Обучение персонала в организации: система, формы и методы
Часто в организациях обучение новичков поручают более опытным сотрудникам, но они не всегда хотят этим заниматься или просто не успевают. К тому же им самим нужно постоянно учиться и повышать квалификацию. Поэтому в крупных компаниях развитием сотрудников занимаются целые отделы обучения персонала.
Если у вас небольшая организация и вы хотите самостоятельно разобраться в том, как организовать обучение работников, вам поможет эта статья. На основе опыта IT-компании «Тензор» расскажем, по каким принципам можно выстроить систему обучения персонала и как оценить ее эффективность.
Что вы узнаете
Зачем нужно обучать работников
Для компании
Ни один человек не приходит в компанию готовым специалистом. Если это новичок после вуза, его теоретические знания нужно переводить в практическое русло. Если уже состоявшийся специалист — его придется доучивать под требования конкретной компании.
Цена ошибки всегда выше цены обучения. И чем выше уровень сотрудника, тем дороже его ошибки будут стоить компании.
Анна Торопова, HR-специалист компании «Тензор»
Один из глобальных HR-трендов 2023 года — гуманизация в управлении персоналом. Одной из главных ценностей становится психологический комфорт сотрудников. Обучение помогает этого достичь, потому что компетентные и подготовленные сотрудники чувствуют себя увереннее на своих рабочих местах. Кроме того, здесь срабатывает психологический принцип: мы любим то, во что вкладываемся. Сотрудников, в развитие которых вложены ресурсы, компания будет ценить больше, чем тех, о которых забыла.
Для сотрудников
У современных работников есть запрос на обучение, развитие, движение по карьерной лестнице.
Главные игроки на рынке труда, поколения Y и Z, очень хотят учиться и развиваться, но им не интересно делать это самим. Им должны дать готовый курс, обучить, если что-то непонятно — прийти и объяснить, потому что сами они не спросят.
Анна Торопова, HR-специалист компании «Тензор»
Направления в обучении персонала
1. Обучение новичков: даем базовые знания
Новый сотрудник приходит в компанию: его нужно ввести в курс дела, помочь разобраться в задачах, объяснить, как пользоваться программами, в которых здесь работают. Обучение новичка — это часть процесса адаптации, куда входит не только освоение профессиональных навыков, но и привыкание к коллективу.
Когда необходимо
Если новые сотрудники не задерживаются у вас надолго — возможно, их «бросают» на испытательном сроке. Обучение новичков поможет снизить текучку: подготовленные сотрудники чувствуют себя увереннее и увольняются реже.
Как обучать
На время испытательного срока к новичку нужно прикрепить наставника — более опытного коллегу, который объяснит процессы и правила компании, даст обратную связь о работе. В наставники выбирают людей, которые давно работают в организации, хорошо знают свое дело и любят общаться. Обучение новичка, особенно в первые недели, займет много времени, поэтому нужно назначить наставнику дополнительное вознаграждение или снять с него часть задач.
Чем поможет СБИС
СБИС — это корпоративный портал для работы и общения сотрудников. С его помощью работу новичка с наставником можно упорядочить. Когда в компанию приходит новый сотрудник, в системе открывается задача на его обучение. К ней уже прикреплен план и задачи на испытательный срок. И новичок, и наставник получат задачу в личном кабинете: никто из них не забудет о поручениях, а ответственные проконтролируют результаты.
2. Обучение дополнительным навыкам — для опытных сотрудников
Сотрудник освоился и успешно работает в своей должности. Когда он готов расти, то развивает управленческие навыки и становится руководителем или открывает новое направление. Например, копирайтер изучает возможности соцсетей и начинает продвигать YouTube-канал компании.
Когда необходимо
Если компетентные сотрудники часто уходят из вашей организации, потому что достигают потолка и не видят возможностей для роста.
Как обучать
Отправлять сотрудников на обучающие курсы или нанимать специалистов, которые дадут необходимые навыки.
Чем поможет СБИС
В СБИС простой курс обучения может создать любой кадровый специалист или руководитель отдела. Для этого не нужно идти на другие площадки или привлекать внешних специалистов. Шаблон курса уже готов: нужно только указать время занятий, загрузить материалы для изучения, добавить список контрольных вопросов. Можно звать учеников, запускать курс и следить за прогрессом.
3. Повышение квалификации — обновляем знания по специальности
Есть категории сотрудников, которые повышают квалификацию в обязательном порядке. Например, медицинские работники. Других на переквалификацию отправляет работодатель. Благодаря этому специалисты не отстают от рынка: они всегда в курсе последних изменений в своей отрасли. В самой организации тоже происходят изменения: появляются технологии, меняются бизнес-процессы.
Когда необходимо
Мы рекомендуем повышать уровень подготовки сотрудников непрерывно. Так они смогут оставаться хорошими специалистами, эффективно решать задачи и приносить компании прибыль. Кроме того, смогут выступать экспертами и выгодно влиять на имидж организации.
