Пошаговый переход с другой системы КЭДО на Saby
Давайте представим, что в вашей компании уже ведется кадровый электронный документооборот, но качество сервиса перестало вас устраивать. Либо вам недостаточно имеющегося функционала. А может быть, нужные процессы не налажены внутри системы так, как нужно именно вашей компании. И в этот момент встает вопрос о смене вендора, чтобы КЭДО упрощал работу, а не усложнял ее.
Такие ситуации не единичны. На конференциях и выставках нам часто задают вопросы: «А могу ли я переехать из другой системы КЭДО на Saby? А это сложно?» Чтобы ответить, мы решили написать подробную статью о переезде на КЭДО от Saby.
Почему компании решают сменить вендора КЭДО
Причины могут быть разные, но чаще всего встречаются такие:
- Недостаточно функционала в текущей системе, нельзя выстроить нужные маршруты согласований, документов. Интеграция с учетной системой не соответствует заявленным требованиям, нет мобильного приложения и т. д.
- Не смогли полноценно внедрить систему: плохое качество поддержки и сопровождения на всех этапах. При возникновении проблем текущий вендор долго реагирует на запрос, не пытается разобраться в ситуации, плохо обучает ключевых пользователей.
- Уход вендора с рынка, система не соответствует законодательству, у компании не хватает ресурсов для поддержания работоспособности системы и своевременных обновлений.
Кейс: в группе компаний (2 000 сотрудников) кадровики сталкивались с путаницей в датах отпусков, необходимостью постоянно корректировать данные в сложных Excel‑файлах и разъяснять сотрудникам порядок согласования. При смене вендора команда внедрения Saby помогла автоматизировать согласование отпусков по управленческой структуре (когда сотрудник и руководитель трудоустроены в разных юрлицах). Теперь Saby автоматически отправляет уведомление работнику и его руководителю за 21 день и дополнительно за 7 дней до начала отпуска. Сотрудник в один клик подписывает документы в системе.
Переходите на КЭДО от Saby
У нас большой опыт внедрения и мы знаем, как обеспечить максимально бесшовный переход с другой системы на Saby
Из каких шагов состоит переход на КЭДО от Saby
Шаг 1. Определиться с тем, чего ждете от новой системы и что не устроило в предыдущей
Подготовьте таблицу, куда напишете, что конкретно не устраивает и чего ждете от новой системы.
Например:
| Что не устроило | Чего жду от новой системы |
|---|---|
| Каждый документ нужно подписывать по отдельности | Возможность подписания комплекта документов одним кликом |
| Долго выпускаются подписи НЭП на сотрудников, так как текущий вендор использует сторонний УЦ | Заявка на выпуск НЭП создается автоматически, при предоставлении доступа. Подпись выпускается в течение 30 секунд, без визита в отдел кадров, благодаря собственному УЦ |
| Нет возможности зайти с помощью корпоративной почты | Поддержка интеграций с корпоративной системой авторизации |
| С помощью интеграционного решения нельзя передать все необходимые типы документов | Можно передать любой, даже уникальный документ |
| Нет возможности гибко настраивать ролевую модель пользователей | Гибкая настройка ролей пользователей и добавление собственных |
| Система не соответствует заявленным техническим требованиям | Система позволяет реализовать все потребности компании |
| Стоимость владения системой | Более доступное и функциональное решение |
Кейс 1: в крупной производственной компании предыдущая система не позволяла кастомизировать нестандартные процессы, например формирование документа «Отпуск для пап». Благодаря Saby она смогла автоматизировать и это, предоставляя отцам 2‑недельный отпуск в течение полугода после рождения ребенка.
Кейс 2: небольшая сеть магазинов (500 сотрудников без индивидуальных рабочих мест, точки разбросаны) установила общий стационарный компьютер для всех сотрудников, так как у текущей системы КЭДО не было мобильного приложения. Но сотрудники забывали выходить из учеток, забывали пароли, не видели уведомлений. При таком подходе процесс практически не отличался от бумажного. В результате сменили систему КЭДО на Saby, где сотрудники смогли подписывать документы в мобильном приложении.
