Событийный маркетинг в ресторанном бизнесе
Люди ходят в рестораны не только поесть, но и получить положительные эмоции. Чтобы гостям не было скучно в вашем заведении, можно проводить мероприятия: дегустации блюд, кулинарные мастер‑классы, вечеринки в честь праздников.
Татьяна Иванова, арт‑директор ресторанов под знаком качества Ginza Project, победитель всероссийского конкурса «Мастера гостеприимства», рассказала, как организовать праздник, чтобы он привлек много гостей и увеличил выручку. Показала идеи по тематикам и лайфхаки в работе с подрядчиками.
Что вы узнаете
Зачем в ресторане мероприятия
При правильной организации мероприятие помогает увеличить посещаемость заведения и прибыль. Расскажем подробнее.
Привлечь новых гостей. Если вы открыли ресторан, нужно привлечь посетителей, чтобы окупить затраты. Но простого объявления на тему «Мы открылись» будет недостаточно — люди привыкли к обилию заведений в своем городе и пройдут мимо такой рекламы. Проще привлечь гостей, если организовать презентацию ресторана: пригласить ведущего, сделать сет‑меню для дегустации блюд.
Удержать постоянных гостей. Если человек долго ходит в один ресторан, то со временем устает от одной и той же еды, обстановки и ищет другое заведение для разнообразия. Чтобы удержать такого гостя, не нужно каждый год делать ремонт и менять кухню — можно внедрить регулярные мероприятия: день рождения ресторана, презентацию новых блюд, винные дегустации, кулинарные мастер‑классы. Тогда клиенту будет интересно приходить к вам снова.
Выиграть конкуренцию. Если гости будут посещать ваши мероприятия, ресторан будет ассоциироваться с приятными эмоциями и большинство гостей будет выбирать вас, а не конкурентов.
Увеличить продажи. Во всех ресторанах бывают «мертвые» часы, когда гостей не так много, как хотелось бы. Можно стимулировать продажи в это время с помощью мероприятий. Например, утром в воскресенье, когда люди привыкли отдыхать дома, можно организовать детский мастер‑класс. Пока дети будут заняты интересным делом, родители смогут не спеша поесть, выпить кофе, пообщаться.
Три вещи, без которых нельзя организовать мероприятие в ресторане
Цель. Определите, для чего вы проводите мероприятие. Например, если вам надо презентовать нового сомелье, устройте винный ужин. Если вы только открылись и вам надо заявить о себе, сделайте праздничный концерт с тортом, фотографом и подарками.
Концепция. Мероприятие — продолжение концепции ресторана. Например, если у вас семейное кафе, логично проводить детские мастер‑классы и отмечать День семьи. Для арт‑кафе подойдут творческие мастер‑классы — например, в Санкт‑Петербурге популярны вечера Art&Vine: гости рисуют картины за бокалом вина, а потом остаются ужинать.
Целевая аудитория. Решите, для кого вы делаете мероприятие. Поделите поток гостей на сегменты: офисные работники, студенты, семьи с детьми. Определите, в какие часы они к вам ходят, сколько выручки приносят, какой средний чек. Решите, какой сегмент вы хотите привлечь в свой ресторан, и сделайте для него мероприятие. Например, если хотите получать больше прибыли, организуйте бизнес‑завтрак для «белых воротничков» и пригласите интересного спикера.
Какие есть форматы мероприятий
Любой ресторан может организовать праздник, главное — выбрать правильный формат. Перечислим примеры мероприятий, которые проводят в заведениях.
Классические: Новый год, День влюбленных, 8 Марта, День защитника Отечества.
Сезонные: Масленица, сезон трюфелей/лисичек/молодого вина. Например, в ресторанах Санкт‑Петербурга отмечают сезон корюшки.
Регулярные: вечера живой музыки, диджей по выходным, еженедельные кулинарные мастер‑классы.
Гастрономические: гастроужины, презентации вина, пива и коктейлей, вечера национальной кухни.
Тематические: вечеринки в честь Хэллоуина, Дня смеха, первого дня лета, концерты с приглашенными вокалистами.
Мероприятия резидентов. Ресторан может предоставлять площадку и поваров для любого праздника: свадьбы, корпоратива, дня рождения. Так можно получить дополнительную прибыль с аренды.
Не обязательно использовать готовые форматы мероприятий. Можете придумать свое — это будет интереснее для вас и гостей.
Как проводить мероприятие в ресторане: пошаговая инструкция
Организацией мероприятий может заниматься сам владелец, event‑менеджер или любой другой сотрудник заведения. Чтобы упростить им работу, дадим пошаговую инструкцию: с чего начать подготовку, что делать во время самого мероприятия и после него.
1 этап — подготовка
- Продумайте идею. Выберите название, формат, концепцию. Утвердите меню и алкоголь.
- Составьте смету. Рассчитайте себестоимость продуктов, которые хотите использовать. Определите цену/депозит для гостя. Составьте план продаж.
- Сделайте анонс. Разработайте рекламную кампанию: подготовьте полиграфию, рекламные баннеры, разместите посты в соцсетях. Презентуйте мероприятие сотрудникам. Распространите рекламу на всех возможных ресурсах. Привлеките партнеров и лидеров мнений.
- Подготовьте зал и команду. Пропишите сценарий вечера, тайминг, рассадку гостей. Выберите арт‑группу (диджея, фотографа, ведущего, артистов). Договоритесь с подрядчиками, которые настроят звук и свет, наймите декоратора.
2 этап — реализация
Во время самого мероприятия рекомендуем:
- Контролировать тайминг. Следить, чтобы вовремя вынесли торт, зажгли бенгальские огни, провели лотерею и так далее.
- Координировать работу кухни, официантов, арт‑группы. Во время мероприятия могут возникнуть форс‑мажоры, которые придется быстро исправить. Например, найти замену официанту или поменять местами выступления артистов.
- Поддерживать атмосферу. Следите за настроением гостей. Если они заскучали, слушая песню вокалиста, можете провести конкурс чуть раньше, чем планировалось. Если какой‑то гость переборщил с алкоголем и ведет себя агрессивно, попробуйте урегулировать конфликт, а если не получается — обратитесь к охране.
- Сделать фотографии для пост‑анонса события. Те, кто не пришел на мероприятие, увидят счастливые кадры и, возможно, захотят прийти в следующий раз.
3 этап — анализ эффективности
Важно оценить оборот, выручку, количество гостей, отзывы, общее впечатление от события. Анализировать эффективность мероприятия просто, если в ресторане автоматизирована работа: есть аналитика продаж, можно отслеживать рейтинг заведения и отзывы с разных площадок. Например, в Saby Presto можно посмотреть, сколько гостей было в ресторане, какие блюда они заказывали и на какую сумму, какой объем выручки они принесли.
Пример расчета выручки, количества гостей и заказанных блюд в Saby Presto
Лайфхаки по организации мероприятий в ресторане
Далее поделимся лайфхаками, которые упростят работу организатора мероприятий в заведении, помогут избежать проблем с подрядчиками, несостыковок в тайминге и обеспечить посещаемость.
Анализируйте конкурентов. Например, посмотрите, что другие заведения предлагают на День святого Валентина. У большинства из них будут похожие предложения: еда в виде сердечек, любовные пожелания, тематическая фотозона для пар. Чтобы в этот день к вам пришло больше гостей, придумайте что-то еще. Например, вручайте гостям шуточные свидетельства о заключении брака — пары будут понарошку жениться и отмечать это ужином с шампанским.
Проверяйте совпадения дат. Убедитесь, что день вашего мероприятия не совпадает с государственным или городским событием. Например, если на городской площади будет бесплатный концерт известного певца — большая часть гостей пойдет туда. Поэтому не стоит в этот день делать мероприятие, иначе зря потратите деньги и время на организацию.
