Налоговая требует документы или пояснения: как ответить
Налоговая присылает требование, когда хочет получить от вас документы или сведения. Какие-то требования выставляют всем автоматом, например, из-за убытка в декларации, а какие-то — кандидатам на выездную проверку, например, по подозрительным сделкам. Объем запрашиваемых документов тоже может быть совершенно разным: от письма с пояснениями до сотен документов. А сроки на исполнение — очень сжатые. Чтобы не поддаться панике и не нарваться на штраф, нужно четко понимать, что налоговая вправе у вас запросить и как правильно ей ответить. Об этом читайте в нашей статье.
Что вы узнаете
Как налоговая направляет требования
Способы отправки
Прислать требование налоговая может несколькими способами:
- В электронном виде по ТКС. Пользователи сервисов электронной отчетности, как правило, получают требования именно так.
- В электронном виде через личный кабинет на сайте ФНС. На практике налоговая редко отправляет требования через ЛК, но такое право у нее есть. Поэтому, если вы подключили ЛК налогоплательщика юрлица или ИП, то не забывайте заходить и проверять входящие документы.
- В бумажном виде Почтой России заказным письмом на юридический адрес компании или по прописке ИП.
- В бумажном виде лично представителю организации или ИП под расписку. Так вручают требования при выездной проверке, когда инспектор находится в том же помещении.
Если вы обязаны сдавать отчетность в электронном виде (платите НДС или у вас более 10 сотрудников), то налоговая должна присылать требования только электронно: по ТКС или через ЛК. Если не обязаны — налоговая может прислать требование любым способом. Например, отправить почтой, не дублируя по ТКС. Пропустите или проигнорируете бумажное требование — будет штраф.
Запрашивать документы простым письмом или по телефону налоговая не имеет права. Если получили такие требования, можете смело игнорировать.
Форма и формат требования
Требование налоговой считается законным:
Если составлено по утвержденной форме и содержит необходимые сведения:
- Статью НК РФ, на основании которой составлено требование;
- Срок, в который вы должны исполнить требование;
- Сведения о запрашиваемых документах (сделках) или указание на конкретные ошибки и противоречия в отчетности;
- Реквизиты организации (ИП), по которой запрашивают документы;
- Мероприятие налогового контроля, по которому запрашивают документы. Например: «Камеральная проверка по НДС за I квартал 2022 года».
- Бумажное требование подписано налоговым инспектором или руководителем налоговой. Печать инспекции не обязательна.
- Электронное требование подписано УКЭП уполномоченного должностного лица ИФНС и составлено в формате требования, а не информационного письма или уведомления.
Когда и что налоговая может запрашивать
При камеральной налоговой проверке (КНП)
Основание: ст. 93 НК РФ
Что могут запросить: документы, пояснения или внесение исправлений в отчет (уточненку). Основания для требований при КНП четко прописаны в НК РФ, и по каждому основанию налоговая вправе запросить свой перечень документов.
Какие документы (пояснения) и в каких случаях налоговая вправе запрашивать при КНП
| Ситуация | Что может запросить ИФНС | Пункт ст. 88 НК РФ |
|---|---|---|
| Сдали уточненку, в которой уменьшен налог к уплате | Пояснения | 3 |
| Сдали «убыточную» декларацию | Пояснения | 3 |
| В РСВ указали необлагаемые суммы или платите взносы по пониженным тарифам | Документы, подтверждающие право на освобождение от взносов и на пониженные тарифы | 8.6 |
| Налоговая выявила ошибки, противоречия, несоответствия в декларации | Пояснения или внесение исправлений в отчет | 3 |
| Налоговая выявила в декларации по НДС противоречия, несоответствия с контрагентами | Документы по сомнительным операциям (счета-фактуры, первичные документы и др.) | 8.1 |
| Заявили налог к возмещению в декларации по НДС | Документы, подтверждающие налоговые вычеты (например, входящие счета-фактуры) | 8 |
| Применяете льготы по налогам | Документы, подтверждающие право на льготы | 6 |
| Сдали декларацию без обязательных сопроводительных документов | Недостающие сопроводительные документы (например, подтверждающие нулевую ставку НДС) | 7 |
| Сдали уточненную декларацию спустя 2 года с уменьшением налога к уплате или увеличением суммы убытка | Документы, подтверждающие убыток (первичные и другие документы, аналитические регистры налогового учета) | 8.3 |
| Сдали декларацию по НДПИ, водному, земельному налогу | Документы — основания для расчета налога | 9 |
Все возможные основания для требований при КНП прописаны в ст. 88 НК РФ, выходить за рамки налоговая не вправе.
