Расчет и оплата больничного листа в 2025 году

Светлана Семина

эксперт по бухучету, налогам и кадрам

В статье расскажем, как правильно рассчитывается и оплачивается больничный лист нетрудоспособности в 2025 году с учетом всех изменений. Так, в 2025 году действуют новые лимиты по минимальному и максимальному размеру больничного. Для мобилизованных и контрактников по‑прежнему сохраняется особый порядок расчета пособия.

Что вы узнаете

• Расчет больничного пособия: формула и лимиты на 2025 год
• Как зависит больничное пособие от страхового стажа
• Как связаны больничный и МРОТ
• Минимальный и максимальный размер пособия по нетрудоспособности
• Как работодатель и СФР оплачивают больничный лист
• Сроки оплаты больничного листа
• Особый порядок расчета больничных в новых регионах РФ

Расчет больничного пособия: формула и лимиты на 2025 год

С момента открытия больничного листа врач обязан предоставить данные в систему Соцфонда, и далее действия происходят автоматически. А именно система фонда уведомляет работодателя, что появился новый электронный больничный, с предзаполненными сведениями для выплаты больничного пособия.

Когда к работодателю поступают сведения из Соцфонда о закрытии больничного листка сотрудника, может возникнуть вопрос: как посчитать больничный лист. Согласно действующим нормам (Закон от 29.12.2006 № 255‑ФЗ, разъяснения Минтруда), расчет следует проводить по формуле:

Средний заработок в свою очередь определяется как сумма доходов за расчетный период (последние 2 календарных года работы), разделенная на фиксированную величину 730.

При оплате больничного в 2025 году расчетный период — это 2023 и 2024 годы.

Какие виды доходов включают в расчет персональных больничных листов? Только те, с которых работодатель уплачивал страховые отчисления. Имеются в виду страховые взносы в ФНС на социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и материнства (ВНиМ). Наряду со взносами обычно платится и НДФЛ, то есть это полностью налогооблагаемые выплаты.

Доходы за каждый год расчетного периода, которые берете в расчет больничных выплат, не могут превышать предельную базу по социальным взносам в ФНС. Для больничного в 2025 году ориентируемся на значения:

• 1 917 000 ₽ — за 2023 год;
• 2 225 000 ₽ — за 2024 год.

Если реальные доходы больше, берите в расчет выплаты предельную величину.

Фиксированная величина 730 корректируется в некоторых ситуациях. Это случаи, когда работник в расчетном периоде был мобилизован или проходил военную службу по контракту, в том числе добровольно. При расчете больничного мобилизованным и контрактникам из показателя 730 нужно вычесть количество дней приостановки трудового договора в связи с уходом на СВО (ст. 351.7 ТК РФ). Тогда сравнивайте фактический средний заработок с максимальным среднедневным заработком. Это сумма предельных баз по страховым взносам за 2 предыдущие года, деленная на 730. Максимальный лимит дневного заработка для расчета больничного в 2025 году равен 5 673,97 руб. [1 917 000 + 2 225 000) / 730].

Если в расчетном периоде один год был високосным, это не влияет на показатель 730. Независимо от количества дней в году в расчетах выплаты используем именно 730 (п. 12, 13(1) и 14 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности).

На какие минимальные лимиты в 2025 году равняться при расчете больничных выплат — рассказали ниже в разделе про больничный и МРОТ.

Соглашение между сторонами и подписанный больным документ дают основание для выплат. Больничный также положен в случаях, связанных с уходом за ребенком или при оформлении отпуска по беременности. Больничный по уходу за ребенком до 7 лет включительно оплачивается в размере 100% независимо от страхового стажа родителя. При этом листки по беременности и родам, а также по нетрудоспособности по уходу за заболевшим ребенком полностью оплачивает Социальный фонд России (СФР). Работодатель за свой счет не финансирует больничные по БиР и по уходу за ребенком (ч. 3 ст. 3 и ч. 1 ст. 13 закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ). Родителям не нужно самостоятельно собирать какие‑либо документы, чтобы получить больничное пособие. Фонд проведет все расчеты на основании больничного листка по уходу за ребенком.

Как зависит больничное пособие от страхового стажа

Порядок по действующим работникам

Если страховой стаж работника до 8 лет работы, больничные оплачиваются в зависимости от стажа. При трудовом опыте 8 лет работы и выше страховой стаж уже не имеет значение. Также страховой стаж может быть любым, если речь идет о профессиональном заболевании или несчастном случае на производстве. В этих случаях пособие оплачивается по коэффициенту 100%.