Шаг 2. Доработка бизнес-процессов
На этом этапе вы вместе со специалистами Saby определяете список необходимых доработок и описываете, как будут работать процессы в новой системе.
Вам важно определиться: каких изменений и улучшений в кадровых бизнес-процессах вы ждете от перехода на КЭДО от Saby. Необходимо предоставить описание процессов в КЭДО as is и проработать описание этих же процессов to be, то есть как вы хотите их видеть. А именно:
- участники;
- маршрут движения документа;
- особенности взаимодействия.
Возможно, у вас возникнут пожелания к добавлению нового функционала КЭДО.
После того как «идеальная картина мира» сформирована, специалисты Saby оценивают возможность реализации желаемых вами доработок, стоимость, сроки и составляют дорожную карту проекта.
Шаг 3. Рестарт внутренней команды внедрения
Есть минимально необходимые участники: кадровые специалисты, юристы, бухгалтеры, сотрудники информационной безопасности и IT-специалисты. Но дополнительно важно привлекать непосредственных участников изменяемых бизнес-процессов.
Со стороны Saby выступает команда: руководитель проекта, специалисты по внедрению и интеграции, методологи.
На этом этапе формируется документ с закрепленными зонами ответственности каждого участника как со стороны компании, так и со стороны Saby, чтобы каждый понимал, что от него требуется. Такой подход позволяет на старте проектирования предусмотреть интересы и потребности всех задействованных лиц.
Кейс: крупной финансовой компании в процессе увольнения любого сотрудника необходимо информировать большое число подразделений (АХО, юристы, информационную безопасность, IT‑отдел и т.д.). Раньше кадровики вручную формировали почтовые рассылки на все нужные отделы. Благодаря настроенным маршрутам документов в Saby сразу после утверждения приказа на увольнение сотрудника информация об этом автоматически направляется ответственным подразделениям и формируется обходной лист. При этом маршруты формируются в зависимости от роли увольняющегося сотрудника.
Шаг 4. Перенос архива документов в новую систему КЭДО
Если хотите перенести документы из старой системы КЭДО, то вам необходимо предоставить специалистам Saby архив в формате, утвержденном Приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578.
Специалисты Saby помогут вам сделать перенос архива в кратчайшие сроки.
Шаг 5. Подпишите с сотрудниками новые нормативные документы по КЭДО
Сюда входит: приказ о внедрении КЭДО, положение о КЭДО и соглашение с сотрудниками об электронном взаимодействии. Что касается электронных подписей — сохраните на время перехода старые и выпустите новые.
При внедрении КЭДО от Saby клиенты получают полный пакет шаблонов необходимых документов. Saby накопил глубокую экспертизу в законах о кадровом документообороте и его применении — наши шаблоны составлены юристами и проверены практикой клиентов Saby.
Кейс: у предыдущего вендора крупной производственной компании не было УЦ, поэтому выпуск электронной подписи через стороннего подрядчика был долгим и непредсказуемым. У Saby есть собственный аккредитованный УЦ, и выдача электронной подписи с момента заявки до подтверждения личности занимает до 5 мин.
Шаг 6. Внедрение КЭДО от Saby
Финальный этап состоит из следующих шагов:
- внедрение — непосредственно загрузка всей информации в Saby;
- тестирование — проверка на ошибки и соответствие желаемому результату;
- обучение ключевых пользователей;
- предоставление доступа и выпуск подписей на всю компанию.
Поиск лучшего решения для ведения КЭДО — разумная стратегия. Этот инструмент должен упрощать процессы, ускорять работу и сокращать расходы. Saby — современное решение для кадрового электронного документооборота. Убедитесь сами.
Видеоматериалы по теме