За какой период могут запросить документы: за который составлен отчет. Исключение — при переносе вычета по НДС с прошлых периодов могут запросить подтверждающие документы, даже если они выходят за период проверки.
Срок для выставления требования: в пределах трех месяцев со сдачи декларации (стандартный срок проведения КНП). Если было решение налоговой о продлении проверки или о назначении дополнительных мероприятий контроля, срок для выставления требования также продлевается.
При выездной налоговой проверке (ВНП)
Основание: ст. 93 НК РФ
Что могут запросить: любые документы, прямо или косвенно связанные с исчислением и уплатой проверяемых налогов и взносов, в том числе бухгалтерские регистры, кадровые документы.
За какой период могут запросить документы: за проверяемый период, указанный в решении о проведении ВНП. Максимум — 3 календарных года, предшествующих году принятия решения. Если решение принято в 2022 году, документы могут запросить за 2019–2021.
Срок для выставления требования: в пределах срока проведения ВНП. Максимум 6 месяцев с даты принятия решения о назначении проверки. Если проверка продлевается, срок для выставления требования также продлевается. В периоды, когда ВНП приостановлена, налоговая не имеет права запрашивать документы.
Вне рамок проверок
Основание:ст. 93.1 НК РФ
Что могут запросить:
Документы в рамках встречной проверки (п. 1 ст. 93.1 НК РФ). Могут потребовать любые документы, касающиеся вашего прямого контрагента или контрагента из «цепочки» по НДС, по которому проводится проверка.
Требование о представлении документов в рамках встречной проверки должна прислать ваша налоговая. К этому требованию должно быть приложено поручение об истребовании документов из той инспекции, где числится проверяемый контрагент. Если требование пришло напрямую из чужой инспекции, оно незаконно и вы не обязаны его исполнять.
- Документы или информацию по сделкам (п. 2 ст. 93.1 НК РФ). Чаще всего такой запрос получают кандидаты на выездную проверку в рамках предпроверочного анализа. Документы могут запросить любые, по любой сделке, в которой вы участвовали или о которой у вас есть сведения. Кроме документов, налоговая может запросить информацию по сделке, например, об обстоятельствах, при которых был заключен и исполнен договор.
- Документы по имуществу и обязательствам, если у вас есть налоговая задолженность более 1 млн руб. (п. 2.1 ст. 93.1 НК РФ). Перечень документов ограничен. Например, могут запросить договоры купли — продажи имущества, карточки учета ОС.
За какой период могут запросить документы: за любой период.
Срок выставления требования: при встречке — в пределах сроков КНП или ВНП контрагента, в остальных случаях — не ограничен.
Как и в какой срок ответить на требование
Подтверждение для электронного требования
В течение 6 рабочих дней вы должны подтвердить получение требования по ТКС одним из двух способов:
- Направить квитанцию о приеме.
- Направить уведомление об отказе. Отказать в приеме электронного требования без последствий можно только в трех случаях: оно адресовано не вам, пришло без ЭП должностного лица или не в том формате. В остальных случаях нужно отправить квитанцию о приеме.
Если вы обязаны отчитываться в электронном виде (платите НДС или больше 10 сотрудников), то за нарушение 6-дневного срока на подтверждение налоговая может заблокировать счет. Если вы не обязаны сдавать отчетность электронно, вас не могут наказать за то, что не отправите квитанцию. В этом случае налоговая вышлет требование почтой.
