Как оформить должностную инструкцию
Должностная инструкция (ДИ) — документ, определяющий функциональные обязанности сотрудника на занимаемой им должности. В ДИ прописываются полномочия работника, его права и ответственность, а также требования к его квалификации и меры поощрения.
Должностные инструкции работников не упоминаются в ТК РФ, и порядок их составления не урегулирован нормативными правовыми актами. Федеральная служба по труду и занятости уполномочивает работодателя самостоятельно решать, каким образом оформить и утвердить должностную инструкцию. В статье расскажем, как это сделать.
Вы узнаете
- Зачем нужны должностные инструкции и что будет, если их не делать
- Какие бывают должностные инструкции и кто их составляет
- Как правильно составить должностную инструкцию
- Топ‑3 ошибки при составлении должностных инструкций
- На что смотрит ГИТ при проверке
- Образцы должностных инструкций
- Резюме: что важно запомнить
Зачем нужны должностные инструкции и что будет, если их не делать
Так как в Трудовом кодексе ничего не сказано о ДИ, то и ответственности за их отсутствие не предусмотрено. Исключение — некоторые профессии, для которых наличие ДИ обязательно. Например, со своими должностными инструкциями обязан ознакомиться работник частного охранного предприятия.
Несмотря на отсутствие требований Трудового кодекса, наличие ДИ существенно облегчает взаимоотношения работодателя и сотрудников. Они помогают:
- определить критерии, по которым можно оценить успешность прохождения испытательного срока;
- определить критерии оценки выполнения сотрудником своих функциональных обязанностей;
- распределить обязанности между сотрудниками;
- обосновать временный перевод сотрудника на другую работу;
- обосновать отказ в приеме на работу.
Наличие должностной инструкции позволяет работодателю привлечь работника к дисциплинарной ответственности в случае, если он не исполняет прописанные в ней обязанности. А для работника — это возможность четко понимать требования работодателя и оспорить его неправомерные претензии.
КЭДО от Saby упрощает работу с должностными инструкциями
- Создавайте свои или используйте готовые
- Устанавливайте сроки ознакомления
- Формируйте листы ознакомления
Какие бывают должностные инструкции и кто их составляет
Обычно работодатели вводят должностную инструкцию в документооборот через правила внутреннего трудового распорядка. Должностные инструкции могут быть прописаны в трудовом договоре или являться самостоятельным документом. В последнем случае они, по сути, являются локальными нормативными актами. Между этими видами ДИ есть принципиальная разница: в трудовом договоре определяются функциональные обязанности конкретного сотрудника, а в локальном нормативном акте — любого сотрудника, занимающего данную должность.
Например, должностные инструкции менеджера по продажам могут быть разработаны задолго до принятия на эту вакансию конкретного сотрудника и распространяться на всех менеджеров по продажам в компании. А вот функционал генерального директора персонифицирован и, скорее всего, будет прописан под конкретного человека.
На практике работодатели предпочитают определять основной функционал работника в трудовом договоре, а в локальном нормативном акте дополнительно прописывать подробности: порядок выполнения работ, перечень обязательных для соблюдения нормативно-правовых актов и прочее.
От вида должностной инструкции зависит и порядок внесения изменений. Если инструкция — часть трудового договора, любые изменения вносятся с согласия обеих сторон. Локальный нормативный акт работодатель может менять в одностороннем порядке с последующим ознакомлением работников.
В ТК не сказано, кто именно должен разрабатывать должностные инструкции. Обычно это делает HR-менеджер совместно с руководителями отделов. Иногда к разработке должностных инструкций привлекают юриста или самих работников.
Как составить должностную инструкцию
К оформлению должностных инструкций нет жестких требований. Однако в интересах работодателя как можно более подробно прописать функциональные обязанности сотрудника.
Структура должностной инструкции может быть такой:
- общие положения;
- функции и должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимоотношения с другими сотрудниками компании;
- требования к квалификации;
- критерии оценки работы.
Должностная инструкция должна быть утверждена руководителем компании и подписана работником.
В КЭДО от Saby руководитель сможет в один клик утвердить должностную инструкцию, а работник — ознакомиться с документом и подписать его
Топ‑3 ошибки при составлении должностных инструкций
- Не указываются требования к квалификации и опыту работника.
Четко прописанные квалификационные требования позволяют обоснованно отказать в приеме на работу или уволить сотрудника за предоставление заведомо ложных сведений об образовании или опыте работы.
- Инструкция формальная, состоит из общих фраз.
Грамотно составленные должностные инструкции облегчают жизнь и работнику, и работодателю. Формальный документ не позволит обоснованно требовать от работника исполнения своих трудовых обязанностей.
Не стоит дублировать в должностной инструкции нормы трудового права. Например, право сотрудника на ежегодный отпуск. Трудовой кодекс приоритетнее должностной инструкции и гарантирует работнику отпуск в любом случае. Но работодатель может определить порядок предоставления отпуска, возможность делить его на части, получать дополнительные отпускные дни за определенные достижения в работе и т. д.
- Работник не ознакомлен с должностной инструкцией.
Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией при принятии на работу. Это должно быть подтверждено его подписью.
На что смотрит ГИТ при проверке
Государственная инспекция по труду не привлекает работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций в виде самостоятельного нормативного акта. Закон позволяет работодателю самостоятельно решать, каким образом будут оформлены трудовые обязанности работников.
Однако каждый работник должен быть осведомлен о своем функционале. При проверке инспектор может обратить внимание на то, когда именно работник был ознакомлен со своими трудовыми обязанностями. Это должно быть сделано при приеме на работу.
При проверке трудового договора инспектор смотрит, включен ли в него перечень трудовых функций работника, в соответствии со штатным расписанием, профессией, квалификацией и т. д.
Образцы должностных инструкций
Резюме: что важно запомнить
- Грамотно составленные должностные инструкции упрощают взаимодействие работодателя с работниками.
- Должностные инструкции могут быть включены в трудовой договор или являться локальным нормативным актом. Иногда имеет смысл прописать в договоре основной функционал, а в локальном акте определить детали.
- Каждый сотрудник должен быть ознакомлен со своими должностными инструкциями при приеме на работу.
- Должностные инструкции можно пересматривать и менять. Работодатель должен своевременно уведомить работника об изменениях и попросить его подписать обновленный документ.
Переходите на КЭДО от Saby, чтобы автоматизировать работу с должностными инструкциями и другими кадровыми документами
Видеоматериалы по теме
