Как организовать и вести воинский учет

Специфика воинского учета в 2026 году

Круглогодичный призыв. Медицинские осмотры, профессиональный психологический отбор и заседания призывных комиссий проходят в течение всего года — с 1 января по 31 декабря. Это значит, что работодателям, как и раньше, нужно внимательно следить за актуальностью данных воинского учета. А еще быть готовыми к тому, что сотрудников могут вызвать в военкомат в любое время года.

Активное внедрение Единого электронного реестра воинского учета. Это цифровая государственная база данных. Она содержит сведения обо всех военнообязанных и призывниках. Система состоит из реестра воинского учета (доступ только у Минобороны) и реестра повесток. Единый реестр получает информацию, в том числе сведения о трудовой деятельности граждан, из ФНС, МВД, ЗАГС и других ведомств. Поэтому работодателю нужно следить, чтобы не было расхождений между его данными и государственными базами. Иначе это может стать основанием для проверки.

Особый прокурорский контроль. Генеральная прокуратура РФ подготовила проект приказа: скоро у прокуроров появится больше полномочий для проверки организаций. В первую очередь будут смотреть, назначила ли компания ответственного за воинский учет, издала ли приказ об организации воинского учета, согласовала ли его с военкоматом и соблюдает ли другие обязательные требования.

Кто обязан вести воинский учет

✅ Организации обязаны вести воинский учет независимо от формы собственности: ООО, АО, ПАО, бюджетные учреждения, НКО. Никаких освобождений для компаний малого и среднего бизнеса (субъектов МСП) или организаций, применяющих АУСН, нет. Даже если в компании нет военнообязанных сотрудников, всё равно нужно встать на учет в военкомате, издать приказ и составить план работ.

❌ ИП не должны состоять на учете в военном комиссариате и вести воинский учет. Даже если нанимают военнообязанных.

Основания: п. 7 ст. 8 закона от 28.03.1998 «О воинской обязанности и военной службе», далее — закон № 53‑ФЗ; п. 1 ст. 8 Федерального закона от 31.05.1996 № 61‑ФЗ «Об обороне»; п. 17 Методических рекомендаций по ведению воинского учета, далее — Методические рекомендации; постановление президиума Высшего арбитражного суда РФ от 28.04.2009 № 13798/08.

Кто подлежит воинскому учету

Есть две основные категории работников, которые подпадают под воинский учет, согласно п. 14 Положения о воинском учете и ст. 22 закона № 53‑ФЗ.

1. Призывники — это мужчины в возрасте от 18 до 30 лет, обязанные состоять на воинском учете и не пребывающие в запасе.

2. Военнообязанные — граждане, пребывающие в запасе:

   • отслужившие и зачисленные в запас ВС РФ;

   • выпускники военных вузов или кафедр;

   • освобожденные от призыва, например по состоянию здоровья, и зачисленные в запас после 30 лет;

   • «уклонисты» — не служившие мужчины 30 лет и старше;

   • прошедшие альтернативную гражданскую службу;

   • женщины с военно‑учетными специальностями: ВУС перечислены в приложении № 1 к Положению о воинском учете.

Под воинский учет подпадают работники из перечисленных категорий независимо от формата занятости: удаленные сотрудники, совместители, сезонные работники, сотрудники по срочным трудовым договорам, а также работники в длительном отпуске или на больничном и сотрудники с неполным рабочим временем.

Не подлежат воинскому учету:

• сотрудники‑иностранцы;

• граждане, признанные не годными к военной службе по состоянию здоровья, — категория «Д»;

• проходящие военную службу: контрактники, срочники;

• отбывающие наказание в виде лишения свободы;

• женщины без военно‑учетной специальности;

• граждане с местом постоянного проживания за пределами России;

• офицеры запаса СВР и ФСБ: они состоят на учете в своих ведомствах.

Научитесь вести воинский учет по новым правилам

Эксперты курса «Воинский учет для бизнеса»:

• расскажут, как поставить организацию на ВУ и сдавать отчетность;
• предоставят шаблоны документов;
• разберут реальные кейсы и ответят на вопросы

Записаться на курс

Как организовать воинский учет с нуля

Назначьте ответственного за воинский учет. За состояние воинского учета в организации отвечает руководитель. Он может возложить эту работу на одного из сотрудников или нанять нового специалиста. На практике воинский учет чаще всего поручают кадровому работнику. Сведения об ответственном указывают в приказе об организации воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе. Обязанности ответственного закрепляют в должностной инструкции, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Если для воинского учета вводится отдельная должность или создается подразделение, эти изменения вносят в штатное расписание.