Срок ответа на требование
Отсчет срока начинается на следующий день после получения требования. При этом дата получения зависит от того, каким способом налоговая отправила требование.
Как определить дату получения требования
| Способ отправки требования | Дата получения |
|---|---|
| По ТКС | Дата, когда вы отправили квитанцию о приеме |
| Через ЛК налогоплательщика | День, следующий за днем размещения требования |
| Почтой | Шестой день со дня отправки заказного письма |
| Лично | День получения требования под расписку |
В какой срок нужно ответить на требование
| Основание требования | Что запрашивают | Срок ответа (с даты получения требования) |
|---|---|---|
| Документы (информация) | 10 рабочих дней |
| КНП | Пояснения | 5 рабочих дней |
| КНП (нулевая ставка по НДС, вычеты) | Документы | 20 календарных дней |
| Встречная проверка | Документы (информация) | 5 рабочих дней |
Все сроки для ответа на требование ИФНС для разных случаев прописаны в ст. 93, 93.1 НК РФ.
Чтобы не пропустить срок отправки квитанции и ответа на требование, пользователи СБИС могут настроить получение уведомлений любым удобным способом. Тогда информация обо всех входящих требованиях сразу придет хоть на электронную почту, хоть по смс.
Штраф за неисполнение требования в срок
Если не исполнить требование в срок, грозит налоговая и административная ответственность.
- Налоговая ответственность:
| Основание требования | Что запрашивают | Штраф |
|---|---|---|
| Документы | 200 руб. за каждый документ |
| КНП ВНП, Вне рамок проверок | Пояснения, информация | 20 000 руб. при повторном нарушении |
| Встречка | Документы | 10 000 руб. |
- Административная ответственность: штраф на руководителя компании 300–500 руб. На ИП административный штраф не распространяется.
Способы отправки ответа
Пояснения по декларации по НДС отправляйте только электронно. По остальным требованиям вы можете выбрать любой удобный способ ответа:
- В электронном виде. Удобнее всего ответить на требование через систему электронной сдачи отчетности: сэкономите время и бумагу. Подтверждением в этом случае будет квитанция об отправке.
- В бумажном виде (лично или почтой ценным письмом с описью вложения). Подтверждением будет отметка налоговой на вашем экземпляре сопроводительного письма (описи) или чек и опись со штампом почты.
Что отправить в ответ на требование
Запрашивают документы, и вы готовы их представить в срок
Отправьте документы с описью.
В электронном виде: документы в формате .xml или в виде сканов с электронной описью к ним.
СБИС не только подгонит сканы под требования налоговой, но и определит тип и реквизиты документов при загрузке. Так вы быстрее определите, чего не хватает для ответа. Если документы есть в личном кабинете СБИС, вы быстро найдете нужные с помощью фильтра по контрагенту или периоду. Ко всем приложенным документам электронная опись сформируется автоматически. Если запрошенных документов окажется слишком много, СБИС сам разобьет их и отправит частями.
В бумажном виде: копии или оригиналы документов с сопроводительным письмом-описью. В описи перечислите все документы и укажите, копию или оригинал документа передаете. Такая опись послужит основанием для отказа в повторном представлении документов в будущем.
С бумажными копиями придется повозиться: пронумеровать, прошить (в тома по 150 листов), скрепить подписью. Нотариально заверять копии не нужно. Распечатанные электронные документы нужно заверять как копии с указанием, что документ подписан электронной подписью.
Запрашивают пояснения (кроме НДС) или информацию
Отправьте письмо в произвольной форме с пояснениями (информацией) или сдайте уточненку (если ошибка действительно была).
В письме укажите:
- Свои реквизиты;
- Номер и дату исходящего письма;
- Реквизиты требования, на которое отвечаете (номер, дату);
- Причины расхождений в отчетности, запрашиваемую информацию.
Когда вы сдадите уточненку, налоговая прекратит КНП первичной декларации и начнет новую КНП уточненной. До сдачи уточненки доплатите налог и пени, тогда налоговая вас не оштрафует.
Со СБИС не придется тратить много времени, чтобы «сочинить» ответ. В программе есть готовые шаблоны пояснений к разным декларациям, вам нужно только выбрать подходящий и внести свои данные.
