Как правильно оформить и оплатить сверхурочную работу
Работодатели стали получать больше штрафов при оформлении сверхурочных. Потому что с 1 сентября 2024 года изменили положения ст. 152 ТК РФ, и теперь расчет выплат производится по‑новому. В материале разберем основные ошибки, которые совершают кадровики и бухгалтеры, расскажем, как сделать правильно.
Вы узнаете:
Что такое сверхурочная работа
Иногда сотрудники что‑то не успевают в течение дня и задерживаются вечером или наоборот приходят раньше. Такие отклонения начала и окончания рабочего дня сверхурочными считаться не будут, сотрудники перерабатывают по своей инициативе. И работодатель не обязан предоставлять им какие‑либо гарантии. Другая ситуация, если задержаться просит руководитель. В этом случае переработка должна оплачиваться или оформляется отгул.
Если неправильно оформить сверхурочную работу, есть риск нарваться на долгие разбирательства с контролирующими органами.
Какой может быть продолжительность работы сверх нормы
Чтобы у одного работника не накопилось «лишних» часов, нужно вести их строгий учет. Обязательно фиксируйте сверхурочку в табеле. Обычно сверхурочные обозначают кодами: «С». Если дополнительные работы в компании возникают часто, то удобно фиксировать их учет в отдельной таблице, чтобы не перелистывать каждый раз табели.
Ведите кадровый учет в Saby
- система заполнит табель автоматически на основании графика, расписания или данных электронной проходной
- покажет, кто и сколько переработал за месяц
- проверит, совпадает ли время по табелю с реально отработанным
Как оформить сверхурочку
Часто сверхурочная работа появляется срочно, и руководители в моменте просят остаться на работе для завершения какой‑нибудь задачи. Например, машина поставщика задерживается в пути и разгрузить ее можно уже только после окончания смены. Или бухгалтеру поступило срочное требование из налоговой инспекции, на которое нужно ответить уже завтра.
Немногие сотрудники решаются перечить начальству, поэтому доделывают нужные задачи, не требуя предварительного оформления всех документов. В свою очередь руководитель, находясь в авральном режиме, может забыть передать информацию о дополнительных часах в отдел кадров.
Обнаружится ситуация, только когда сотрудники не досчитаются доплаты. Некоторые будут выяснять ситуацию внутри организации, а другие сразу пойдут в ГИТ. И здесь компания точно нарвется на штраф.
Как правильно
- Прежде чем привлекать к сверхурочке сотрудника, ч. 2 ст. 99 ТК РФнужно получить письменное согласие. Не нужно получать согласия, если привлекаете персонал ч. 3 ст. 99 ТК РФк работам:
- по предотвращению катастрофы;
- ликвидации производственной или иной аварии;
- в период чрезвычайного или военного положения, введенного властями.
- Издать приказ о привлечени к сверхурочной работе.
- Внести данные в табель учета рабочего времени (обозначения: «С» или «04»).
Скачивайте шаблоны документов для оформления сверхурочной работы:
Не забывайте оформлять переработку и дистанционным сотрудникам, если прописали в договоре режим работы. Если же в трудовом договоре указано, что в соответствии со ст. 312.4 ТК РФ режим работы и отдыха работник устанавливает по своему усмотрению, то оплачивать дополнительные часы не нужно.
Как оплачивать сверхурочку
- Вариант 1. Начислите оплату переработки в заработную плату месяца, в котором она была. Для суммированного учета сверхурочные оплачиваются по итогам учетного периода. Рассчитайте оплату: ст. 152 ТК РФпервые 2 часа — минимум в полуторном размере, последующие — в двойном.
Чтобы заплатить за сверхурочку больше установленного законом, нужно зафиксировать повышающие коэффициенты в ЛНА или коллективном договоре. Но помните, что потом изменить коэффициенты в одностороннем порядке работодатель не сможет. Потребуется согласие коллектива.
- Вариант 2. Работник по его письменному желанию может заменить повышенную оплату дополнительным выходным. В этом случае сверхурочные часы оплатите в обычном размере и предоставьте время отдыха не менее отработанного.
Сверхурочные ночью, как платить
| Доплата | Сверхурочные | Ночные | Сверхурочные + Ночные |
|---|---|---|---|
| Первые 2 часа | 50% | 20% | 50% + 20% |
| Последующие | 100% | 100% + 20% |
Доплаты рассчитывайте отдельно за сверхурочные и отдельно за ночные часы. Коэффициенты перемножать не нужно. Например, переработка составила 3 часа, 2 из них выпали на ночное время. Один час работы сотрудника стоит 1 000 ₽.
Рассчитаем доплату за переработку: 1 000 × 0,5 × 2 ч + 1 000 × 1,0 × 1 ч = 2 000 ₽.
Рассчитаем доплату за ночные часы: 1 000 × 0,2 × 2 ч = 400 ₽.
Итого оплата: 1 000 × 3 ч + 2 000 + 400 = 5 400 ₽.
Если сотрудник решил взять отгул вместо повышенной оплаты, то сверхурочные часы оплатите в обычном размере и предоставьте отдых не менее отработанного плюс сделайте доплату за ночное время +20%. Получится, что доплаты за переработку не будет, а за ночное время будет.
Кого работодателю нельзя привлекать к сверхурочке
Привлечь к переработке можно не всех, даже если они согласны. Перерабатывать не могут:
- беременные;
- несовершеннолетние, кроме спортсменов, артистов и некоторых других профессий (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ);
- сотрудники, оформленные по ученическим договорам;
- имеющие ограничения по здоровью, оформленные медицинским заключением.
Есть сотрудники, которые могут отказаться от переработки даже в чрезвычайных ситуациях. Это:
- инвалиды;
- женщины, воспитывающие детей до 3 лет;
- работники, воспитывающие детей‑инвалидов;
- опекуны;
- сотрудники, ухаживающие за больными членами семьи (при наличии медицинского заключения).
Для таких категорий оформляйте письменное уведомление каждый раз перед переработкой. В нем укажите, что они не обязаны работать сверхурочно. Согласие на переработку можно получить сразу на этом документе.
Какие санкции грозят работодателю при неправильном оформлении
Видеоматериалы по теме