Количество ответственных зависит от численности сотрудников, по которым ведется воинский учет.

В законе ничего не сказано о том, может ли организация поручить исполнителю вести воинский учет по гражданско‑правовому договору. Но и прямого запрета на аутсорс нет. Безопасно действовать так: утвердить ответственным своего работника и заказывать разовые услуги на стороне. Например, если нужна быстрая постановка на учет под ключ. Также можете делегировать часть дел компании, которая, например, ведет у вас кадровый учет.

Поставьте организацию на учет в военкомате. Подайте документы в военкомат по месту регистрации юрлица (пп. 22, 37 и 39 Методических рекомендаций):

• копии учредительных документов: устава, листа записи ЕГРЮЛ или выписки из ЕГРЮЛ, свидетельства ИНН;

• карточку организации по форме № 18: уточните в своем военкомате, какой шаблон использовать, так как в разных регионах требования к форме могут отличаться. Если шаблон не установлен, можно использовать форму из письма Минкультуры от 21.10.2015 № 344‑01‑39‑ВА;

• приказ об организации воинского учета и план работы по воинскому учету;

• должностную инструкцию специалиста по организации воинского учета.

В некоторых регионах перед подачей документов в военкомат нужно получить регистрационный номер организации через местную администрацию. Уточните это в своем военкомате. Также узнайте, в какие сроки нужно подать документы для постановки на учет. Чтобы получить эту информацию, скорее всего, придется посетить военкомат лично — в консультации по телефону или электронной почте могут отказать.

Решите, в какой форме будете взаимодействовать с военкоматом. Пока Единый электронный реестр воинского учета работает не повсеместно, большинство документов нужно сдавать в военный комиссариат заказным письмом или лично на бумаге. Но часть системы — реестр повесток — функционирует уже с мая 2025 года. Через него можно сдать некоторые сведения электронно. Для этого нужно завести личный кабинет юрлица на сайте реестра повесток, а в приказе об ответственном за воинский учет и в должностной инструкции указать, что ответственный сотрудник вправе передавать сведения о военнообязанных сотрудниках через электронный реестр.

Чтобы зарегистрироваться и работать в личном кабинете на сайте реестра повесток, нужно учесть следующие требования:

• компания зарегистрирована на портале госуслуг;

• для работника, который будет направлять сведения через реестр, оформлена учетная запись на «Госуслугах», привязанная к организации, а также усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) и машиночитаемая доверенность (МЧД);

• доступ к адресу сайта — только через нестандартный порт 8443;

• доступные браузеры: Яндекс или Chromium GOST;

• установлены специальные средства криптозащиты: приложение «КриптоПро CSP» версии 5.0 R2 и выше, а также «КриптоПро ЭЦП Browser plug‑in».

Как вести воинский учет в организации

Шаг 1. Выясните, какие сотрудники подлежат воинскому учету и к какой категории относятся. Для этого запросите документы воинского учета:

• паспорт гражданина РФ — страница 13 со штампом об отношении к воинской обязанности;

• военный билет — предоставляют граждане, пребывающие в запасе;

• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — предоставляют призывники, у которых еще нет военного билета;

• временное удостоверение, выданное взамен военного билета, — предъявляется, если военный билет временно отсутствует;

• справку взамен военного билета — предоставляется уклонистам.

Помимо перечисленных документов, можно запросить выписку из реестра воинского учета. Документ позволит проверить факт постановки на воинский учет и сведения о военнообязанном или призывнике. Но документы воинского учета, в том числе военный билет, выписка не заменяет — по крайней мере в приказе Минобороны нет никаких ремарок, которые бы на это намекали.

Шаг 2. Заведите карточку по форме № 10 на каждого сотрудника, подлежащего воинскому учету. Ведите картотеку согласно пп. 34 и 35 инструкции министра обороны РФ. Если работник снимается с воинского учета, например, потому что не годен по состоянию здоровья, храните его карточку отдельно, поставив на ней соответствующую отметку: «Дата. Снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Шаг 3. Отчитывайтесь в военкомат. Сдавайте в военный комиссариат сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету, в течение 5 календарных дней со дня приема на работу или увольнения. Сведения о сотрудниках, которые не состоят на воинском учете, нужно сдавать в течение 3 рабочих дней с момента выявления такого сотрудника.

