит через специальное приложение.

Особенности работы:

• ваше устройство должно поддерживать российские стандарты шифрования ГОСТ и протокол TLS;
• интернет нужен для синхронизации и проверки статуса сертификатов, но многие операции доступны офлайн;
• подпись работает только в экосистеме Saby (отчетность, документооборот и т. д.) — это обеспечивает максимальную безопасность ключа и операций.

Как получить:

1. Подайте заявку на сайте УЦ «Тензор».

2. Подготовьте паспорт, СНИЛС и документы о полномочиях.

3. Пройдите идентификацию: в офисе, с выездом специалиста или по биометрии.

4. Получите смс с инструкцией.

5. Установите приложение Saby и активируйте подпись.

Весь процесс занимает от нескольких часов до 2 дней. Подпись действует 12 или 15 месяцев и продлевается прямо в приложении за 10–15 минут.

Способ подписания 2. Использовать «Рутокен» с NFC

Что потребуется: смартфон или планшет с модулем NFC, носитель «Рутокен NFC», приложение Saby, доступ в интернет.

Это решение для тех, у кого уже есть электронная подпись на защищенном носителе с NFC-модулем. Вы сможете использовать свою подпись на мобильном устройстве, просто прикладывая токен к задней части смартфона.

Особенности работы:

• для Android потребуется установить драйвер «Рутокен»;
• для iPhone драйвер не нужен, работает «из коробки»;
• iPad не имеет модуля NFC, но можно работать через iPhone, используя стороннее приложение.

Как использовать:

1. Для Android: установите драйвер «Рутокен».

2. Откройте приложение Saby.

3. Перейдите в «Настройки» → «Электронная подпись».

4. Выберите добавление подписи через NFC.

5. Поднесите «Рутокен» к задней части телефона.

6. Следуйте инструкциям на экране.

Чтобы проверить, есть ли в вашем устройстве NFC-модуль, посмотрите в настройках или попробуйте приложить банковскую карту с бесконтактной оплатой.

Способ подписания 3. Использовать «Рутокен Type‑C»

Что потребуется: смартфон или планшет с разъемом USB Type-C (или переходник), носитель «Рутокен ЭЦП Type-C», приложение Saby, доступ в интернет.

Этот вариант подойдет владельцам современных устройств с портом USB Type-C. Удобен, когда нужна работа с подписью на устройствах без NFC или когда требуется более надежное физическое подключение.

Как использовать:

1. Для Android: установите драйвер «Рутокен».

2. Подключите токен к разъему USB Type-C вашего устройства.

3. Откройте приложение Saby.

4. Перейдите в настройки подписи.

5. Выберите USB-подключение.

6. Следуйте инструкциям на экране.

Если у вашего устройства нет разъема Type-C, можно использовать соответствующий переходник, например Lightning Type-C для iPhone.

Способ подписания 4. Скопировать подпись на мобильное устройство

Что потребуется: действующая ЭП, которая поддерживает копирование, смартфон или планшет, приложение Saby, доступ в интернет.

Некоторые типы электронных подписей физических лиц можно скопировать в мобильное приложение. Это удобно, когда вы уже используете подпись на компьютере и хотите расширить возможности.

Особенности:

• не все подписи поддерживают копирование, например подписи от ФНС или записанные на защищенный носитель копировать нельзя;
• после копирования подписи на мобильное устройство необходимо обеспечить надежную защиту самого устройства — установить пароль блокировки экрана и шифрование данных.

Как использовать:

1. Убедитесь, что ваша подпись поддерживает копирование.

2. Установите приложение Saby.

3. Выберите опцию импорта существующей подписи.

4. Следуйте инструкциям для безопасного переноса ключей.

Способ подписания 5. Подписывать документы дистанционно

Что потребуется: лицензия на дистанционное подписание, настроенный ПК с доступом к электронной подписи, мобильное устройство с доступом в интернет.

Этот способ позволяет подписывать документы с мобильного устройства, даже когда сама подпись физически находится на другом компьютере. Идеально для руководителей, которые часто работают удаленно.

Особенности:

• нужен постоянно включенный компьютер с настроенным ПО;
• стабильное интернет-соединение на компьютере и мобильном устройстве, с которого подписываете документы.

Как использовать:

1. На стационарном компьютере настраивается сервер подписи с подключенным носителем ЭП.

2. На мобильном устройстве установите приложение для удаленного доступа.

3. Когда необходимо подписать документ на мобильном устройстве, запрос передается на стационарный компьютер.

4. Само подписание происходит на стационарном компьютере, а результат вернется на мобильное устройство.