Запрашивают пояснения по НДС
Отправьте пояснения в электронной форме по формату ФНС
Если представите такие пояснения по НДС в бумажном виде — налоговая их не примет, за неисполнение требования будет штраф.
СБИС упростит подготовку ответа: разобьет требование на отдельные расхождения (по контрольным соотношениям внутри декларации, с данными контрагентов и т.д.). Вам останется внести пояснения по каждому пункту и отправить ответ.
Не успеваете представить документы (информацию) в срок
Отправьте уведомление по форме ФНС в течение дня, следующего за днем получения требования
В первом разделе уведомления укажите причины, по которым просите продлить срок, а также конкретный срок, в который готовы исполнить требование. Не лишним будет созвониться с инспектором и лично попросить о продлении срока.
Такое уведомление — не гарантия, что налоговая пойдет вам навстречу и продлит срок. Она может отказать или просто проигнорировать вашу просьбу. Но если в будущем вам выпишут штраф за нарушение сроков, то ваша просьба о продлении послужит смягчающим обстоятельством и поможет снизить штраф минимум вдвое.
Уведомление с запросом о продлении срока есть в СБИС среди вариантов ответа на требование. Вам нужно только вписать желаемый срок ответа и документы, с которыми не успеваете.
Требуют документы, которые вы уже представляли
Отправьте уведомление по форме ФНС в стандартный срок для ответа на требование.
В третьем разделе укажите инспекцию, куда подавали ранее документы, и реквизиты (номер, дату) сопроводительного письма.
Вы не обязаны повторно представлять копии документов, которые уже сдавали. Причем неважно, когда вы их подавали и в какую инспекцию. Исключения, когда налоговая инспекция может повторно запросить документы: если вы передавали подлинники, которые вам вернули, или если вы передавали копии, но налоговая их утратила при ЧС (например, при пожаре).
У вас нет запрашиваемых документов
Отправьте уведомление по форме ФНС в стандартный срок для ответа на требование.
Заполните второй раздел уведомления и укажите причину отсутствия документов. Избежать штрафа за непредставление документов получится:
- Если документов нет и не было по законным основаниям. Например, вы не получали документы от контрагента, не составляли документы, которые не являются обязательными по закону или не предусмотрены системой налогообложения и т.д. (Постановления ФАС Поволжского округа от 28.12.2009 № А49-2910/2009, Волго-Вятского округа от 21.12.2009 № А82-9362/2008).
Документы раньше были, но сейчас отсутствуют по уважительным причинам:
- уничтожены в связи с окончанием срока их хранения и есть акт об уничтожении (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.01.2008 № А42-6974/2006);
- переданы аудиторам и есть акт передачи;
- утрачены при пожаре и есть справка о пожаре (Определение ВАС от 18.10.2007 № 13416/07, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.07.2007 № А26-7118/2006-25);
- переданы следственным органам и есть акт изъятия документов (Определение ВАС от 06.08.2009 № ВАС-9758/09, Постановление ФАС Поволжского округа от 09.04.2009 № А06-4803/2008).
Не понимаете, что конкретно требуется
Отправьте письмо с просьбой уточнить требование в произвольной форме.
Письмо не является ответом на требование и не приостанавливает срок для ответа на требование. Поэтому отправьте его сразу, как получили непонятное требование. Одновременно имеет смысл отправить уведомление для продления срока представления документов (информации).
Считаете требование необоснованным
Отправьте письмо в произвольной форме с мотивированным отказом.
Есть всего два способа ответить на требование налоговой, чтобы не нарваться на штраф:
- Исполнить требование (представить документы, информацию, пояснения или сдать уточненку).
- Направить уведомление с отказом (если документов нет по законным основаниям или вы их уже подавали).
Отказ исполнить требование по другим причинам может привести не только к штрафу, но и к выездной проверке. Поэтому если есть возможность исполнить требование, даже незаконное, — исполните.
