Что меняется для работников и работодателей в 2026
В статье рассказываем о ключевых кадровых и зарплатных изменениях 2026 года, которые влияют на кадровую работу, расчет зарплаты и отчетность. Даем практические рекомендации, какие локальные акты, трудовые договоры и формы отчетности нужно обновить работодателю, чтобы избежать штрафов.
Что меняется в 2026
Кадровые документы в 2026: что поменять работодателю
В 2026 году работодателям придется пересмотреть кадровые документы из-за нового классификатора профессий и изменений в правилах увольнения иностранных работников. Ошибки в формулировках могут привести к штрафам и потере льгот сотрудниками.
Обновили наименования должностей по классификатору: сверьте ШР, ЛНА и ТД
С 1 января 2026 года ввели новый Общероссийский классификатор профессий ОК 016–2025, который заменяет действующий с 1994 года ОК 016–94 (Приказ Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст).
Что это значит. Наименования должностей и профессий в штатном расписании, трудовых договорах, ЛНА и отчетности должны обязательно соответствовать новому классификатору и официальным кодам, если должность связана с льготами, ограничениями или требованиями к квалификации (ст. 57 ТК РФ). Иначе ваши работники рискуют потерять льготы, связанные с вредной профессией и работой, а компанию могут обвинить в нарушении трудового законодательства.
Что делать. Провести сверку штатного расписания с ОК 016–2025 и определить, где потребуется корректировка формулировок, а где можно сохранить прежние названия без риска.
Если работаете в Saby, система подскажет несоответствие должности новому классификатору
Разрешили увольнять иностранцев из-за изменения региональных квот
Правительство ежегодно устанавливает долю иностранных работников, лиц без гражданства, которые могут работать на предприятиях определенных отраслей (квоту).
Региональные власти тоже могут устанавливать квоты в своих регионах с учетом Постановления Правительства о квотах на 2026 год (№ 1995 от 05.12.2025).
Раньше работодатель имел право прекратить трудовой договор с иностранцем при уменьшении федеральных квот. А при уменьшении региональных квот такого права по ТК РФ не имел.
С 1 марта 2026 года в п. 9 ст. 327.6 ТК РФ внесли изменения и официально закрепили право работодателей прекращать ТД с иностранцами в связи с изменением региональных квот.
Что это значит. Стало проще избежать штрафа в 800 тыс. ₽ за нарушение квот (ч. 1 ст. 18.17 КоАП РФ). Появилось официальное основание для прекращения ТД с иностранцем.
Электронный документооборот в кадрах в 2026 году
Кадровый документооборот в 2026 году продолжает активно уходить в цифру. Электронные медкнижки, справки об инвалидности и цифровой воинский учет меняют привычные процессы и требуют корректировки локальных актов и инструкций.
Переносят медкнижки в электронный формат
С 1 сентября 2026 личные медицинские книжки работников будут только в электронном виде. Бумажный формат исключают, если, конечно, опять не отложат нововведение. Приказ Минздрава от 30.07.2025 № 457н.
Если кандидат будет оформлять медкнижку впервые, то с 1 сентября 2026 года ему уже выдадут только электронный вариант.
👉 Как работать с электронными медкнижками и что делать с бумажными
Переводят воинский учет в цифровые реестры и делают призыв круглогодичным
С 2026 года мероприятия по призыву проходят в течение всего календарного года, а воинский учет активно переводят в цифровой формат. Основание: закон от 04.11.2025 № 412-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 26.08.2025 № 1276, Указ Президента РФ от 29.12.2025 № 998.
Что это значит. Повестки могут поступать в любое время года, в том числе в электронном виде, а сведения о работниках все чаще сверяются через реестр воинского учета.
Что делать. Актуализировать документы воинского учета, обучить ответственных работе с электронными выписками.
Вводят электронные справки об инвалидности
С 1 марта 2026 года справки об инвалидности формируются только в электронном виде и направляются гражданину через портал «Госуслуг» (Постановление Правительства РФ от 03.02.2025 № 91).
Что это значит: Работник больше не обязан приносить бумажную справку, а работодатель не вправе ее требовать, если сведения можно подтвердить электронно. Бумажные справки будут действовать до окончания срока установленной в них инвалидности.
Что делать. Обновить ЛНА и инструкции для кадровой службы, исключив требования о предоставлении бумажных справок.
Станет ли КЭДО обязательным в 2026 году
На начало 2026 года кадровый ЭДО в трудовой сфере не является обязательным для компаний, ИП и госорганов.
Ожидается, что КЭДО может стать обязательным после завершения кадрового эксперимента по использованию электронных документов в кадровой работе отдельных федеральных органов исполнительной власти.
Эксперимент завершится 29 мая 2026 г. (ПП РФ 413 от 18.03.2023 г.). Сейчас в нем участвуют: Министерство цифрового развития, Министерство труда, Министерство финансов, Минрегионразвития, ФНС и ряд других госструктур.
Минтруд России в январе 2026 г. уже заявил о разработке законопроекта, который позволит вести КЭДО с использованием национального мессенджера. Если поправки примут, то работники смогут запрашивать в МАХ графики отпусков, справки, подавать заявления. Информация опубликована 22.01.2026 в официальном канале Минтруда.
Отчетность кадровика и бухгалтера в 2026 году
В 2026 году действуют обновленные формы кадровой и статистической отчетности, а также новые правила заполнения ЕФС-1. Ошибки в формах или сроках сдачи могут привести к отказу в приеме отчетов и штрафам.
Изменили правила заполнения ЕФС-1
С начала 2026 года действует обновленная форма ЕФС-1, порядок ее заполнения и электронные форматы данных (приказы СФР от 17.11.2025 № 1462 и № 1463).
Что это значит. Больше не надо подавать ЕФС-1 в течение 3 дней после получения заявления на отпуск по БиР, теперь эту информацию сдаем в годовом отчете. В форме по строке «Численность инвалидов» теперь указывают не общее количество сотрудников-инвалидов, а число тех, по кому в отчетном периоде начислили взносы на травматизм.
Что делать. Изучайте информацию. Например, статьи в журнале Saby для кадровиков и бухгалтерии.
👉 Как отчитываться о стаже по форме ЕФС-1 в 2026
👉 Как заполнять сведения о взносах на травматизм в ЕФС-1 в 2026
Обновили формы отчетности Росстата по труду и зарплате
Росстат скорректировал на 2026 год формы отчетности по численности, условиям труда и заработной плате, обновил указания по их заполнению (Приказы Росстата 348, 349 от 22.07.2025, 751 от 25.12.2025, 758 от 26.12.2025).
Собрали в таблицу обновленные формы Росстата за 2026 для коммерческих организаций и ИП:
| Отчет | Кто сдает | Как часто |
|---|---|---|
| № 1-предприятие «Основные сведения о деятельности организации» | Все, кроме субъектов МСП и сфер финансовых услуг, адвокатов и др. | Ежегодно |
| № 1 (рабочая сила) «Сведения о составе затрат организации на рабочую силу» | Сфера: строительство, гостиницы, общепит, торговля и др., кроме микропредприятий | Раз в 4–5 лет |
| № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу с вредными и (или) опасными условиями труда» | Сферы: сельское, лесное хозяйство, добыча ископаемых, производство одежды, полиграфическая, строительство, перевозки, складирование и др., кроме субъектов МСП | Ежегодно |
| № 57-Т «Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям» | Все, кроме субъектов МСП и сфер: страхование, финансы, соцобеспечение, ремонт техники | Раз в 2 года, до 31 октября |
| № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников» | № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников» При средней численности свыше 15 человек, включая совместителей и работников по ГПД | Ежеквартально |
| № 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате» | Все, при просроченной задолженности по зарплате | Ежемесячно |
| № 1-ИП «Сведения о деятельности индивидуального предпринимателя» | Все ИП, кроме розничной торговли, адвокатов | Ежегодно |
| № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников» | НКО | Ежегодно |
Что это значит. По неверной форме отчет не примут, за нарушение сроков сдачи оштрафуют.
Что делать. Проверить, какие формы обязана сдавать организация, и соблюдать сроки сдачи.
Частые ошибки в отчетности в 2026 году
- сдача не той формы;
- нарушение сроков;
- неверная численность;
- расхождения с ЕФС-1.
Как узнать, какие отчеты сдавать в статистику?
Воспользуйтесь подсказками в системе Saby или введите ИНН организации на сайте Росстата и получите полный список отчетов, которые Росстат ожидает от вашей организации.
Проверки ГИТ и судебная практика в 2026
Проверки трудовой инспекции в 2026 году проходят с учетом обновленных процедур и чек-листов. Дистанционный формат проверок не снижает риски работодателя, а упрощает доступ трудовых инспекторов к компаниям.
Обновили порядок проведения проверок ГИТ
В 2026 году проверки ГИТ будут проходить по правилам Положения о госконтроле за соблюдением трудового законодательства, которое действовало в 2025 году. Но есть и ряд изменений:
- Обязательный профилактический визит может длиться до 10 рабочих дней, раньше не больше 8 часов.
- Инспекционные визиты, рейдовые осмотры и выездные проверки разрешено проводить дистанционно, в том числе через видеоконференцсвязь ВКС и мобильное приложение «Инспектор».
- Частота проверок по-прежнему зависит от категории риска работодателя, а инспекции должны будут строже оценивать травматизм и долги по зарплате.
Что это значит. Продолжаем работать, как и раньше, внимательно, четко и без нарушений трудового законодательства.
Изменили чек-листы для проверки работодателей
В 2026 году госорганы применяют обновленные в конце года формы проверочных листов (контрольных вопросов) для осуществления надзора за соблюдением трудового законодательства. См. приказ Роструда от 22.07.2025 № 198, вступивший в силу с 4.11.2025.
Обновления коснулись 4 моментов и связаны с изменившимся законодательством:
- труд несовершеннолетних по ст. 268 ТК РФ;
- труд на подземных работах по правилам проверки квалификации работников подземных профессий из Постановления Правительства РФ от 24.04.2025 № 551;
- работа с вредными и опасными условиями труда с учетом порядка предоставления дополнительных отпусков за вредные условия из постановления от 08.05.2025 № 615;
- деятельность организаций по СОУТ в связи новыми типовыми формами договоров о полной материальной ответственности из приказа Минтруда от 16.04.2025 № 251н.
