Обязанности, которые нельзя перекладывать на кадровика (но все упорно пытаются)

Инна Иванова, эксперт по КДП, 15+ лет работы в отделе кадров

Кадровик оформляет трудовые договоры, отслеживает отпуска, увольнения и соблюдение ТК РФ. Но его часто нагружают дополнительными задачами, что приводит к ошибкам, штрафам и срыву процессов. Разберем, какие функции не должен делать кадровик, почему и чем это может обернуться.

Подбор персонала

Блок работы с персоналом достаточно обширен и включает в себя несколько направлений:

подбор,
КДП,
адаптация,
мотивация,
обучение и т.д.

Все это разные специальности, и каждая из них требует если не отдельного образования, то конкретных узких профессиональных навыков.

Некоторые компании объединяют все три направления в одно. Так как очень часто задачи по кадрам могут пересекаться, перетекать одна в другую. Это оправдано для маленьких компаний с небольшой численностью. Однако когда число работников перевалит определенный предел (для каждой организации он свой), качество работы специалиста‑универсала начинает страдать. Он уже не справляется с возросшей нагрузкой. Если больше внимания уделяется кадровому делопроизводству, то подбор уходит на второй план. Начнется дефицит кадров, что скажется на эффективности.

Для оптимизации работы отдела персонала советуем придерживаться следующих значений:

на 1 менеджере по персоналу — 100–150 человек из числа работников;
на 1 кадрового работника — 200–300 человек;
на 1 рекрутера — 10–15 вакансий.

Когда один специалист уже не может закрыть потребность компании во всей кадровой работе, придется расширить штат. Рекрутинг — отдельная сфера, которая имеет множество своих инструментов (поиск кандидатов по базам, переманивание ключевых специалистов области, назначение и проведение собеседований). Рекрутер сможет закрывать вакансии в кратчайшие сроки, кадровик поддерживать в порядке КДП.

Оптимизируйте подбор и работу рекрутера с помощью Saby

Размещайте вакансии в один клик
Собирайте отклики
Приглашайте на собеседования

А кадровик сможет сосредоточиться на КДП

Оптимизируйте подбор и работу рекрутера с помощью Saby

Расчет зарплаты

Расчет и выплата зарплаты — зона ответственности бухгалтерии (ст. 7 Федерального закона № 402‑ФЗ). Кадровик не обязан знать налоговые нормы и методы начисления выплат.

Специалист кадровой службы не должен заменять бухгалтера — ничем хорошим это не закончится. Без соответствующего образования он просто‑напросто допустит большое количество ошибок, так как не знает всех нюансов работы. Отсутствие границы между двумя должностями влечет большие риски для компании: ошибки в начислениях и расчетах, штрафы со стороны контролирующих органов.

Если кадровик когда‑то уже встречался с функционалом бухгалтера по зарплате, его компетенций все равно может не хватить. Динамика изменения налогового законодательства в последние годы просто зашкаливает. Поэтому такая работа требует глубоких системных знаний.

В противном случае компании грозят:

Штрафы за нарушения правил учета (от 10 000 ₽ по ст. 120 НК РФ).
Административная ответственность для руководства (до 20 000 ₽ по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ).
Претензии со стороны работников и пени.

Воинский учет

Работодатель может возложить ведение воинского учета на любого сотрудника. Ограничений для этого нет. Важно лишь правильно вменить обязанности сотруднику, выбранному работодателем.

👉 Как вести воинский учет в организации

Чаще всего ответственным сотрудником оказывается кадровик. Но ведение воинского учета — это дополнительная нагрузка. И кадровик может выполнять эту допфункцию только до определенной численности сотрудников. Согласно пп. 9, 18, 19 Методических рекомендаций по ведению воинского учета предельная нагрузка на одного специалиста — до 500 военнообязанных. Если их численность выше, то придется принимать отдельного человека.

Охрана труда

Служба охраны труда следит за соблюдением безопасных условий труда для работников во время работы. Готовит сопровождающую документацию, проводит обучение и инструктажи для персонала. Все эти действия защищают компанию от убытков, которые могут нанести работники при нарушении техники безопасности или обнаружении нарушений контролирующими органами.

Нельзя назначить ответственным за охрану труда некомпетентного сотрудника. Требования к должности установлены профессиональным стандартом «Специалист в области охраны труда», утв. Приказом Минтруда России от 22.04.2021 № 274н. Именно этот документ содержит минимальный набор компетенций такого работника.

Профстандарт устанавливает следующие квалификационные требования:

Высшее профессиональное образование по направлению «Техносферная безопасность». Если профильного образования нет, то подойдет другое высшее с профессиональной переподготовкой по охране труда.
Среднее профессиональное с дальнейшей переподготовкой по ОТ и стаж работы не менее 3 лет.

Обязательность применения требований к образованию установлена в Рекомендациях по структуре службы охраны труда в организации и по численности работников службы охраны труда, утв. Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 31 января 2022 г. № 37.

Поэтому есть прямой запрет на возложение обязанностей по охране труда на кадровика, если у него нет необходимого образования.

П. 30 Рекомендаций также устанавливает необходимость увеличить число специалистов по охране труда на 1 единицу, если на работника возложены обязанности, не предусмотренные профстандартом.

Оформление всех приказов организации

Что входит в обязанности кадровика? Только приказы по личному составу: прием, увольнение, отпуска. Остальные документы — ответственность руководителей подразделений.

Если возложить на кадровика оформление всех приказов, то неизбежны: