Как оформить отпуск за свой счет: подробный гайд для кадров

Кому и в каких случаях работодатель обязан предоставить неоплачиваемый отпуск

Работодатель должен предоставить отпуск за свой счет льготным категориям работников и в некоторых жизненных ситуациях. Даже если кадровик не успеет оформить документы, отсутствие такого сотрудника в дни неоплачиваемого отпуска не считается прогулом.

Если сотрудник хочет взять больше дней отдыха, чем ему положено по закону, он может договориться об этом с работодателем. Продолжительность отпуска за свой счет может быть от нескольких часов до нескольких лет (ответ Роструда).

Перечень случаев, когда работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет, периодически расширяется. Например, с 1 сентября 2026 года вступает в силу Постановление Правительства РФ от 28.05.2026 № 620. Оно обязывает работодателя по письменному заявлению предоставлять до 5 календарных дней отпуска за свой счет работникам, проживающим в зоне чрезвычайной ситуации или утратившим имущество вследствие ЧС.

Есть и случаи, когда работник не относится к льготной категории, но работодатель всё равно обязан предоставить ему отпуск за свой счет:

• Совместители — если длительность отпуска по совместительству короче ежегодного оплачиваемого отпуска по основной работе, работник может продлить его за счет неоплачиваемых дней.

• Все сотрудники — если планируется свадьба, рождение ребенка или умер близкий родственник — 5 дней.

Все перечисленные выше случаи предусмотрены законодательством. Вместе с тем работодатель вправе закрепить дополнительные основания для отпуска за свой счет в коллективном договоре или локальных нормативных актах.

Когда можно отказать в неоплачиваемом отпуске

Во всех остальных случаях отпуск за свой счет оформляется по соглашению сторон. То есть работодатель вправе как согласиться на неоплачиваемый отпуск, так и отказать в нем. Зависит от того, какую причину назовет работник. Конкретного перечня «уважительных/неуважительных» причин в законодательстве нет. В каждом случае нужно действовать индивидуально.

При принятии решения рекомендую учитывать:

• совпадает ли отпуск с периодом высокой нагрузки, сдачей проектов или отчетностью;
• насколько продолжительным будет отсутствие работника;
• сможете ли вы найти быстро временную замену;
• можно ли решить вопрос без длительного отсутствия сотрудника, например за счет удаленной работы или переноса задач.

Длительность неоплачиваемого отпуска в этом случае тоже не ограничена. Вы можете договориться с работником о комфортных для обеих сторон сроках.

Как оформить неоплачиваемый отпуск

Для оформления отпуска за свой счет требуются заявление работника и подтверждающие документы, если это предусмотрено коллективным договором или ЛНА работодателя.

Шаг 1. Получите заявление работника. Отпуск за свой счет работнику предоставляется исключительно на основании его письменного или электронного заявления.

Шаг 2. Проверьте основания. Если работник относится к льготной категории, запросите подтверждающие документы. Например, пенсионное удостоверение или справку об инвалидности. Но помните: законодательство не обязывает работника предоставлять такие документы. Чтобы избежать споров в будущем, я рекомендую прописать перечень этих документов и порядок их предоставления в коллективном договоре или ЛНА.

Шаг 3. Согласуйте отпуск. Если работник не относится к льготной категории, а причина предоставления отпуска — личные или семейные обстоятельства, заявление нужно передать руководителю для принятия решения.

Шаг 4. Подготовьте приказ. После того как руководитель согласовал неоплачиваемый отпуск, переходим к оформлению приказа. В качестве формы документа можно использовать унифицированную форму Т‑6 либо собственный бланк организации.

Шаг 5. Ознакомьте сотрудника с приказом. Работник должен подписать приказ — это подтвердит, что он знает о предоставленном отпуске и его сроках. Ознакомление не обязательно по закону, но, чтобы избежать разногласий с контролирующими органами и работником, рекомендую это сделать. Если у работодателя нет возможности ознакомить сотрудника с приказом, например если документ выпустили в первый день отпуска работника, законность приказа всё равно сохраняется.

Избавьтесь от ручного оформления отпусков

Кадровым специалистам, которые работают в Saby, не приходится выдавать бланки заявлений, собирать подписи и знакомить работников с приказами вручную. Сотрудники оформляют отпуска самостоятельно — с компьютера или в мобильном приложении. Работник выбирает тип отпуска и даты в календаре — система автоматически формирует заявление и приказ. Остается подписать и отправить руководителю на согласование.

Шаг 6. Отразите отсутствие в табеле. Если используете форму табеля учета рабочего времени Т‑12 или Т‑13, впишите следующие кодовые обозначения:

Если используете свою форму табеля учета рабочего времени, вносите обозначения согласно утвержденным ЛНА.

