Как отчитаться в ПФР о зарплате бюджетников
Президент РФ поручил Правительству проверить уровень заработной платы работников государственных и муниципальных учреждений. Он хочет выяснить, соответствует ли зарплата бюджетников целевым показателям, которые были установлены майским приказом от 2012 года.
В апреле кабинет министров будет проводить анализ, а после предоставит сведения главе государства. Для этого до 9 апреля 2021 бюджетные организации должны отправить данные о зарплатах своих сотрудников в Пенсионный фонд.
Кто должен отчитаться и в какой форме нужно предоставить данные — разбираемся вместе.
Что вы узнаете
Кому нужно отчитываться
Составить и сдать единоразовый отчет должны государственные и муниципальные учреждения. Все категории сотрудников, о зарплате которых нужно отчитаться, перечислены в указе президента № 597 от 07.05.2012.
Данные о заработной плате работников не предоставляют:
- органы государственной власти;
- органы местного самоуправления (в том числе являющиеся муниципальными казенными учреждениями);
- государственные внебюджетные фонды (ПФР, ФСС и их территориальные отделения, Федеральный фонд ОМС, территориальные фонды ОМС);
- войсковые части;
- суды;
- Генеральная прокуратура РФ, прокуратуры субъектов РФ и иные прокуратуры;
- организации, не являющиеся учреждениями (унитарные предприятия, хозяйственные общества).
Как передать информацию в ПФР
Для сбора сведений Минтруд России разработал специальную форму. Она достаточно объемная — необходимо указать информацию о заработной плате каждого работника за 2020 год, независимо от того, работает ли он на момент сдачи отчета или нет. При этом информация предоставляется по каждой занимаемой должности. Например, если человек работает на двух ставках, в отчете нужно сделать две записи — СНИЛС будет повторяться в каждой строке. Данные о зарплате руководителей, их заместителей и главных бухгалтеров указываются отдельно.
Бюджетные организации должны заполнить форму, подписать электронной подписью и направить в свое отделение Пенсионного фонда до 9 апреля. Ее принимают только в электронном формате по интернету. Вы легко можете отчитаться через СБИС — новая форма сбора информации уже есть в системе.
Как выглядит форма
Титульный лист
Титульный лист содержит общие данные об организации: ИНН, код КПП и ОКФС, код типа организации.
Раздел 1
В разделе 1 указываются сведения о заработной плате сотрудников за прошлый год по месяцам — с 1 января по 31 декабря. В отчет попадают все, кто работал в 2020, даже если сейчас они уже не в штате. Сотрудников, работающих по договорам ГПХ, в отчет включать не нужно. По каждому работнику необходимо заполнить:
- фамилию, имя и отчество без сокращений;
- страховой номер индивидуального лицевого счета;
- общий трудовой стаж, полных лет — указывается суммарная продолжительность периодов работы на конец отчетного года или на дату увольнения работника из организации;
- наименование должности (у одного сотрудника может быть несколько записей);
- трехзначный код категории персонала (необходимо выбрать из справочника кодов). Для тех, кому не присвоен код, укажите «100»;
- условия занятости — «Основное», «Внешнее совместительство», «Внутреннее совместительство»;
- занимаемая ставка — например, 0,25; 0,5; 1;
- количество рабочих часов по графику в отчетном месяце. При суммированном учете время указывается исходя из установленной продолжительности рабочего времени в неделю по должности;
- количество фактически отработанных часов в отчетном месяце. Если на протяжении всего месяца сотрудник не работал, необходимо указать значение «0,00» часов;
- сведения о заработной плате (указываются начисления по тарифным ставкам, доплаты за совмещение и особые условия труда, премии и все остальные дополнительные выплаты).
Что вносить в сведения о зарплате
Начисления по тарифным ставкам — указывается сумма начислений в отчетном месяце по тарифной ставке, должностному окладу, сдельным расценкам или в процентах от выручки.
Класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности — указывается класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности по итогам проведения специальной оценки условий труда. Заполняется одна цифра в случае, если рабочему месту присвоен 1, 2 или 4 класс условий труда. Две цифры, разделенные точкой, — если рабочему месту присвоен 3 класс и соответствующий подкласс вредности. Если информация отсутствует, данная графа не заполняется.