Привлекайте партнеров. Можно сотрудничать с поставщиками по бартеру. Например, если собираетесь проводить дегустацию вина, договоритесь с винной компанией на поставку бесплатного вина для мероприятия и предложите прорекламировать его гостям. Так вы покроете часть своих затрат и простимулируете продажи продукта у партнера.
Прописывайте тайминг. Укажите, во сколько должен быть готов декор, выставлен свет и звук, в какое время собираются гости, во сколько официант должен вынести торт и так далее. Включите в тайминг резервное время для непредвиденных ситуаций, например, оставьте 10–15 минут для опоздавших гостей, чтобы они не пропустили самого интересного. Не забудьте познакомить с таймингом всех сотрудников, чтобы они знали ход мероприятия. Так они смогут подменить друг друга, если потребуется.
Работайте с проверенными арт‑группами и заключайте договор. Если вы решили пригласить незнакомого артиста или ведущего, заключите с ним договор на оказание услуг и разделите оплату на две части: 50% — сейчас и 50% — после мероприятия. Так вы будете уверены, что он не откажется работать в последний момент и его не переманят на другое мероприятие за более высокий гонорар.
Работайте с надежными подрядчиками и заключайте договор. Например, звукооператор должен гарантировать, что аппаратура не сломается во время мероприятия, а если сломается — у него будет запасная. Чтобы знать такие нюансы наверняка, уточняйте их заранее при заключении договора.
Убедитесь, что гости придут. Представьте: ресторан тщательно готовится к мероприятию, делает анонсы, собирает брони от гостей. Но в день мероприятия посетителей приходит меньше, чем ожидалось: кто‑то опоздал на час, передумал, изменил планы, решил пойти в другое заведение. Чтобы быть уверенным в том, что гости придут, рекомендуем брать предоплату. Если они заранее оплатят хотя бы часть депозита, то не захотят пропускать мероприятие, чтобы не потерять деньги.
Планируйте мероприятие заранее. Начинайте готовить и анонсировать его не меньше, чем за месяц‑полтора. Так вы успеете все тщательно подготовить без стресса, а гости смогут заранее спланировать поход к вам.
Приглашайте VIP‑гостей и лидеров мнений. Если организуете большое, знаковое мероприятие, можно пригласить амбассадоров, ресторанных критиков или блогеров. Так вы повысите статус ресторана в глазах гостей.
В конце мероприятия приглашайте гостей на следующее. В момент счастья люди захотят прийти к вам снова, чтобы получить еще больше ярких эмоций.
Ведите базу гостей мероприятия. Это обеспечит вам теплые продажи. Если посетители регистрируются в программе лояльности или пользуются онлайн‑бронированием, то база гостей собирается автоматически. Нужно лишь отфильтровать их по дате мероприятия, посмотреть, кто из гостей к вам пришел в этот день, и пригласить их на следующий праздник. Такие гости соглашаются охотнее всего, так как знают, что у вас можно весело провести время.
Пример базы гостей в Saby Presto
Тренды ресторанных мероприятий 2023
Гости стали более разборчивыми и взыскательными. Они хотят не просто поесть, а увидеть интересные сочетания в еде и напитках, новые концепции.
Гастроужины и винные дегустации. Ресторан делает специальное меню с уникальными продуктами, например, редкой рыбой, сырами, вином, и приглашает на него ограниченный круг гостей.
Ужины в четыре руки (совместная работа шефов). Рестораны приглашают шеф‑поваров из других заведений, чтобы они поделились своими рецептами и приготовили новые блюда с местными поварами. Так гости могут попробовать новинки в любимом ресторане.
Ужины с локальными продуктами. Рестораны презентуют местных фермеров и предлагают гостям попробовать блюда из их продуктов.
Эта статья — конспект вебинара «Событийный маркетинг в ресторанном бизнесе». Подписывайтесь на наш YouTube‑канал, чтобы не пропустить другие вебинары по управлению заведениями общепита.