При страховом стаже до 8 лет работы чем больше трудовой опыт, тем в большем размере оплачиваются больничные. Выше привели информацию, при каком стаже какой процент среднего заработка выплачивается заболевшему сотруднику в виде больничных.

При стаже до 6 месяцев работы пособие в расчете за месяц равняется федеральному МРОТ.

Порядок по бывшим сотрудникам

Если экс‑сотрудник заболел или получил травму в течение 30 календарных дней после увольнения, работодатель независимо от стажа сотрудника выплачивает пособие из расчета 60% от среднего заработка.

Как связаны больничный и МРОТ

Средний заработок для расчета больничного пособия не может быть ниже федерального МРОТ. Минималку берите ту, которая действует на начало болезни. Если в регионе действует районный коэффициент, умножайте МРОТ на него. Фактический заработок может оказаться меньше заработка из МРОТ, если стаж работника менее 6 месяцев или в последние 2 года сотрудник не был официально трудоустроенным, или получал зарплату ниже минималки.

Размер больничного пособия не может быть меньше федерального МРОТ в расчете за месяц. Берется тот МРОТ, который действует на начало болезни. Если в регионе действует районный коэффициент, умножайте МРОТ на него (согласно данным ч. 6.1 ст. 14 закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ).

Работа в бухгалтерской программе Saby позволяет бухгалтеру не следить за соблюдением установленных лимитов по больничному пособию. Система сама рассчитает, оформит и начислит выплату с учетом установленных требований законодательства. Вы можете выборочно проверить расчеты. Кроме того, система предоставляет инструкции, помогает разобраться по каждой конкретной ситуации: определить минимальные и максимальные значения, предупреждает об ограничениях и автоматически закрывает расчет, следит за корректностью данных.

Минимальный и максимальный размер пособия по нетрудоспособности

Размер больничного пособия не может быть меньше федерального МРОТ (22 440 ₽ в 2025 году) в расчете за полный календарный месяц. Про то, как сравнивать рассчитанное пособие с минималкой, рассказали выше. И привели примеры.

Максимально возможное пособие за день болезни в 2025 году — 5 673,97 руб. [(1 917 000 + 2 225 000) / 730]. А для сотрудника со стажем менее 6 месяцев пособие ограничено размером федерального МРОТ. Например, за февраль 2025 дневное пособие такому сотруднику не может превышать 801,43 руб. (22 440 / 28). Но и меньше МРОТ платить нельзя. Поэтому в данном случае пособие за дни нетрудоспособности в феврале начисляется исходя из 801,43 руб.

Как работодатель и СФР оплачивают больничный лист

Больничные листки по общему правилу оформляются в электронном виде. Бумажные листки — исключение для отдельных лиц и категорий работников, чьи сведения составляют гостайну. Например, это работники органов права — судьи или следователи. Также больничные на бумаге могут выдаваться работникам из новых регионов России: ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей (ч. 4 ст. 3 закона от 17.02.2023 № 20‑ФЗ).

Информацию об открытии больничного работодатель получает от СФР по рассылке в системе социального электронного документооборота (СЭДО). Она встроена в большинство бухгалтерских программ. Например, в Saby. Доступ к СЭДО также есть в личном кабинете страхователя на сайте фонда. Номер листка нетрудоспособности может сообщить работодателю и сам работник по желанию. Это может быть уведомление в произвольной форме.

Работодателю больничный необходимо оплачивать только за первые 3 дня болезни сотрудника. С 4 дня и до дня закрытия больничный оплачивает Соцфонд (СФР).

Больничный по уходу за ребенком или другим членом семьи полностью начисляет СФР. Также целиком из бюджета СФР оплачиваются декретные выплаты — больничный по беременности и родам (БиР).

Сроки оплаты больничного листа

Работодатель оплачивает больничный лист в порядке, который установлен у организации (ИП) для выплаты заработной платы (ч. 1 ст. 14.1 закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ). Рекомендуем прописать конкретные сроки оплаты бюллетеня в локальном нормативном акте (ЛНА). Способ выплаты — на карту, наличными — выбирает сам сотрудник и разово сообщает работодателю. Какие сведения нужно собрать для назначения и выплаты пособий, рассказали в другой статье.

Фонд выплачивает деньги напрямую сотруднику в течение 10 рабочих дней со дня получения от работодателя документов (сведений), которые необходимы для назначения и выплаты пособия по больничному листу (ч. 1 ст. 15 закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ).