Планируем отпуск кадровика: какие задачи временно передать коллегам
Специалисту отдела кадров лучше заранее начать подготовку своего отпуска, чтобы успеть составить два списка дел. Один вы закроете самостоятельно, а второй — передадите коллегам и расскажете, как действовать в ситуациях, когда нельзя ждать вашего выхода на работу. Ранее мы рассказывали, как HR подготовиться к уходу в отпуск. А в этой статье вместе с Ольгой Чумакиной, HR‑директором и партнером консалтинговой компании CordisON, собрали чек‑лист, который поможет специалисту отдела кадров подготовиться к отпуску, чтобы без вас все работало как часы.
Какие задачи кадровик может закрыть самостоятельно
Заявления на отпуск и командировки
За месяц до своего отсутствия попросите коллег заранее определиться с планируемыми на период вашего отдыха отпусками (написать заявления) и командировками, чтобы оформить все необходимые документы самостоятельно.
Не забудьте сами подписать заявление и приказ об отпуске у руководителя.
Испытательный срок новых сотрудников. Заранее поговорите с руководителями отделов и выясните, кто из кандидатов точно не пройдет испытание. После этого проведите необходимую процедуру:
- Составьте проект заключения о результатах срока испытания и уведомления с причиной и датой увольнения, эту задачу лучше никому не делегировать, т.к. она требует квалификации в области трудового права.
Сделайте памятку замещающему вас работнику с дальнейшими шагами:
- вручить сотруднику уведомление и ознакомить с заключением не позднее чем за 3 дня до увольнения и издать приказ об увольнении;
- сделать запись в трудовой книжке (если ведется);
- подписать приказы у работника, выдать трудовую книжку (если ведется) и соответствующие справки в день увольнения.
Необходимо также разъяснить руководителям новичков, что процедура должна быть выполнена грамотно, чтобы не было рисков судов и восстановления сотрудника на работе, поэтому решение лучше принять оперативно.
Назначьте замещающее лицо. На время отпуска подпишите соглашение и издайте приказ на сотрудника по ст. 60.2 ТК РФ о совмещении вашей должности в период временного отсутствия работника, т.е. вас. То есть подготовьте проект приказа и подпишите его у единоличного исполнительного органа вашей организации или индивидуального предпринимателя, если работодатель — ИП. Не забудьте, что документ должен содержать срок (такое поручение может быть только временным) и размер оплаты за совмещение. Если вы используете только приказ, подпись совмещающего работника должна содержать не только информацию об ознакомлении, но и однозначное согласие с порученным совмещением, иначе приказ будет неприменим.
Попробуйте кадровый электронный документооборот от Saby
- подписывайте кадровые документы онлайн
- готовая интеграция с 1С
- внедрение от 2 дней
Каким процедурам необходимо обучить замещающее лицо
Если вы работаете в небольшой компании и второго сотрудника, отвечающего за кадровое делопроизводство, нет, то временно передайте свои обязанности, например работникам бухгалтерии. Они знакомы с интерфейсом программного обеспечения, у них есть доступ к персональным данным в том же объеме, что и у вас, они знают основы трудового права. Процедуры, связанные с проведением дисциплинарных расследований, передайте юристу или подготовьте решение по привлечению консультанта для таких ситуаций.
Увольнения и отпуска без стандартного уведомления. Подготовьте памятку для коллеги, как оформлять документы в рисковых ситуациях. Включите в нее:
- все случаи, когда работники могут внезапно уходить в отпуск и уволиться без стандартного уведомления за 14 календарных дней: муж в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам; женщина после окончания отпуска по уходу за ребенком; работники в возрасте до 18 лет; родитель, воспитывающий ребенка — инвалида в возрасте до 18 лет; работники, имеющие 3 и более детей в возрасте до 18 лет; доноры крови; совместители и др.;
- пример заявления от сотрудника;
- инструкцию по оформлению документов для увольнения и отпуска с конкретными шаблонами.
А также расскажите, что делать, если сотрудник срочно потребует дни для прохождения диспансеризации или принесет заявление на оплату больничного. Сотрудников с заявлениями на приостановление работы в случае невыплаты заработной платы лучше переадресовывать юристу.
Прием новых сотрудников. Обратите внимание коллег, что без вас они с большой вероятностью совершат ошибку при оформлении приема нового сотрудника. Поэтому в идеальной вселенной прием должны оформлять вы.
В любом случае подготовьте минимальный набор документов, который должен быть подписан. Расскажите замещающему лицу, где находятся:
- локально-нормативные акты, с которыми работник должен быть ознакомлен до подписания трудового договора;
- инструкции по охране труда и кто должен провести вводный инструктаж;
- согласия на обработку персональных данных;
- типовые формы трудового договора;
- листы ознакомления с документами.
Не забудьте также рассказать, как подавать заявки на пропуска для новых работников на территорию работодателя, прикреплять к другим сервисам, за которые ответственны вы. Как организовывать рабочее место и подключение к информационным ресурсам и доменной сети.
В Saby вы оформите нового сотрудника дистанционно всего за несколько минут
- ИИ распознает необходимые для приема документы и автоматически загрузит все данные в систему
- система проверит кандидатов по базам
- пакет документов для подписания сформируется автоматически
Запросы документов сотрудниками. Расскажите коллеге, что он должен подготовить документы в течение 3 рабочих дней с даты запроса, согласно ст. 62 ТК РФ.
В случае неполучения ответа на запрос в установленный срок сотрудник может подать жалобу в трудовую инспекцию.
Трудовые книжки. Подготовьте приказ о временном назначении лица, которое будет ответственно за хранение, ведение и учет трудовых книжек и вкладышей к ним. Эту процедуру оформите актом приема‑передачи, где пропишите:
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- весь перечень трудовых книжек, которые хранятся в сейфе, включая бланки;
- наличие заявлений о выдаче работникам временно трудовых книжек (кто может вернуть в период вашего отсутствия);
- передачу ключей и/или кода от сейфа.
Дисциплинарные взыскания. Напишите памятку, какие процессы и в какие сроки необходимо провести в случае нарушения сотрудником трудовых обязанностей. Не забудьте предупредить коллегу, что необходимо ждать объяснения 2 рабочих дня, не включая день запроса. Даже если работник говорит, что не будет их предоставлять. И только на следующий после истечения срока день можно принимать решение о применении дисциплинарного взыскания, оценив все обстоятельства, включая тяжесть проступка.
Также предупредите коллег, что применить дисциплинарное взыскание можно только в течение 1 месяца (в общем случае) после дисциплинарного проступка или когда о нем стало или должно было стать известно. Если меры необходимо принять в ваше отсутствие, а квалификация у заменяющих отсутствует, рекомендуем обращаться к юристу или внешнему консультанту по трудовому праву.
Также подготовьте стандартные запросы письменных объяснений в случае:
- Отсутствия сотрудников на рабочем месте (не забудьте указать коллегам, что нельзя до получения объяснений оценивать проступок, например, написать в запросе «Предоставьте письменные объяснения по факту вашего прогула такого‑то числа». Прогул это или нет, можно будет установить только после дисциплинарного расследования. Поэтому запрашиваем о причинах отсутствия на рабочем месте с такого‑то времени такого‑то числа по такое‑то время такого‑то числа).
- Пропажи материальных ценностей.
- Невыполнения поставленной задачи в информационной системе в срок.
- Других типовых отклонений для вашей компании.
Кадровый электронный документооборот. Замещающий сотрудник должен иметь право доступа к персональным данным и системе. Ему необходимо проверять входящую корреспонденцию в системе электронного документооборота не менее 2 раз в день. Если сотрудник подал электронное заявление на отпуск, увольнение или иной документ, то считается, что работодатель его получил на следующий рабочий день, даже несмотря на то, что вы не открыли письмо.
Чек-лист: как правильно уйти в отпуск специалисту отдела кадров (рекомендации)
- Предупредить за 1 месяц коллег о своем отсутствии, чтобы своевременно собрать заявления на отпуск и командировки, подготовить приказы
- Оформить документы по кандидатам, которые не прошли испытательный срок
- Издать приказ о назначении работника, исполняющего ваши обязанности в период отсутствия (ст. 60.2 ТК РФ)
- Подготовить памятку, как действовать в случае незапланированного увольнения и отпуска сотрудников, которые имеют право уходить в любое время
- Подготовить список и шаблоны документов, которые необходимо оформить и подписать при приеме на работу
- Рассказать коллегам о сроках подготовки документов по запросу сотрудника (ст. 62 ТК РФ)
- Издать приказ об ответственном за хранение, ведение и учет трудовых книжек на период вашего отсутствия
- Составить акт приема — передачи трудовых книжек и вкладышей к ним
- Написать памятку применения и оформления дисциплинарного взыскания в случае нарушения сотрудником его трудовых обязанностей
- Показать замещающему лицу, как работать с электронным документооборотом
Видеоматериалы по теме