Что делать. Проверьте, учитываете ли новые нормы при приеме несовершеннолетних и работников на вредные и подземные работы. Организациям, которые проводят СОУТ, важно проверить уставы и внутренние регламенты.
Судебная практика, которую придется учитывать в 2026
Суды в 2025–2026 годах сформировали важные позиции по увольнениям, больничным, оплате труда и компенсациям. Эти решения уже влияют на работодателей и увеличивают цену ошибок в трудовых спорах.
Напомнили: нельзя увольнять на больничном, даже если работодатель не знал о болезни
- Работник не обязан уведомлять работодателя о продлении электронного больничного. Компания должна сама об этом знать, поскольку получает эти сведения автоматически.
- Уволить во время больничного по инициативе работодателя нельзя даже совместителя, даже по ст. 288 ТК РФ, когда на место совместителя принимают работника по основному месту работы.
См. п. 8 Обзора ВС РФ №4 от 22.12.2025, Определение СК ВС РФ18-КГПР24-358-К4 от 03.02.2025.
Что делать. Организовать получение информации о статусе электронных больничных так, чтобы принимающие решение об увольнении узнавали о больничных вовремя. Не перекладывать на работников обязанность по информированию о больничном.
Трудовые споры стали еще дороже
Проценты по ст. 236 ТК РФ начисляются даже на компенсацию морального вреда — признал Конституционный суд РФ. Раньше суды и работодатели считали иначе.
См. Постановление КС от 15.12.2025 № 44-П.
Что делать. При трудовых спорах учитывать, что затяжка исполнения решения увеличивает размер затрат работодателя. Ожидаем корректировок в ст. 236 ТК РФ.
Уточнили расчет среднего заработка за донорские дни
Донорам крови при сменном режиме работы и (или) суммированном учете рабочего времени нужно оплатить день сдачи крови и день предоставленного отдыха исходя из количества часов в конкретной рабочей смене. Раньше отдельные работодатели оплачивали донорам средний заработок исходя из 8-часового рабочего дня, а не количества часов смены, например 12 часов.
См. п. 9 Обзора ВС РФ 4 от 22.12.2025, Определение СК ВС РФ10-КГ24-2-К6 от 24.02.2025.
Что делать. Используйте для расчетов с работниками автоматизированные системы, например Saby.
Обратили внимание на достоверность результатов СОУТ
Как вы знаете, на размер уплачиваемых страховых взносов влияет состояние охраны труда в организации, которое оценивают в том числе по результатам СОУТ и проведенных медосмотров. Если эти результаты искажать, то могут наказать. Судебные прецеденты есть.
Одна организация неверно указала информацию о количестве рабочих мест, на которых проведена спецоценка условий труда, и о числе работников, подлежащих медосмотрам. За счет этого компания получила максимальную скидку к страховому тарифу на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (ПП 524 от 30.05.2012). После выявления ошибки в отчетности работодателю доначислили: 3,8 млн ₽ недоимки по страховым взносам, 1,5 млн ₽ пени, 760 тыс. ₽ штраф.
Постановление 13 ААС от 10.01.2026 № 13АП-20786/25.
Что делать. Ошибки в отчетности могут стоить миллионы. В этом деле компании удалось снизить размер штрафа в 25 раз, они смогли доказать, что ошибка была «техническая», а штраф несоразмерен допущенному нарушению.
Что проверить работодателю в 2026 году
Изменения 2026 года требуют от работодателей системного подхода к кадрам и расчетам зарплаты. Чем раньше обновить документы и процессы, тем ниже риск штрафов, доначислений и судебных конфликтов.
Используйте наш чек лист, чтобы снизить риск штрафов, доначислений и трудовых споров.
- Штатное расписание и наименования должностей. Проверьте соответствие должностей новому классификатору ОК 016–2025, особенно по профессиям с льготами, ограничениями и требованиями к квалификации.
- Трудовые договоры и ЛНА. Убедитесь, что формулировки должностей, условий труда и оснований увольнения актуальны и не противоречат изменениям 2026 года.
- Региональные квоты на долю иностранных работников. Проверьте региональные квоты, в случае их изменений указывайте обновленные основания для прекращения ТД с иностранцами.
- Процессы электронного документооборота. Актуализируйте ЛНА с учетом электронных медкнижек, электронных справок об инвалидности и цифрового воинского учета. Исключите требования о бумажных документах там, где они больше не нужны
- Воинский учет работников. Обновите сведения, обучите ответственных работе с электронными реестрами.
- Кадровую и статистическую отчетность. Контролируйте актуальность форм ЕФС-1 и отчетов Росстата, сроки их сдачи и корректность показателей.
- Готовность к проверкам и судебным спорам. Сверьте работу с обновленными чек-листами ГИТ и учтите судебную практику, которая влияет на увольнения, больничные и расчеты выплат.