Сотрудник поменял фамилию: что делать
Сотрудник сменил фамилию — частая ситуация, которая требует участия и кадровика, и бухгалтера. В статье расскажем, как исправить кадровые документы при смене ФИО сотрудника и сдавать отчетность с новыми данными.
Что вы узнаете
Действия кадровика при смене фамилии сотрудника
При смене ФИО сотрудника придется внести изменения в кадровые документы. Для этого нужно запросить у сотрудника письменное заявление. Далее издайте приказ о внесении изменений в кадровые документы и уведомите об изменениях Соцфонд — сами или силами работника. После того как Соцфонд поменяет данные в лицевом счете работника, подайте в фонд обновленные данные для выплаты соцпособий и обновите данные в кадровых документах.
Расскажем подробнее.
Шаг № 1. Получите от сотрудника заявление о смене персданных
Заявление об изменении персональных данных можно оформить на бумаге или за пару кликов в электронном виде, если в компании настроен кадровый ЭДО. Например, СБИС КЭДО.
Текст заявления — свободный. К заявлению сотрудник прикрепляет подтверждающие документы. Например, свидетельство о регистрации брака, если работник женился (сотрудница вышла замуж).
Фрагмент заявления от работника работодателю
В связи со вступлением в брак и сменой фамилии (прежняя — Густова, новая — Миронова) прошу внести изменения в кадровые документы.
К заявлению прилагаю:
— копию паспорта (серия 7215 номер 359865, выдан УФМС России по г. Москва 29.07.2024);
— копию свидетельства о заключении брака (IV-ЭС № 23658 от 20.07.2024).
Шаг № 2. Издайте приказ о внесении изменений в персданные сотрудника
Форма приказа о внесении изменений в персданные — свободная. Цель документа — назначить ответственного за внесение изменений.
Фрагмент приказа о внесении изменений в кадровые документы
На основании личного заявления сотрудника и нового паспорта серия 7215 номер 359865, выдан УФМС России по г. Москва 29.07.2024
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Изменить в кадровых документах фамилию менеджера по продажам Густовой Е.В. на Миронову.
2. Контроль за исполнением возложить на начальника отдела кадров Киреенко М.П.
Шаг № 3. Обновите данные в СФР
После смены фамилии нужно изменить данные о гражданине в базе Соцфонда. Для этого сотрудник сам обращается в региональное отделение фонда. Либо вместо сотрудника обращается работодатель.
В первом варианте — фонд прямо в день обращения обновляет данные и выдает гражданину новый документ с прежним СНИЛС, но измененной фамилией.
Во втором — компания (ИП) отправляет в СФР отчет по форме АДВ-2.
Срок уведомления СФР не установлен, но стороны заинтересованы как можно быстрее уведомить фонд. СНИЛС у работника не поменяется, но в документе со СНИЛС должна быть указана актуальная фамилия, совпадающая с паспортными данными.
Отправить отчет в Соцфонд легко с Saby (СБИС). Для этого сформируйте АДВ-2 в разделе «Отчетность». Выберите сотрудника, у которого изменились персональные сведения, и введите новые данные.
Не спешите сдавать отчеты в СФР с новыми данными сотрудника после смены фамилии. Убедитесь, что Соцфонд поменял данные в своей базе. Если сами отправляли форму АДВ-2, в течение 5 рабочих дней СФР обрабатывает новые данные и вносит изменения в персонифицированный учет, после чего уведомит вас по форме АДИ-РЕГ. Только после этого указывайте в отчетах новые данные сотрудника.
В трехдневный срок отправьте в СФР актуальные сведения о застрахованном лице, необходимые для выплаты пособий.
Шаг № 4. Внесите правки в кадровые документы
При смене фамилии вносить корректировку в трудовую книжку надо только в том случае, если сотрудник выбрал способ ведения на бумаге.
На первом развороте зачеркните одной чертой прежнюю фамилию и впишите новую. На внутренней стороне обложки внесите информацию о документе, на основании которого внесены изменения. Например, дату и номер свидетельства о регистрации брака. Поставьте подпись специалиста отдела кадров и печать организации при наличии.
Внесите изменения в личную карточку сотрудника (ч. 5 Указаний по заполнению формы № Т-2).
Для исправления фамилии в бумажной карточке:
- Зачеркните одной чертой прежнюю фамилию, чтобы она осталась читабельной.
- Впишите новую фамилию сотрудника рядом.
- Заверьте изменения подписью специалиста отдела кадров и укажите дату.
- Укажите на внутренней стороне информацию о документе, на основании которого вносятся изменения. Например, свидетельство о регистрации брака. Поставьте подпись и печать при наличии.
Вносить изменения в трудовой договор не обязательно — такого требования в законодательстве нет. Изменение фамилии не является причиной для аннулирования или изменения трудового договора.
По желанию работодателя или просьбе сотрудника можно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Фрагмент доп. соглашения к трудовому договору
Общество с ограниченной ответственностью «Котейко», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Осипова Алексея Петровича, действующего на основании Устава, и Миронова Елена Викторовна (на дату заключения трудового договора Густова Елена Викторовна), именуемая в дальнейшем «Работник», заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:
1.1. В связи с изменением фамилии и паспортных данных работника Стороны определили, что трудовой договор заключен с Миронова Елена Викторовна, паспорт серия 7215 номер 359865, выдан УФМС России по г. Москва 29.07.2024.
1.2. Остальные условия трудового договора остаются прежними.
Что делать бухгалтеру, если сотрудник поменял фамилию
Уведомите ФНС по месту регистрации организации, если фамилию поменял руководитель организации. Срок — 7 рабочих дней со дня изменения сведений (п. 5 ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ). Если ФИО поменял рядовой сотрудник (не руководитель компании), работодатель не должен извещать налоговую о смене ФИО. Эту информацию в налоговую передает МВД после замены гражданином паспорта. ИНН работника в связи со сменой фамилии не меняется.
Уведомите контрагентов о смене фамилии руководителя (иного сотрудника), если это предусмотрено в договоре с контрагентом.
Сдавайте отчетность с новыми данными с учетом следующих особенностей:
| Отчетность в СФР | Отчетность в ФНС |
|---|---|
Убедитесь, что СФР поменял данные о сотруднике в своей базе. Как сообщить в фонд о смене ФИО, рассказали выше (см. Шаг № 3). Проверить, какая фамилия значится по сотруднику в системе персучета фонда, можно по СНИЛС в кабинете страхователя на сайте СФР. После того как Социальный фонд обновил данные в своей базе, начинайте сдавать отчетность в СФР (ЕФС-1) с новыми данными сотрудника. В трехдневный срок отправьте сведения о застрахованных лицах, необходимые для выплаты соцпособий (если в вашей компании этим занимается бухгалтер, а не кадровик) | В налоговых отчетах указывайте те данные сотрудника, которые есть в вашем распоряжении на дату отправки отчетов (письмо ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889@). Это относится к отчетам: расчет о страховых взносах (РСВ), перссведения, справка о доходах физлица (приложение к годовой форме 6-НДФЛ) |
Первое время после того, как сотрудник поменял фамилию, проверяйте, что не задвоили в отчетности данные по такому работнику. Например, есть вероятность по ошибке указать одного и того же сотрудника дважды — и по старой фамилии, и по новой. Если работаете в Saby (СБИС), сервис «Суперсверка» поможет отследить такие ситуации. Программа проверит РСВ, ЕФС‑1 и персонифицированные сведения с учетом обновления данных. И покажет «забытых» и «лишних» сотрудников, найдет дубли. С таким помощником вы экономите свое время, ведь искать ошибки в зарплатных отчетах вручную трудозатратно.
Видеоматериалы по теме
