Корпоративный портал для сотрудников

Что такое корпоративный портал

Корпоративный портал — это веб-ресурс, который дает сотрудникам доступ к внутренней информации и сервисам, организует работу компании. Чтобы не было путаницы, давайте сразу разграничим понятия «корпоративный портал» и «корпоративный сайт».

Первые корпоративные порталы начали появляться еще в 90-х годах и работали на базе локальных сетей. Уже тогда крупные компании поняли, что нужно найти способ объединить корпоративные приложения, систематизировать документы, настроить уровни доступа — навести порядок. Появился термин «интранет», то есть внутренняя сеть компании. Термины «корпоративный портал» и «интранет» нередко используют как синонимы, хотя это не совсем верно. Интранет — это внутренняя сеть, куда может входить много сервисов компании, в том числе корпоративный портал.

Небольшие компании используют корпорталы, чтобы объединить на одной площадке все важные функции: общение, новости, управление задачами, документооборот, сбор заявок клиентов и прочее.

Крупные компании нередко покупают готовые корпоративные порталы как отдельное решение для внутренних коммуникаций, а для остальных функций разрабатывают собственные отдельные системы.

Для чего нужен корпоративный портал

1. Повысить эффективность сотрудников. Всё рабочее общение переносится на одну площадку, где нет ничего лишнего: ни рекламы, ни посторонних людей, ни чатов с новостями о политике. Представьте, как растет дисциплина, с учетом того, что на многих корпоративных порталах стоят системы, следящие за тем, что сотрудник делает за компьютером в течение рабочего дня.
2. Легко управлять задачами и проектами. С внедрением корпоративного портала становится понятно, кто чем занимается и на каком этапе подвисают задачи. Документы перестают теряться на разных площадках, их не нужно искать в переписках. Вернуть на доработку, отправить проект на согласование можно одной кнопкой.
3. Объединить коллег из разных филиалов и городов. Неважно, где живут сотрудники и какой у них график — на корпоративном портале они словно в одном офисе. Легко поставить планерку, сделать видеозвонок. Всегда видно, кто в сети, у кого совещание, а у кого из-за разницы в часовых поясах уже закончился рабочий день. Становится проще согласовывать встречи и вместе работать над проектами — быть командой.
4. Хранить и систематизировать данные. В одном месте собраны документы, инструкции и другая внутренняя информация компании: к ней всегда есть доступ, посредники не нужны. Благодаря этому быстрее адаптируются новички, им не приходится по много раз объяснять одни и те же вещи.
5. Информировать сотрудников. Корпоративный портал — это одновременно и стенгазета, и доска почёта компании. Здесь размещаются все новости и важные объявления. Сотрудники всегда в курсе, чем живет компания: кто из коллег отличился, какой отдел перевыполнил показатели, где запускаются новые проекты.

Нужен ли корпоративный портал вашей компании?

Да:

• Если у вас большая компания, филиалы в разных городах, множество проектов и задач, которые вы хотите решать быстро и эффективно.
• У вас много удаленных сотрудников, за работой которых нужно следить, не терять с ними связи.
• Вы до сих пор ведете документацию в ворде, Google-документах и на бумаге, тратя на обработку всего этого кучу времени.
• У вас постоянный приток новичков.

Нет:

• Если компания состоит всего из нескольких человек. Вам пока нет смысла заниматься внедрением корпоративного портала, хватит простых инструментов: программы-планировщика задач, облачного хранилища, мессенджеров.

Если у вас уже есть свой корпоративный портал с минимальным набором функций, есть два решения. Вы можете продолжать дорабатывать и вести свой корпортал — это потребует вложений, но система будет настроена строго под вашу компанию. Или можно купить готовое решение, где все уже настроено — система будет менее гибкой, но стоить это будет дешевле, а работать сразу. Ниже расскажем подробнее.

Функции портала

Расскажем о базовых функциях корпортала на примере нашего готового решения — корпоративного портала СБИС.

1. Социальная сеть компании. У каждого сотрудника есть своя страничка с личными данными и даже стена, где коллеги поздравляют с праздниками или благодарят за работу. Коммуникация мгновенная: можно написать, позвонить по аудио- или видеосвязи, с компьютера или телефона. Есть лента новостей и группы по интересам. Всё как в популярных социальных сетях.

2. Инструменты для эффективной работы вместе.

В систему встроен онлайн-редактор: документы можно создавать и редактировать прямо здесь, не пользуясь сторонними программами и приложениями. Настраиваются уровни доступа: можно открыть документ для просмотра или редактирования конкретным отделам, сотрудникам или всем в интернете. Сохраняется история редакций документа.

Календарь поможет сократить время на согласование рабочих встреч. Назначьте совещание, укажите участников, сверясь с их расписанием: вы увидите, не занят ли коллега в это время. Если вы постоянно работаете с человеком, можно подключить его календарь к своему и смотреть оба расписания в одном месте. Ещё с помощью календаря удобно бронировать переговорные.

База знаний. Накопленный опыт компании в виде инструкций, обучающих материалов и других полезных документов хранится в Базе знаний. Если инженеру на выезде понадобилась инструкция по настройке оборудования, он может зайти в Базу знаний с мобильного телефона. Или заранее добавить документ в избранное, если на объекте не будет интернета. Материалы надежно защищены, можно настроить уровни доступа для разных сотрудников.

3. Автоматизация бизнес-процессов.

Соблюдать сроки помогут планы работ: их можно составить для целого отдела или конкретных сотрудников, заранее распределив нагрузку на месяц. Работу легко проконтролировать: система покажет, сколько времени потрачено на проект. В конце месяца будет понятно, сколько процентов плана выполнено и в каком состоянии находятся задачи.

Маршруты документов. Оформить задачу или поручение можно в несколько кликов: система сама проведет документ по исполнителям и проследит за сроками. Потраченное на проект время, прикрепленные документы, комментарии коллег останутся в ленте задачи. Документы можно подписывать удаленно, с помощью электронной подписи.

4. Мотивация персонала. Сотрудники могут посмотреть свой расчетный листок и дату ближайшей выплаты прямо с мобильного телефона, а также одной кнопкой запросить аванс.

Увеличить показатели помогут рейтинги: в СБИС их можно настроить в виде анимированной гонки. Сотрудники пытаются перегнать друг друга по объему продаж или числу закрытых задач не в скучных таблицах, а в интерфейсе увлекательной компьютерной игры. Победители встают на виртуальный пьедестал почета и получают настоящие призы.

Поощрения в СБИС самые разнообразные: от виртуальных бейджей и благодарностей, которые навсегда остаются в карточке сотрудника, как на личной доске почета, до премий, которые легко оформить в несколько кликов. Ещё за хорошую работу сотрудники получают виртуальную валюту, которую можно обменивать на вещи из магазина подарков.

Как внедрить корпоративный портал в компании

1. Составьте портрет аудитории вашего портала. Какие сервисы им нужны, сколько им лет, станут ли они заходить на корпортал с компьютера или телефона — всё это важно, чтобы подготовить ресурс, которым действительно будут пользоваться. Пусть руководители отделов соберут статистику и выяснят запросы сотрудников.
2. Разработайте план. Если вы создаете корпоративный портал с нуля — составьте техническое задание, подробно прописав все задачи, рассчитав стоимость и сроки проекта. Делать это лучше вместе со специалистами, можно привлечь бизнес-аналитиков. Выберите надежных разработчиков. Если вы покупаете готовое «коробочное» решение — определитесь с тем, какие функции нужно убрать, а какие доработать.
3. Выберите главное и запустите портал для части пользователей. В большинстве случаев небольшие компании выбирают корпоративные порталы с функциями социальной сети и CRM, а крупные делают акцент на внутренней коммуникации. Сначала можно внедрить самое необходимое (справочник, новостная лента, хранилище документов), а потом дорабатывать остальное. Сразу для всей компании корпоративный портал лучше не запускать: так будет проще исправить основные ошибки без шквала негатива. Подключайте пользователей постепенно.
4. Подготовьте сотрудников. Не думайте, что когда вы откроете корпоративный портал, все с радостью бросятся там работать. Людям придется перестраивать привычные схемы, и у них должны быть причины. Начните готовить сотрудников заранее: объясните, почему им нужно уходить из уютных мессенджеров. Расскажите, что они освободятся от части монотонной работы, что теперь можно одной кнопкой оформить отпуск или отгул прямо с телефона. Подготовьте видео о том, как это работает. Объявите о сроке запуска портала, говорите о нём, приурочьте какой-нибудь конкурс — сделайте из этого событие.
5. Поддерживайте портал живым. Перенесите туда всю рабочую коммуникацию: больше не пересылайте документы по почте, не созванивайтесь по рабочим вопросам в мессенджерах. Организуйте на портале конкурсы и акции. Добавляйте новости, делайте опросы. Собирайте обратную связь: хорошо, если на портале будет удобная форма обращения в техническую поддержку.