В некоторых случаях исполнить требование физически невозможно, например, если потребовали чрезмерно большой объем документов или вообще не понятно, какие именно документы требуют. Тогда готовьтесь отстаивать правоту в суде. Для укрепления своей позиции в суде отправьте в налоговую письмо. Укажите в письме причины, по которым отказываетесь исполнить требование, и нормы НК РФ, которые нарушили налоговики при выставлении требования.
Организации удалось добиться отмены штрафа в 56 млн руб., когда налоговая потребовала более миллиона документов (Постановление Девятого ААС от 16.07.2020 № 09АП-9404/2020). В каких еще случаях суд встает на сторону налогоплательщиков — смотрите в таблице.
Когда можно оспорить требование в суде
Ситуация Судебное решение Требуют пояснения без указания на конкретные ошибки и (или) противоречия при КНП Постановление Президиума ВАС от 11.11.2008 № 7307/08, Постановления АС МО от 12.01.2010 № КА-А40/14809-09, ЦО от 07.07.2009 № А08-900/2009-16 Запрошены документы, не относящиеся к КНП Постановление Президиума ВАС от 08.04.2008 № 15333/07, Постановления АС ВВО от 24.08.2009 № А82-15261/2008-27, МО от 16.07.2008 № КА-А41/5556-08 Запрашивают документы, которые не относятся к проверяемому периоду при КНП Постановление ФАС ЦО от 09.08.2010 № А68-13557/09 Требование при КНП и ВНП составлено после окончания проверки Определение ВС от 19.11.2021 № А27-24135/2020 При ВНП запрашивают документы за период более 3 лет, предшествующих году принятия решения о проведении проверки Постановление АС ЦО от 29.08.2018 № Ф10-3098/2018 Из требования не ясно, какие именно нужны документы (не указан, как минимум, период и контрагент) Постановления АС ПО от 11.11.2020 N Ф06-64233/2020 В требовании при встречке указано больше документов, чем в поручении от ИФНС контрагента Постановление ФАС УО от 27.01.2012 № Ф09-8983/11 При встречке запрашивают документы, не имеющие отношения к тому контрагенту, кого проверяют (например, внутренние документы вашей компании) Постановление ВС от 26.04.2019 № 9-АД19-10
Как бухгалтеру облегчить работу с требованиями
Несколько полезных советов, как потратить минимум времени на обработку требований налоговой и не нарваться на штраф:
- Проверяйте отчетность перед отправкой. Так ваши шансы получить требования о пояснениях уменьшатся в разы.
Прежде чем отправить отчет в СБИС, запустите его проверку. Программа автоматически проверит декларацию по алгоритмам налоговой и выдаст список ошибок. Исправьте ошибки и только после этого отправляйте отчет в инспекцию.
- Позаботьтесь о получении всех требований. Пропустите требование (не важно, по какой причине) — налоговая оштрафует.
Чтобы не упустить ни одно требование, подключите уведомления в СБИС и получайте оповещения удобным для вас способом.
- Соблюдайте сроки отправки квитанций и ответов на требования. За просрочку возможен не только штраф, но и блокировка счета.
В СБИС все требования находятся перед глазами в отдельном разделе. Отмечайте завершенные требования, так вы легко определите, какие требования остаются в работе и сколько времени у вас есть на ответ.
- Отвечайте на требования по формам и форматам налоговой. Если отправите электронный ответ в неформализованном виде, налоговая его не засчитает.
В СБИС ответ формируется прямо из требования, а подсказки помогут выбрать нужный вариант ответа для каждого конкретного требования. Используйте готовые шаблоны пояснений — это значительно сэкономит время на написание ответа.
- Отправляйте требуемые документы по правилам ИФНС. Если сканы или электронные документы не соответствуют установленным параметрам, налоговая их не примет. Если передадите не все запрошенные документы — будет штраф.
При ответе на требование в СБИС можно загрузить документы из любой учетной системы. Если загружаете сканы, программа сама подгонит их под нужные параметры. После загрузки всех документов откройте текст требования прямо из ответа и сверьтесь, все ли приложили.
Видеоматериалы по теме
