Гибкий график без ошибок: как сделать удобно и законно
Гибкий график помогает сотрудникам лучше совмещать работу и личную жизнь, а компаниям — повысить вовлеченность и удержать ценных специалистов. Чтобы такой режим не стал поводом для споров с трудовой инспекцией, его нужно правильно оформить. В статье разберем, как установить гибкий график, какие документы подготовить и что учесть работодателю.
Что такое гибкий график
Гибкий график работы — это не новомодное явление. Первый раз понятие гибкого времени появилось в трудовом законодательстве еще в 1984 году. Устанавливали его только женщинам с детьми. В наше время гибкое время может устанавливаться любому сотруднику (ст. 102 ТК РФ). После пандемии ковида такой режим работы стал особенно популярен.
Сотруднику с гибким графиком работы больше не нужно вставать слишком рано, чтобы успеть к началу работы. В зависимости от загруженности сотрудник может самостоятельно определить, когда начать и закончить работу. Он может трудиться разное количество часов в разные дни. Например, сегодня он присутствовал только 6 часов, зато завтра отработает 10. В сумме норма будет выполнена.
Режим гибкого времени можно комбинировать с другими режимами. Например, удаленной работой или гибридом.
Не путайте гибкий и скользящий графики
Часто работодатели путают понятия гибкого и скользящего графика. Это не одно и тоже. Скользящий график — это предоставление выходных работнику в разные недели в разные дни. Например, на одной неделе это могут быть суббота и воскресенье, на следующей — понедельник, вторник, на третьей — среда, четверг и т. д.
Отличия гибкого и скользящего графика
| Гибкий график | Скользящий график | |
|---|---|---|
| Время начала и окончания работы | Могут варьироваться | Строго регламентированы |
| Дневная норма рабочего времени | Не устанавливается. Вводится суммированный учет. Норма должна выполняться за учетный период (месяц, квартал, полугодие, год) | Устанавливается |
| Выходные | Определяются в трудовом договоре | Устанавливаются графиком работы, который доводится до сотрудника за 30 дней до его введения |
| Праздники | Работники отдыхают | Смены, выпавшие на праздничные дни, оплачиваются по двойному тарифу |
Как оформить гибкий график работы
Работа на гибком графике обязательно фиксируется в трудовом договоре. Чтобы вы смогли контролировать выполнение задач и соблюдение трудовой дисциплины, пропишите в трудовом договоре следующие договоренности:
1️⃣ Диапазон времени начала и окончания работы. Например, гибкое начало рабочего дня с 8:00, окончания — 21:00. В этих пределах сотрудник может сам решать, когда ему приступать к своим обязанностям, а когда заканчивать. Можно задать разные диапазоны на разные дни недели или несколько вариантов для одного типа времени.
2️⃣ Фиксированное время присутствия на рабочем месте в течение дня. Например: время обязательного присутствия на рабочем месте — с 11:00 до 12:00 и с 13:00 до 15:00.
3️⃣ Обеденное время. Советуем определить его в середине фиксированной части рабочего дня. Время обеда лучше сделать такое же, как для всей компании. Так сотрудник больше будет пересекаться с остальным коллективом. Если это не принципиально, то можете указать диапазон.
Сотрудник может трудиться разное количество часов в разные дни. Отработанные часы отражаются в табеле. Чтобы соблюдать норму, применяют суммированный учет рабочего времени. Учетный период устанавливают до одного года (ст. 104 ТК РФ).
Как перевести сотрудника на гибкий график
В одностороннем порядке руководитель перевести сотрудника не сможет. Так же, как и работник не может настаивать на гибком графике, если руководитель не готов предложить такую занятость.
Важно правильно документально оформить процедуру, чтобы при возникновении трудового спора компания могла доказать свою позицию. Инспектора ГИТ и суды всегда встают на сторону работника как заведомо более слабой стороны.
Рассмотрим пример. Работница трудилась на стандартной пятидневке в офисе. Позже ей был установлен гибкий график работы: удаленка и нахождение в офисе по соглашению сторон. И в таком режиме она трудилась достаточно продолжительное время. Ей платили полную заработную плату и премии по результатам работы. Однажды работодатель издал приказ об аннулировании трудового договора, мотивируя это тем, что сотрудница постоянно прогуливает или вообще не появляется на работе.
В ходе разбирательств выяснили, что при переводе работодатель не оформлял никаких документов и по бумагам она должна трудиться в офисе полный день. На основании этого работодатель и решил избавиться от сотрудницы.
Однако по решению суда (Решение Кузьминского районного суда г. Москвы от 17.09.2020 г. по гражданскому делу № 2-2870/20) работницу не только восстановили на работе в прежней должности, но и обязали выплатить средний заработок за весь период вынужденного прогула, задолженность по заработной плате и компенсацию за неиспользованный отпуск.
Изменить график можно по заявлению сотрудника или предложению работодателя. Оба документа лучше оформить письменно. Предложение подготовьте в двух экземплярах и получите подпись работника о согласии. Например: «Предлагаем установить гибкое начало рабочего дня — с 9:00 до 11:00, окончание — с 18:00 до 20:00».
Договоренности о гибком графике фиксируют в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Чем сложнее схема, тем труднее контролировать рабочее время. Решить эту задачу поможет пропускная система — она фиксирует приход и уход, считает отработанные часы. Условие о ее применении укажите в локальных нормативных актах.
Чек‑лист по оформлению гибкого графика
При приеме на работу:
- пропишите график работы в трудовом договоре;
- условие о гибком графике укажите в приказе;
- отправьте отчет в СФР в день приема или на следующий рабочий день.
При переводе на гибкий график:
- подпишите у сотрудника предложение установить гибкий график или получите от него заявление;
- оформите дополнительное соглашение;
- подготовьте приказ на перевод;
- отправьте отчет в СФР до 25 числа месяца, следующего за отчетным, если помимо гибкого времени установили сотруднику:
- режим дистанционной работы;
- режим неполного рабочего времени (неполная рабочая неделя или неполный рабочий день).
Видеоматериалы по теме