Шаг 7. Внесите сведения в личную карточку сотрудника. Если ваша организация продолжает использовать личные карточки работников, сведения об отпуске рекомендую отражать в кадровых документах по внутренним правилам учета. Например, если ведете форму карточки Т‑2, сведения о предоставлении отпуска за свой счет нужно внести в раздел 8 «Отпуск»:

Как отпуск за свой счет влияет на трудовой стаж

Влияние на стаж для оплачиваемого отпуска. Если сотрудник берет отпуск за свой счет, важно учитывать его влияние на отпускной стаж. В стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включаются только первые 14 календарных дней такого отпуска за рабочий год. Если неоплачиваемый отпуск длится дольше, дни сверх этого лимита из стажа исключаются, а окончание рабочего года переносится на соответствующее количество дней.

Влияние на страховой стаж. Отпуск без сохранения заработной платы исключается из страхового стажа, который учитывается при назначении пенсии. Но если работник оформил отпуск за свой счет для ухода за инвалидом I группы, ребенком‑инвалидом или за человеком старше 80 лет, этот период включается в страховой стаж (п. 6 ст. 12 закона № 400‑ФЗ).

Влияние на специальный стаж. Отпуск за свой счет не включается в специальный стаж, который дает право на досрочную пенсию. Это касается, например, педагогов, медицинских работников и сотрудников, занятых на работах с вредными условиями труда. Если такой сотрудник планирует длительный неоплачиваемый отпуск, предупредите его о последствиях: период отсутствия не будет учитываться при расчете льготного стажа для досрочного выхода на пенсию.

5 популярных ошибок

Принуждать работника взять неоплачиваемый отпуск. Отпуск за свой счет можно предоставить исключительно по инициативе работника. Принуждать работника написать заявление — грубое нарушение норм трудового законодательства. Последствия для работодателя — от предупреждения до дисквалификации.

Оформлять отпуск за свой счет при простое. Заменять простой отпуском без сохранения заработной платы категорически запрещено. Обо всех простоях работодатель обязан сообщать в Центр занятости населения. К тому же простой входит в страховой стаж, а отпуск за свой счет по общему правилу — нет.

Неправильно заполнять табель. Неверные коды приводят к ошибкам в расчете зарплаты и претензиям инспекции. Например, если работодатель использует стандартные общепринятые обозначения и в табеле вместо кодового обозначения «ДО» вносит «ОТ» — ежегодный оплачиваемый отпуск.

Считать, что льготнику нельзя предоставить отпуск сверх установленного лимита. Закон определяет минимальный объем гарантий для работника. По соглашению сторон отпуск за свой счет может быть и более продолжительным.

Не учитывать праздничные дни. Если праздничные дни выпадают на период отпуска без содержания, то отпуск не продлевается, как в случае с ежегодным отпуском. Дни праздников включаются в период отпуска. Например, если работник пишет заявление о предоставлении ему 5 календарных дней с 01.05.2026 по 05.05.2026, то отпуск заканчивается 05.05.2026 и на работу сотруднику необходимо выйти 06.05.2026. В табеле же весь этот период обозначается кодом «ДО».

Как табель в Saby разгружает кадрового специалиста

В системе кадрового учета Saby табель заполняется автоматически — по графику, отметкам в расписании или данным электронной проходной. Чтобы оформить отпуск, сотрудник сам выбирает нужные даты в календаре и отправляет на согласование. Перед тем как сформировать приказ, система учтет праздничные дни в зависимости от вида отпуска. Если отпуск неоплачиваемый, праздничные дни его не продлевают. Saby автоматически учтет это и отобразит в табеле — ответственному не нужно будет заполнять его вручную.

Система автоматически включает праздничный день (1 мая) в отпуск за свой счет

Система автоматически исключает праздничный день (1 мая) из оплачиваемого отпуска

Штрафы за нарушения

Если инспекция труда установит нарушение порядка предоставления отпуска за свой счет, работодателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Кроме административной ответственности, всегда помните, что работник имеет право обратиться в суд с иском о принудительном предоставлении отпуска и компенсации морального вреда. Важно учитывать, что ответственность наступает только при наличии вины работодателя. Если будут выявлены другие нарушения, штрафы могут суммироваться. Также компанию могут внести в реестр недобросовестных работодателей и отразить информацию о нарушениях, опубликовав на сайте ГИТ.

Как долго хранить документы по отпускам

Документы на отпуск за свой счет нужно хранить разное время. Всё зависит от места хранения документов и категории работника.

Правовая база для оформления отпуска за свой счет

Рассмотрим основные нормативные положения, которые регулируют порядок и основания для предоставления отпуска без сохранения заработной платы.