Бумажная транспортная накладная после 1 сентября 2026: что делать бухгалтеру
С 1 сентября 2026 года транспортные накладные нужно оформлять в электронном виде. Бумага — только в исключительных случаях. Но на практике не все контрагенты еще подключились к ЭДО и в бухгалтерию приносят бумажные ТН. Из-за этого налоговая может снять расходы и вычеты. В статье разобрали, как теперь работать с бумажной транспортной накладной.
После 1 сентября 2026 принесли бумажную ТН
С 1 сентября 2026 платные автоперевозки грузов оформляются электронными транспортными накладными (ЭТрН). Что, если в бухгалтерию после этой даты принесли бумажную транспортную накладную (ТН, ТрН)? Можно ли принять ее к учету или нужно просить перевозчика переделать ее на ЭТрН?
Сначала проверьте: транспортная накладная оформлена на бумаге ошибочно или в виде законного исключения. Законодатели предусмотрели случаи, когда накладную можно оформить на бумаге. Список таких случаев — в следующем разделе.
Если в вашей ситуации нужна именно ЭТрН, но ошибочно оформили ТрН:
- Не создавайте электронную транспортную накладную задним числом. Оформлять ее после завершения перевозки нельзя. Это приведет к дублированию документов с разными датами.
- Ошибочную ТН на бумаге примите к учету и подготовьте дополнительные документы, которые помогут подтвердить реальность перевозки, если у налоговой инспекции возникнут вопросы. Подробно про эти документы рассказываем ниже.
Памятка по бумажным ТН после 1 сентября 2026
Подскажет, что делать бухгалтеру, если в бухгалтерию принесли бумажную транспортную накладную вместо ЭТрН
Когда разрешена ТН на бумаге
Есть несколько случаев, когда перевозку грузов автотранспортом допускается оформлять на бумаге (приказы Минтранса от 01.06.2026 № 262 и от 02.09.2026 № 391):
- Перевозка, в которой грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо.
- Отсутствие технической возможности направить ЭТрН в ГИС ЭПД в связи со сбоем, зафиксированным ГосСОПКА.
- Отсутствие услуг доступа в интернет, в том числе в населенных пунктах РФ, где такие услуги не оказывают.
- Перевозка драгоценных металлов и камней.
- Перевозка периодических печатных изданий.
- Перевозка для личных нужд физического лица.
- Перевозка грузов иностранной организации, не входящей в РАФП.
- Каботажные перевозки иностранными перевозчиками из ЕАЭС.
- Перевозка продукции военного и двойного назначения в рамках внешнеторговой деятельности и экспортного контроля.
- Перевозка грузов по территориям, где объявлены зоны ЧС, ЧП, военное положение, режим контртеррористической операции.
- Перевозка специальных грузов для особо важных государственных нужд и обеспечения безопасности государства.
- Перевозка военных грузов Минобороны, МВД, Росгвардии, ФСБ, МЧС, СВР, ФСО.
Перечень закрытый. Если перевозка не входит ни в один из этих пунктов — бумажная транспортная накладная не положена. Обязательно составлять ЭТрН.
Некоторые ошибочно думают, что бумажную ТН можно использовать, если:
- нет договора с оператором ИС ЭПД;
- контрагент не готов к ЭДО;
- нет электронной подписи;
- обе стороны согласны на бумагу.
Все эти причины не входят в перечень исключений. Даже взаимное согласие сторон не дает права отказаться от электронной формы ТН. Необходимо получить электронную подпись и подключиться к оператору ЭПД, аккредитованному Минтрансом. Среди них — «Тензор», разработчик Saby TMS. В Saby настроен бесшовный роуминг со всеми операторами — не нужно отправлять и подтверждать приглашения. Система входит в «белые списки» и позволяет обмениваться ЭТрН даже при ограничениях интернета. Работать можно где удобно: в личном кабинете Saby или в привычном интерфейсе — через интеграцию с любой учетной системой.
Налоговые риски бумажной ТН
Если законных оснований применять бумажную ТН вместо ЭТрН нет, у организации и ИП возникают налоговые риски. Сделку по покупке товаров (материалов) без правильно оформленных документов на доставку налоговая может признать сомнительной. В этом случае налоговики снимут расходы и откажут в вычете НДС.
Перевозку грузов автомобильным транспортом необходимо подтверждать транспортной накладной, оформленной по требованиям законодательства.
Отсутствие, неправильное оформление или утрата транспортной накладной — это не основание для признания договора перевозки груза незаключенным или недействительным. Наличие между сторонами договорных отношений может подтверждаться иными доказательствами (п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 26.06.2018 № 26).
В случае когда вместо ЭТрН ошибочно оформлена бумажная транспортная накладная, налоговики готовы учитывать совокупность факторов, подтверждающих реальность перевозки. Формальных отказов из-за бумаги быть не должно. Но организации или ИП нужно быть готовыми пояснить налоговикам, почему не оформлены ЭТрН, и предоставить дополнительные документы о доставке (письмо Минфина от 08.09.2021 № 03-03-06/1/72593).
