Перссведения о физлицах в 2025 году

Что вы узнаете

• Что такое перссведения о физлицах
• Кто сдает персонифицированные сведения о физлицах
• В какие сроки сдавать
• Как заполняются перссведения
• В каком виде сдавать персонифицированные сведения
• Могут ли перссведения быть нулевыми
• Как исправить ошибку в отчете
• Штраф за несдачу перссведений или ошибки в отчете

Кто сдает персонифицированные сведения о физлицах

Перссведения о физических лицах должны сдавать все юрлица и ИП, у которых оформлены:

• трудовые договоры;
• гражданско-правовые договоры с физлицами на выполнение работ, оказание услуг (ГПД).

Кроме этого, в отчет включают физлиц, с которыми заключены:

• авторские договоры:
• договоры об отчуждении исключительного права;
• лицензионные договоры о предоставлении права на использование произведений искусства, науки и литературы.

Компании и ИП, которые работают на автоматизированной упрощенной системе налогообложения (АУСН), не сдают перссведения в ФНС. Освобождение прописано в законе об АУСН от 25.02.2022 № 17-ФЗ (п. 2 ст. 18).

Также перссведения сдают главы КФХ, физлица без статуса ИП, адвокаты и нотариусы, которые занимаются частной практикой, при условии, что они выплачивают зарплату или другие вознаграждения физлицам.

В какие сроки сдавать перссведения в ФНС

Перссведения в налоговую сдаются ежемесячно. Крайний срок сдачи персонифицированных сведений о физических лицах — 25 число по итогам отчетного месяца. Если этот день приходится на выходной, то срок сдачи переносится на первый рабочий день после 25 числа.

Перссведения можно не сдавать в тех месяцах, в которых сдается РСВ (письма от 06.03.2023 № БС‑4‑11/2593@ и от 28.03.2023 № БС‑4‑11/3700@). То есть ежемесячный отчет за март, июнь, сентябрь и декабрь можно не направлять в инспекцию, так как данные за эти месяцы налоговая оперативно получит из раздела 3 отчета РСВ. Если отправите перссведения наряду с РСВ — ошибки не будет, ведь строго согласно НК РФ отчет нужно отправлять каждый месяц.

Сроки сдачи перссведений в ФНС за 2025 год

Как заполняются перссведения

Персонифицированные сведения о физических лицах сдаются по форме из приказа ФНС от 29.09.2022 № ЕД‑7‑11/878@.

Бланк состоит из двух частей: титульного и листа со сведениями о персональных данных физлиц.

Указанным приказом ФНС также утверждена форма расчета по страховым взносам. Однако бланк РСВ уже два раза менялся. Бланк перссведений до сих пор используем в первоначальной редакции.

Рассмотрим состав отчета подробнее.

Образец заполнения перссведений

🟢 Титульный лист

Пример заполнения титульного листа перссведений.

На титульном листе отражаются:

• ИНН.
• КПП (только для компаний).
• Номер корректировки. При сдаче первичного отчета за отчетный период надо указать «0--».
• Код отчетного периода: 01 — январь, 02 — февраль, 03 — март и так далее.

При реорганизации компании указывают коды 71, 72, 73 и так далее. Если ИП решил прекратить деятельность, то коды следующие: AC — январь, AD — февраль, AE — март и так далее. Полный список кодов указан в приложении № 3 к порядку заполнения формы.

• Год, за который представляете отчет.
• Код ИФНС.
• Код сдачи отчета: по месту нахождения компании — 214, по месту жительства ИП — 120. Полный список кодов — в приложении № 4 к порядку заполнения формы отчета.
• Наименование компании или ФИО ИП.
• ОГРНИП (для ИП/главы КФХ).
• Код формы реорганизации или ликвидации компании, если в отчетном периоде были соответствующие мероприятия.

Код лишения полномочий или закрытия обособленного подразделения (ОП) ставится, если уточняете сведения за ОП, которое раньше начисляло выплаты физлицам, а к моменту подачи уточненки лишено полномочий. Коды приведены в приложении № 2 к порядку заполнения формы. Если указали код, также заполните поле «ИНН/КПП реорганизованной организации / ИНН/КПП лишенного полномочий (закрытого) обособленного подразделения». Уточненку за закрытое ОП или ОП, лишенное полномочий, подавайте по месту нахождения головной организации.

• Контактный номер телефона.
• Количество страниц отчета.
• Количество листов подтверждающих документов. Например, если отчет сдает представитель, указывается количество листов доверенности.

🟢 Основная часть отчета

Пример заполнения данных по работникам в перссведениях.

Если в отчетном месяце начислений не было, по сотруднику заполняются строки 020–060, в строке 070 ставится «0».

Строка 010 «Признак аннулирования сведений о физическом лице» при первичной сдаче отчета не заполняется. Она может пригодиться, если уточняете сведения. Об уточненном отчете мы расскажем в отдельном разделе этой статьи.

В каком виде сдавать персонифицированные сведения

Если численность сотрудников в компании (у ИП) — 10 человек или меньше, работодатель сам выбирает формат сдачи отчета — в электронном виде или на бумаге. Если более 10 человек, то перссведения направляются в ФНС только в электронном виде.

Например, направить отчет в ФНС можно через сервис отправки отчетности Saby. Программа автоматически заполнит ФИО, ИНН, СНИЛС по каждому работнику — останется указать только сумму выплаты за отчетный месяц. Можно загрузить уже заполненный отчет из сторонней системы, например из 1С, если в Saby сдаете только отчетность. Если учет ведете в бухгалтерской программе Saby, в отчет автоматически, по данным бухучета, подтянутся и персональные сведения о работниках, и сведения о выплатах.

Отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах» в программе Saby

Намного удобнее работать, если подключить сервис «Суперсверка» и перед отправкой перссведений проводить сверку сотрудников между тремя отчетами. Это:

• ✅ расчет по страховым взносам (РСВ);
• ✅ персонифицированные сведения, о которых мы говорим в этой статье;
• ✅ ЕФС-1.

Программа предупредит об ошибках, если найдет расхождения. Например, Saby подскажет, если кого‑то из работников забыли или, наоборот, указали два раза. Исправленный отчет можно отправить прямо из сверки.

Могут ли перссведения быть нулевыми

Перссведения не могут быть нулевыми. Даже если доходов в отчетном периоде не было, вы заполните персональные сведения о работнике.

В персонифицированные сведения включаются все застрахованные физлица, в том числе и те, кому не начислялась зарплата за отчетный месяц.

Компаниям без сотрудников в перссведениях надо указать как минимум ФИО, ИНН и СНИЛС генерального директора, так как организация не может вести деятельность без руководителя.

Предприниматели без работников и исполнителей по ГПД не сдают отчет, так как у них нет ни одного застрахованного лица. Исполнителей по ГПД, которые сотрудничают в статусе самозанятых, в отчет включать не нужно.

Как исправить ошибку в отчете

Ошибку в перссведениях можно исправить только до сдачи РСВ за соответствующий период. Потом вы уже исправляете РСВ, если это нужно, так как данные из перссведений дублируются в разделе 3 расчета по страховым взносам.

На титульном листе перссведений проставляется номер корректировки.

В уточненном отчете надо указать только тех физлиц, в сведениях о которых была допущена ошибка. То есть снова приводить данные обо всех сотрудниках не нужно.

Заполняйте уточненный отчет в зависимости от характера ошибки.

• 👉 Ошиблись в сведениях о выплатах. Укажите информацию о сотруднике и правильную сумму выплаты. Строку 010 не заполняйте.
• 👉 Ошиблись в ИНН, СНИЛС или ФИО. Сначала аннулируйте ранее представленные сведения. Для этого укажите в строке 010 признак «1», заполните данные о физлице из первичного отчета (кроме строки 070 — в ней поставьте прочерк). После этого заполните новый блок на работника с правильными сведениями в строках 020–070.
• 👉 Указали лишнего сотрудника. Аннулируйте ранее представленные сведения. Для этого укажите в строке 010 признак «1», заполните данные о физлице из первичного отчета (кроме строки 070 — в ней поставьте прочерк).