Сотрудник поменял фамилию: что делать

Светлана Семина

эксперт по бухучету, налогам и кадрам

Сотрудник сменил фамилию — частая ситуация, которая требует участия и кадровика, и бухгалтера. В статье расскажем, как исправить кадровые документы при смене ФИО сотрудника и сдавать отчетность с новыми данными.

Что вы узнаете

• Действия кадровика при смене фамилии сотрудника
• Что делать бухгалтеру, если сотрудник поменял фамилию

Действия кадровика при смене фамилии сотрудника

При смене ФИО сотрудника придется внести изменения в кадровые документы. Для этого нужно запросить у сотрудника письменное заявление. Далее издайте приказ о внесении изменений в кадровые документы и уведомите об изменениях Соцфонд — сами или силами работника. После того как Соцфонд поменяет данные в лицевом счете работника, подайте в фонд обновленные данные для выплаты соцпособий и обновите данные в кадровых документах.

Разобраться с кадровыми документами, начислением зарплаты и отпускных поможет курс от экспертов Saby.

💡 Успейте записаться на ближайший поток.

Расскажем подробнее, как действовать пошагово.

Шаг № 1. Получите от сотрудника заявление о смене персданных

Заявление об изменении персональных данных можно оформить на бумаге или за пару кликов в электронном виде, если в компании настроен кадровый ЭДО. Например, КЭДО от Saby.

Текст заявления — свободный. К заявлению сотрудник прикрепляет подтверждающие документы. Например, свидетельство о регистрации брака, если работник женился (сотрудница вышла замуж).

Шаг № 2. Издайте приказ о внесении изменений в персданные сотрудника

Форма приказа о внесении изменений в персданные — свободная. Цель документа — назначить ответственного за внесение изменений.

Важно оперативно актуализировать персональную информацию о сотрудниках. Рискованно работать с устаревшими данными — можно нарваться на штраф Роскомнадзора. Подробно об этом рассказали в другой статье.

Шаг № 3. Обновите данные в СФР

После смены фамилии нужно изменить данные о гражданине в базе Соцфонда. Для этого сотрудник сам обращается в региональное отделение фонда. Либо вместо сотрудника обращается работодатель.

В первом варианте — фонд прямо в день обращения обновляет данные и выдает гражданину новый документ с прежним СНИЛС, но измененной фамилией.

Во втором — компания (ИП) отправляет в СФР отчет по форме АДВ-2.

Срок уведомления СФР не установлен, но стороны заинтересованы как можно быстрее уведомить фонд. СНИЛС у работника не поменяется, но в документе со СНИЛС должна быть указана актуальная фамилия, совпадающая с паспортными данными.

Отправить отчет в Соцфонд легко с Saby. Для этого сформируйте АДВ-2 в разделе «Отчетность». Выберите сотрудника, у которого изменились персональные сведения, и введите новые данные.

Не спешите сдавать отчеты в СФР с новыми данными сотрудника после смены фамилии. Убедитесь, что Соцфонд поменял данные в своей базе. Если сами отправляли форму АДВ-2, в течение 5 рабочих дней СФР обрабатывает новые данные и вносит изменения в персонифицированный учет, после чего уведомит вас по форме АДИ-РЕГ. Только после этого указывайте в отчетах новые данные сотрудника.

В трехдневный срок отправьте в СФР актуальные сведения о застрахованном лице, необходимые для выплаты пособий.

Подавать сведения о трудовой (иной) деятельности (бывший отчет СЗВ‑ТД) по форме ЕФС‑1 только в связи с изменением фамилии сотрудника — не нужно. Это не кадровое мероприятие.

Шаг № 4. Внесите правки в кадровые документы

Трудовая книжка

Личная карточка

Трудовой договор

При смене фамилии вносить корректировку в трудовую книжку надо только в том случае, если сотрудник выбрал способ ведения на бумаге.

На первом развороте зачеркните одной чертой прежнюю фамилию и впишите новую. На внутренней стороне обложки внесите информацию о документе, на основании которого внесены изменения. Например, дату и номер свидетельства о регистрации брака. Поставьте подпись специалиста отдела кадров и печать организации при наличии.

Внесите изменения в личную карточку сотрудника (ч. 5 Указаний по заполнению формы № Т-2).

Для исправления фамилии в бумажной карточке:

1. Зачеркните одной чертой прежнюю фамилию, чтобы она осталась читабельной.
2. Впишите новую фамилию сотрудника рядом.
3. Заверьте изменения подписью специалиста отдела кадров и укажите дату.
4. Укажите на внутренней стороне информацию о документе, на основании которого вносятся изменения. Например, свидетельство о регистрации брака. Поставьте подпись и печать при наличии.

Вносить изменения в трудовой договор не обязательно — такого требования в законодательстве нет. Изменение фамилии не является причиной для аннулирования или изменения трудового договора.

По желанию работодателя или просьбе сотрудника можно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Фрагмент доп. соглашения к трудовому договору

Общество с ограниченной ответственностью «Котейко», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Осипова Алексея Петровича, действующего на основании Устава, и Миронова Елена Викторовна (на дату заключения трудового договора Густова Елена Викторовна), именуемая в дальнейшем «Работник», заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:

1.1. В связи с изменением фамилии и паспортных данных работника Стороны определили, что трудовой договор заключен с Миронова Елена Викторовна, паспорт серия 7215 номер 359865, выдан УФМС России по г. Москва 29.07.2025.

1.2. Остальные условия трудового договора остаются прежними.

Создать новый трудовой договор поможет Saby. В системе есть готовый шаблон — заполните его данными о работодателе и сотруднике, включая должность и зарплату. Договор можно скачать или отправить по электронной почте.