Если перевозка реальна и это видно по документам, а затраты экономически оправданы — расходы примут.
Можно заявить и вычет НДС. Наличие правильно оформленной транспортной накладной не входит в обязательный перечень оснований для вычета НДС (ст. 169, 171, 172 НК РФ, п. 33 письма ФНС от 12.08.2011 № СА-4-7/13193). Но факт доставки товаров нужно будет доказать.
Частые вопросы
Какой бланк использовать для бумажной ТрН, если перевозка подпала под исключение?
Сложилась уникальная правовая ситуация: постановление от 21.12.2020 № 2200, которым утверждалась старая форма, утратило силу с 1 сентября 2026. Новая форма транспортной накладной еще не утверждена. Минтранс и ФНС рекомендуют пока использовать прежний бланк ТрН для случаев, когда разрешена бумажная транспортная накладная.
Можно выписать бумажную ТрН, если на складе пропал интернет?
Да, можно. Отсутствие технической возможности из-за перебоев с интернетом — законное основание для оформления бумажного документа. Но это необходимо документально зафиксировать и обосновать невозможность составления ЭТрН. В этом вам поможет:
- Официальная справка (или письмо) от интернет-провайдера. Направьте запрос вашему оператору связи. В ответе должны быть четко указаны место, дата и время аварии.
- Внутренний акт о техническом сбое. Оформите его в день происшествия. В акте пропишите точное время отсутствия связи, причину (отключение интернета на складе), указание на невозможность отправить первый титул в ГИС ЭПД.
- Решение комиссии или ответственного лица о переходе на бумажный документооборот для предотвращения простоя транспорта. Подписи сотрудников склада и желательно водителя.
- Логи из информационной системы (при наличии). Скриншоты экрана ИС ЭПД или учетной системы с ошибкой подключения к сети или ошибкой отправки документа, где видны дата и время.
- Скриншот официального сервиса мониторинга. Если сбой был глобальным у провайдера или у самого оператора ЭПД, приложите скриншот с фиксацией массового сбоя с сайтов мониторинга или из официального телеграм-канала оператора.
Не смешивайте форматы. Если перевозка началась по ТрН на бумаге из-за аварийной ситуации, то и завершить ее надо на бумажном носителе. Нельзя составлять бумажный документ при погрузке, а затем «переводить» его в электронный вид при выгрузке товара.
Можно принимать бумажную ТрН на доставку воды в офис?
Зависит от ситуации.
Ситуация 1. Продавец включил стоимость доставки в цену приобретаемой воды. В таком случае ЭТрН не нужна. Нет договора перевозки, поэтому и подтверждать его транспортной накладной не требуется.
Ситуация 2. Продавец выделил стоимость доставки в договоре на покупку воды. Надо оформить ЭТрН. Ведь в таком случае оказываются услуги по договору перевозки груза, при которых обязательна транспортная накладная. Бумажная накладная не подойдет.
Ситуация 3. Привлекаете для доставки воды стороннего перевозчика. Если грузоотправитель и грузополучатель совпадают, можно использовать бумажную ТрН или ЭТрН (п. 7 приложения к приказу Минтранса от 01.06.2026 № 262). Если не совпадают — необходима ЭТрН.
Что делать с уже заключенными договорами, в которых прописана бумажная ТрН?
Заключить дополнительные соглашения и прописать обязанность сторон составлять ЭТрН. Иначе перевозчик выставит бумажную ТрН — и будут затруднения с учетом расходов и принятием к вычету НДС.
Везем груз сами. Нужна транспортная накладная в бумажном или электронном виде?
Нет, не нужна. Если вы доставляете товар собственным (или арендованным без экипажа) транспортом и затраты на доставку не выделены как отдельная услуга в договоре, договор перевозки не заключается. В таких случаях перемещение груза подтверждается путевым листом, УПД или товарной накладной (ТОРГ-12). Аналогичный порядок, если покупатель осуществляет самовывоз на своем авто.
В процессе рейса изменился адрес выгрузки (переадресация). Нужно оформлять ТрН на бумаге?
Нет, для этого в системе ЭТрН предусмотрены специальные опциональные титулы. Перевозчик прямо в приложении формирует титул переадресации (Т7), где указывает новый адрес и нового получателя. Все изменения происходят в режиме онлайн без необходимости возвращаться к бумажным накладным.
Можно хранить в архиве бумажные ТрН вместо электронных?
Нет. Если перевозка должна быть отражена в ГИС ЭПД, бумажная транспортная накладная не имеет юридической силы как первичка. ЭТрН — единственный законный документ для налогового учета. Бумагу можно оформить только как дубликат при сбое.