Как оформить увольнение умершего сотрудника: документы, расторжение договора и выплаты
Смерть сотрудника — редкая, но одна из самых сложных кадровых ситуаций. Работодателю нужно правильно прекратить трудовой договор, оформить кадровые документы, выплатить причитающиеся суммы и передать трудовую книжку. Все нюансы разбираем в статье.
По какому основанию расторгать трудовой договор
В кадровой практике в качестве основания для прекращения договора в такой ситуации говорят об «увольнении в связи со смертью работника». Однако ТК РФ использует другую формулировку — прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
Какие документы нужно получить работодателю
Трудовой договор прекращают на основании свидетельства о смерти или вступившего в силу решения суда о признании работника умершим или безвестно отсутствующим.
Свидетельство о смерти. Предоставляют родственники или законные представители. Если получить свидетельство о смерти работника от них не удалось, работодатель может запросить повторное свидетельство в органе ЗАГС. Для этого нужны:
- нотариально удостоверенная доверенность на представителя компании, обычно кадровика или юриста;
- документы, которые подтверждают трудовые отношения с умершим работником, например трудовой договор;
- заявление по форме № 30.
Решение суда об объявлении человека умершим или безвестно пропавшим. Документ также предоставляют родственники. Если работодатель участвовал в деле, у него уже есть копия решения.
До получения свидетельства о смерти или решения суда работодатель не вправе прекращать трудовой договор, даже если о смерти работника уже известно. В этом случае в табеле проставляют код «НН» — неявка по невыясненным причинам. После того как подтверждающие документы будут у вас, табель можно будет исправить.
Как расторгнуть трудовой договор с умершим сотрудником
Прекращение трудового договора в связи со смертью работника требует соблюдения установленного порядка. Важно правильно оформить увольнение, отчитаться в СФР и выполнить все обязательства перед родственниками умершего сотрудника.
Шаг 1. Получите подтверждающие документы. В свидетельстве о смерти или решении суда проверьте ФИО работника, дату рождения и смерти. Убедитесь, что решение суда вступило в силу. До этого момента прекращать трудовой договор нельзя.
Шаг 2. Издайте приказ. Приказ о расторжении трудового договора оформляется как обычно — по форме Т-8 или на бланке, разработанном компанией. Приказ нужно издать в день получения свидетельства или решения суда. Дата увольнения — дата смерти, указанная в свидетельстве, или дата вступления в силу решения суда. Подписывает документ только работодатель.
Шаг 3. Отчитайтесь в СФР. В течение одного рабочего дня с даты издания приказа направьте сведения об увольнении по форме ЕФС‑1. В качестве кадрового мероприятия укажите «Увольнение». Дата увольнения — дата прекращения трудового договора, то есть дата смерти работника или дата вступления в силу решения суда.
Ускорьте работу отдела кадров
Чтобы оформить увольнение, кадровый специалист должен выполнить ряд обязательных действий: оформить приказ, зафиксировать табель, рассчитать компенсацию и зарплату, отправить отчетность. В Saby для этого предусмотрен чек‑лист. Он помогает не потеряться в процессах и последовательно закрыть все задачи.
Когда напротив каждого пункта будут стоять галочки, прямо из чек‑листа можно будет отправить уведомление в СФР. Система сама сформирует отчет по форме ЕФС‑1. Кадровику останется запустить автоматическую проверку и отправить документ.
Шаг 4. Отправьте сведения об увольнении в военкомат. Сообщите в военкомат, в котором работник состоит на воинском учете по месту жительства или месту пребывания, о прекращении с ним трудового договора. Это нужно сделать в течение 5 календарных дней после издания приказа об увольнении. Сведения подавайте по форме из приложения № 2 к Положению о воинском учете.
Шаг 5. Сделайте запись в трудовой книжке. Если у работника была бумажная трудовая, внесите в нее запись о прекращении трудового договора по общим правилам. В третьей графе пропишите: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника» / «Трудовой договор прекращен в связи с признанием судом работника умершим / безвестно пропавшим». Сделайте ссылку на норму ТК РФ без сокращений.
Шаг 6. Закройте личную карточку работника. Если в вашей компании продолжают вести личные карточки по форме Т-2, нужно закрыть этот документ. В разделе «Основание прекращения» укажите ту же формулировку, что и в трудовой книжке.
Шаг 7. Выдайте родственникам документы. Бумажную трудовую книжку передайте одному из родственников под подпись в книге учета движения трудовых книжек в графе о получении документа. Если работник переходил на электронную трудовую, можете выдать члену семьи сведения о трудовой деятельности (СТД-Р).
В обоих случаях убедитесь, что заявитель имеет право получить документы. Для этого попросите предъявить свидетельство о смерти или вступившее в силу решение суда и документ, подтверждающий родство. Если родственник просит отправить трудовую или СТД-Р по почте, получите от него письменное заявление в свободной форме с адресом для отправки.
Шаг 8. Проведите выплаты. Работодатель обязан по ст. 141 ТК РФ выплатить причитающиеся суммы члену семьи (супругу, детям, родителям) или иждивенцу умершего сотрудника. Это зарплата со всеми премиями и надбавками, компенсация за неиспользованный отпуск и суммы пособий, например больничного.
Провести выплату нужно не позднее 7 календарных дней с того момента, как родственник обратился к работодателю.
Выплаты, начисленные после даты смерти сотрудника, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Но выплаты, начисленные до даты смерти, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, даже если перечислены родственникам уже после смерти работника.
Помимо основных выплат, работодатель выплачивает материальную помощь, если она предусмотрена локальными актами или коллективным договором. Матпомощь выплачивается в порядке и сроки, установленные этими документами. Удерживать НДФЛ и взносы в этом случае не нужно.
Документы для получения выплат и сроки обращения
Члены семьи могут обратиться за выплатами в течение четырех месяцев со дня смерти работника (п. 2 ст. 1183 ГК РФ). Если за этот срок никто не обратится, причитающиеся суммы включаются в состав наследства (п. 3 ст. 1183 ГК РФ). Подробнее о том, как действовать в этом случае, писали в статье.
За выплатами могут одновременно обратиться несколько членов семьи. В таком случае они должны будут урегулировать вопрос между собой или в суде.
Для выплат работодатель запрашивает у родственника следующие документы:
- письменное заявление о выплате причитающихся работнику сумм;
- копию свидетельства о смерти работника либо вступившего в законную силу решения суда о признании работника умершим или безвестно отсутствующим;
- копию документа, удостоверяющего личность;
- копию документа, подтверждающего родство, например свидетельства о браке или свидетельства о рождении;
- копию документа об иждивении (если за выплатой обращается иждивенец), например вступившего в силу решения суда об установлении факта нахождения на иждивении.
Ускорьте кадровые процессы с помощью Saby
Прием и увольнение в три шага
Готовые отчеты по иностранцам, ГПХ и самозанятым
Отчетность в СФР и ФНС без ручного ввода
Автоматический расчет заработной платы