Ежегодно до 31 декабря сдавайте карточку учета организации и план работы по воинскому учету. Сроки ежегодной отчетной кампании выясните на местах заранее. Не затягивайте с этой задачей. Конкретный военный комиссариат может установить свой период для сдачи ежегодных отчетов, например октябрь.

Также рекомендуем уточнить в своем военкомате: нужно ли сдавать дополнительные отчеты, по какому графику и какие должны быть реквизиты у форм, так как общих унифицированных бланков может не быть. Например, компании, которые бронируют работников, пребывающих в запасе, сдают отчет по форме № 6 о численности таких граждан. Также — сведения по форме № 19 об обеспеченности трудовыми ресурсами из числа граждан, пребывающих в запасе, на период мобилизации и на военное время.

Шаг 4. Отвечайте на запросы и сообщайте об изменениях. На ответ закон дает 2 недели после получения запроса. Например, у компании могут запросить сведения о 17‑летних гражданах, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, или списки молодежи 15–16 лет.

Подавайте новые сведения, если меняется семейное положение, образование, состояние здоровья, место жительства или пребывания, структурное подразделение, где работает сотрудник, или должность.

Сроки и военкомат для подачи зависят от вида сведений:

Актуализируйте документы воинского учета. Например, если выбрали нового ответственного за воинский учет, обновите внутреннюю документацию и согласуйте изменения с военкоматом.

Как автоматизировать воинский учет с помощью Saby Staff

Сервис «Воинский учет» помогает вести реестр военнообязанных сотрудников и готовить документы для военкоматов в одном месте. Специалист вносит в программу личные данные работника — система сама заполняет карточку учета военнообязанного и формирует документы для отчета. Если у сотрудника меняются данные, например место жительства или семейное положение, карточка обновляется автоматически. Остается только распечатать актуальные формы и направить сведения в военкомат.

Шаг 5. Обеспечьте явку сотрудников в военкомат по требованию. Военный комиссариат может направить на адрес работодателя повестку. Работодатель обязан уведомить сотрудника о ней и выдать под подпись за 3 дня до даты вызова в военкомат. Для визита в военкомат сотруднику нужно предоставить оплачиваемый выходной по среднему заработку (пп. «ж» п. 32 Положения о воинском учете, ст. 6 закона № 53‑ФЗ).

Если работник отказывается получать повестку, уволился, находится на больничном или работает удаленно — в отрезной части повестки укажите дату отказа, должность, ФИО и подпись того, кто вручал повестку, а также ФИО и подписи свидетелей, и отправьте в военкомат. После этого повестка будет считаться врученной.

Шаг 6. Проверяйте данные воинского учета ежегодно. Проводите сверку с работниками минимум раз в год. Делайте это на бумаге или посредством кадрового электронного документооборота (КЭДО). Проверяйте сведения, которые содержатся в карточке сотрудника по форме № 10. Это информация не только по воинской обязанности, но и личная: семейное положение, место жительства (пребывания), образование, состав семьи и другое.

Проводите сверку с военкоматом раз в год, можно чаще. Конкретную дату и сроки утверждает комиссариат. Чтобы провести сверку, подайте в военкомат список сотрудников. Цель мероприятия — уточнить данные, указанные в разделе 2 карточки по форме № 10, и личную информацию о гражданах. По итогам заполните журнал проверок.

Ускорьте сверку данных воинского учета с Saby Staff

Сервис «Воинский учет» помогает вести реестр военнообязанных сотрудников и готовить документы для военкоматов в одном месте. Специалист вносит в программу личные данные работника — система сама заполняет карточку учета военнообязанного и формирует документы для отчета. Если у сотрудника меняются данные, например место жительства или семейное положение, карточка обновляется автоматически. Остается только распечатать актуальные формы и направить сведения в военкомат.

Штрафы за нарушение воинского учета

Военные комиссары вправе выписать штраф в течение 3 лет со дня, когда было совершено нарушение (ч. 1 ст. 4.5 и ст. 23.11 КоАП РФ).

Ответственность для малого предприятия, включая микропредприятие, определяется в размере половины той суммы, которая прописана в КоАП для юрлиц. Чтобы применить это послабление, нужно числиться в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства (ст. 4.1.2 КоАП РФ). Льгота распространяется на большинство нарушений воинского учета, кроме тех, где штраф предусмотрен только для должностных лиц. Также можно применить обстоятельства, смягчающие ответственность, для снижения штрафа (при их наличии, ст. 4.2 КоАП).

Частые вопросы