Начисления (особые условия труда) — указывается размер начислений в отчетном месяце работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда в соответствии с локальными нормативными актами и трудовым договором.
Доплата за совмещение — указывается размер начисленной доплаты (надбавки) работнику в отчетном месяце за совмещение профессий в основное рабочее время, расширение зон обслуживания, увеличение объема работы или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы.
Иные компенсационные выплаты (федеральные) — рассчитывается как сумма начислений за отчетный месяц (по соответствующей должности, ставке, условиям занятости), кроме доплат за совместительство и начислений за вредные условия. При этом в данный показатель не включаются суммы начислений по коэффициентам (районным, за работу в высокогорных районах, в пустынных и безводных местностях) и процентным надбавкам к заработной плате лиц, работающих в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях, в южных районах Восточной Сибири и Дальнего Востока.
Иные компенсационные выплаты (региональные) — указывается сумма начислений прочих компенсационных выплат в отчетном месяце. Не указываются доплаты за совместительство, начисления за вредные условия, федеральные компенсационные выплаты и начисления по коэффициентам (районным, за работу в высокогорных районах, в пустынных и безводных местностях). Также не указываются процентные надбавки к заработной плате лиц, работающих в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях, в южных районах Восточной Сибири и Дальнего Востока.
Премии — указывается сумма начислений в отчетном месяце по премиям и иным поощрительным выплатам, начисляемым за результаты труда (вознаграждения по итогам работы, единовременные премии, за выполнение особо важных работ, за достижение показателей эффективности и другие).
Непрерывный стаж — указывается стаж работы, который используется для определения (расчета) размера доплаты (надбавки) за стаж непрерывной работы/выслугу лет (графа 24). Формат — «ГГ.ММ»: четыре цифры, разделенные точкой по две (если количество лет/месяцев менее 10, то первая цифра 0).
Выплата за стаж работы — указывается сумма начисленной доплаты (надбавки) за стаж работы (возможные названия — за стаж непрерывной работы/за выслугу лет) работнику в отчетном месяце в соответствии локальными нормативными актами, трудовыми договорами.
Доплата (надбавка) за работу в сельской местности — указывается размер начисленной доплаты в отчетном месяце за работу в сельской местности и районах, приравниваемых к ней, в соответствии с локальными нормативными актами.
Квалификационная категория — указывается квалификационная категория работника по должности (при наличии), используемая для определения размера доплаты/надбавки за наличие квалификационной категории. Квалификационную категорию необходимо указывать вне зависимости от наличия данной доплаты/надбавки в организации. Варианты заполнения — «вторая», «первая», «высшая». Данная графа не заполняется в случае отсутствия квалификационной категории у работника или отсутствия данных о квалификационной категории работников у работодателя.
Доплата (надбавка) за наличие квалификационной категории — указывается сумма начисленной доплаты (надбавки) работнику в отчетном месяце за наличие квалификационной категории согласно локальным нормативным актам.
Ученая степень — указывается ученая степень работника (при наличии), используемая для определения размера доплаты/надбавки за наличие ученой степени. Ученую степень необходимо указывать вне зависимости от наличия данной доплаты/надбавки в организации. Варианты заполнения — «кандидат наук», «доктор наук». Данная графа не заполняется в случае отсутствия ученой степени у работника или отсутствия данных об ученой степени работников у работодателя.
Доплата (надбавка) за наличие ученой степени — указывается сумма начисленной доплаты (надбавки) работнику в отчетном месяце за наличие ученой степени согласно локальным нормативным актам.
Доплата (надбавка) за наставничество — указывается сумма начисленной доплаты (надбавки) работнику в отчетном месяце за наставничество согласно локальным нормативным актам.
Доплата (надбавка) молодым специалистам — указывается сумма начисленной доплаты (надбавки) работнику в отчетном месяце согласно локальным нормативным актам.
Иные стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки), не зависящие от результата труда, — указывается сумма иных начисленных стимулирующих выплат за отчетный месяц (по соответствующей должности, ставке, условиям занятости), не указанных ранее.
Прочие выплаты — указывается сумма иных, начисленных за отчетный месяц выплат, отнесенных на фонд заработной платы. Также здесь указываются отпускные выплаты.
Компенсационные выплаты по районному регулированию — указывается сумма начисленных выплат, обусловленных районным регулированием оплаты труда: по коэффициентам (районным, за работу в высокогорных районах, в пустынных и безводных местностях) и процентным надбавкам к заработной плате лиц, работающих в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях, в южных районах Восточной Сибири и Дальнего Востока за отчетный месяц.
Итого начисления — указывается общая сумма начисленной заработной платы работнику (по каждой должности) за отчетный месяц.
Раздел 2
В разделе 2 отражаются данные о фонде заработной платы. Здесь вы указываете объемы и источники расходов на оплату труда:
- объем расходов ФЗП из федерального бюджета на всех работников — указывается общий объем выплат из федерального бюджета за год всем работникам организации;
- объем расходов ФЗП из федерального бюджета в том числе по «указным» категориям персонала — указывается общий объем выплат из федерального бюджета за год всем работникам организации;
- объем расходов ФЗП из бюджета субъекта РФ на всех работников — указывается общий объем выплат из бюджета субъекта РФ за год всем работникам организации;
- объем расходов ФЗП из бюджета субъекта РФ в том числе по «указным» категориям персонала — указывается общий объем выплат из бюджета субъекта РФ за год работникам, замещающим «указные» должности;
- объем расходов ФЗП из муниципального бюджета на всех работников — указывается общий объем выплат из муниципального бюджета за год всем работникам организации;
- объем расходов ФЗП из муниципального бюджета в т.ч. по «указным» категориям персонала — указывается общий объем выплат из муниципального бюджета за год работникам, замещающим «указные» должности;
- объем расходов ФЗП за счет средств ОМС на всех работников — указывается общий объем выплат из фонда обязательного медицинского страхования за год всем работникам организации;
- объем расходов ФЗП за счет средств ОМС в том числе по «указным» категориям персонала — указывается общий объем выплат из фонда обязательного медицинского страхования за год работникам, замещающим «указные» должности;
- объем расходов ФЗП из иных источников на всех работников — указывается общий объем выплат из источников, не указанных в графах 4-12, за год всем работникам организации;
- объем расходов ФЗП из иных источников в том числе по «указным» категориям персонала — указывается общий объем выплат из источников, не указанных в графах 4-12, за год работникам, замещающим «указные» должности.
Раздел 3
В разделе 3 собирается информация о зарплате руководителей, заместителей и главных бухгалтеров. Для каждой должности нужно указать среднемесячные начисленные суммы. Также необходимо дополнительно указать среднемесячную заработную плату работников организации, без учета руководителей.
Среднемесячная начисленная заработная плата руководителя организации — указывается среднемесячная начисленная зарплата руководителя (должность может называться: руководитель, директор, главный режиссер, художественный руководитель, президент) организации. Если в организации более 1 руководителя (например, директор и художественный руководитель), то в данной графе указывается средняя из среднемесячных начисленных заработных плат руководителей организации.
Среднемесячная начисленная заработная плата заместителей руководителя организации — указывается средняя из среднемесячных начисленных зарплат заместителей руководителя (лиц, выполняющих функции заместителей руководителя, без указания наименования конкретной должности — первый заместитель, заместитель по какому-либо направлению деятельности, заместитель по хозяйственной работе, по кадрам) организации.
Среднемесячная начисленная заработная плата главного бухгалтера организации — указывается среднемесячная начисленная зарплата главного бухгалтера организации.
Среднемесячная начисленная заработная плата работников организации (кроме руководителя, заместителей руководителей, главного бухгалтера) — указывается среднемесячная зарплата работников (без учета руководителя, заместителей руководителя и главного бухгалтера) организации.
Как заполнить и отправить данные
Вы можете заполнить отчет прямо в системе. Для этого создайте отчет «Форма сбора информации о заработной плате работников» и добавьте данные. СБИС подскажет, в каких полях что указать. Когда все будет готово, нажмите «К отправке». Даже если вы рассчитываете зарплату в СБИС, придется заполнить отчет вручную — правила формирования денежных показателей в формах отличаются, поэтому их сопоставление невозможно.
Если вы привыкли работать с таблицами Excel, сначала скачайте шаблон и заполните форму. Важно использовать именно этот шаблон. Обратите внимание, что в разделе 1 нужно добавить информацию по каждому сотруднику столько раз, сколько месяцев в году он работал у вас (месяцы указывайте цифрами — 1, 2, 3 и т.д.). Суммы выплат заполняйте в рублях и копейках через точку. Когда подготовите таблицу, просто загрузите файл в СБИС — система автоматически распознает строки и столбцы. Нажмите «К отправке».
СБИС проверит отчет по алгоритмам госоргана. Если все в порядке, автоматически передаст информацию в Пенсионный фонд. Ждать ответа о приеме не нужно. Фонд пришлет письмо только в случае отказа. Если вы его получите, исправьте ошибки и заново сдайте полную форму отчета. Сделать это можно в те же сроки — до 9 апреля.
Частые вопросы
-
Если сотрудник уволился в декабре 2019, а в январе 2020 ему была выплачена премия, нужно ли отправлять данные по этому работнику?
Нет, такие данные отражать не нужно.
-
Если сотрудник был уволен в марте 2020, а в апреле ему была выплачена компенсация, нужно ли отражать эту выплату в отчете?
Если в течение 2020 работник был уволен в одном из предыдущих отчетному месяцев, а в отчетном ему в результате перерасчёта или компенсации были начислены деньги, то данные суммы отражаются в 1 разделе формы. При этом указывается та ставка, которую занимал работник до увольнения, количество рабочих часов по графику — 0, фактически отработано — также 0.
-
Как заполнять форму, если учреждение было ликвидировано в 2020 году?
Если организация полностью ликвидирована, а не изменила свою организационно-правовую форму, то предоставлять информацию о ней не нужно.
-
Как указать оплату труда за счет платных услуг педагогам (оплата по стоимости часа, на условиях дополнительной работы, которая оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору)?
Эта информация заполняется в разделе 2 формы. Не по отдельным работникам, а по всему учреждению в целом — из источников формирования фонда оплаты труда.
-
Нужно ли заполнять данные по работникам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком?
Да, данные по таким сотрудникам отражаются в отчете.
-
После 1 ноября 2020 года стимулирующие выплаты медицинским и социальным работникам, сталкивающимся на службе с коронавирусом, выплачивались ФСС — нужно ли отражать эти выплаты в отчете?
Нет, эти выплаты не учитываются.
-
При формировании отчетности учитываются все работники организации или только те, которые работают по основному месту работы?
Учитываются все работники.
-
Нужно ли предоставлять сведения по Федеральным государственным гражданским служащим?
Нет, сведения по этим сотрудникам не предоставляются.
-
Как отчитываться учреждениям, в которых заняты лица, имеющие специальные звания?
В этом случае представляют данные только в отношении гражданского персонала, в установленном согласно законодательству о государственной тайне, порядке.
-
Как отчитываться учреждениям уголовно-исполнительной системы (колониям, изоляторам)?
Они также представляют данные только в части гражданского персонала. В том числе, если к замещению должностей гражданского персонала привлекаются осужденные. Осужденные, осуществляющие производственную деятельность, не учитываются.
-
Как отчитываться филиалам организаций?
Филиалы используют механизм подачи сведений аналогично механизму сдачи отчетности в ПФР.
-
Можно ли загрузить в СБИС информацию из XML-файла, сформированного в программе 1С?
Да, вы без проблем сможете добавить в отчет данные из XML-файла.
-
К какому типу организации отнести работников подведомственных ФКУ, занимающихся гражданской обороной?
Вы должны указать код «6.0».
-
Нужно ли заполнять данные по работникам территориальных органов — обслуживающему персоналу, категории НСОТ?
Если орган власти не подведомственный, а обособленный, то он не учитывается при формировании отчета.
-
Что делать, если нет информации по общему трудовому стажу у кадровых работников?
Необходимо указать значение «0».