Как обучать
Отправлять сотрудников на курсы повышения квалификации, семинары и тренинги. Если в организации появляются новые инструменты — прописывать изменения во внутренних инструкциях и отправлять работникам на подпись.
Чем поможет СБИС
В СБИС удобно знакомить сотрудников с инструкциями. Документ нужно загрузить в систему, указать отделы или должности, а сотрудники получат инструкцию в личном кабинете. Прочитать и поставить электронную подпись можно с компьютера или телефона. Если инструкция меняется — нужно просто загрузить обновленную версию документа, и система снова отправит его на подпись сотрудникам.
4. Микрообучение — для быстрого освоения навыков
Микрообучение — это короткие уроки на освоение конкретных навыков. Например, чтобы научиться работать с электронной подписью или настраивать новый сервис.
Когда необходимо
Когда нужно быстро сформировать у сотрудников привычку или новую компетенцию.
Как обучать
Принцип микрокурсов — знания маленькими порциями. Сотрудники не тратят на них много времени и проходят за несколько минут в течение нескольких дней. Можно учить с помощью обучающих видео и приложений для смартфонов, устраивать деловые игры и квесты.
Чем поможет СБИС
Микрообучение можно проводить с помощью марафонов в группах СБИС. Это сообщества, которые работают по типу сообществ в соцсетях и объединяют сотрудников по интересам.
Объявите о старте марафона в группе, а затем публикуйте по одному уроку раз в 2–3 дня. Назначьте награду в виде виртуальной валюты, которую можно обменять на подарок. Сотрудникам не нужно никуда записываться, они просто следят за новостями в группе и проходят тесты, естественным образом усваивая знания.
5. Обучение для профилактики эмоционального выгорания
Сотрудник устал от рутинных обязанностей: он теряет интерес к работе, быстро устает, задачи выполняет с трудом. Многие в такой ситуации уходят, им кажется, что здесь уже ничего нельзя сделать. Тогда как в ряде случаев достаточно начать развивать так называемые мягкие навыки (soft skills): научиться управлять своей эффективностью, прокачивать эмоциональный интеллект, осваивать работу в команде. И интерес к работе вернется.
Когда необходимо
Квалифицированный сотрудник стал работать хуже, его показатели стабильно падают.
Как обучать
Поговорите с сотрудником: постарайтесь выяснить, в чем проблема, где возникают сложности. Возможно, он просто не умеет правильно распределять время — тогда ему поможет обучение тайм-менеджменту. Или сотрудника нужно отправить на курс по целеполаганию, где он проанализирует свои достижения, желания и чувства и составит план личного развития.
Чем поможет СБИС
В СБИС можно следить за настроением сотрудников с помощью опросов. Спрашивайте, как люди себя чувствуют, какие у них пожелания и проблемы. Опрос легко создать и запустить для всех сотрудников или конкретного отдела. СБИС соберет результаты и покажет их в виде наглядной статистики.
Опросы — не панацея: ответив на вопросы анкеты, сотрудник не начнет автоматически работать лучше. Но опросы помогут выявлять трудности на ранних этапах. А сам сотрудник, признавая проблему, сможет увидеть пути ее решения и почувствовать себя спокойнее.
Как самостоятельно организовать систему обучения персонала в компании
Обучение работников проходит в трех основных форматах.
- Очно (офлайн). Лекции и семинары, на которых ученики присутствуют физически: сидят в одной аудитории, а не подключаются по сети.
- Онлайн. Вебинары — занятия, которые проходят по видеосвязи. Также могут обозначать курсы, которые записаны заранее для самостоятельного изучения.
- Смешанный формат (blended learning). Когда одну часть материала нужно изучить вместе с группой и преподавателем (синхронное обучение), а другую — осваивать самостоятельно и сдавать заочные тесты в удобное время (асинхронное обучение).
Если говорить о новичках, выбор формы обучения будет зависеть от масштабов вашей компании. Когда команда состоит из нескольких человек — скорее всего, новичка можно просто посадить рядом с опытным специалистом, и через месяц он уже будет работать сам. Хорошо, если вместе с этим он будет читать инструкции и обучающие статьи в базе знаний.
Но если в компании каждую неделю появляются новые сотрудники — придется подумать над тем, как организовать полноценную систему обучения. Базовые знания можно давать с помощью простейших курсов, которые может создать кадровый специалист или руководитель отдела. Чтобы разработать продвинутые курсы, понадобится помощь методиста.
Ниже мы расскажем о том, как самостоятельно организовать систему обучения персонала в компании на основе возможностей СБИС.
- Начните пополнять базу знаний инструкциями. Самый простой способ упорядочить материалы для изучения — записать правила компании в виде инструкций и добавить их в базу знаний. Благодаря этому не придется много раз объяснять новичкам одно и то же: иногда достаточно скинуть ссылку для самостоятельного изучения. Материалы можно читать в любое время и с любого устройства. Объединяйте статьи по темам и следите за их актуальностью, тексты можно редактировать прямо в базе знаний.
- Создавайте простые обучающие курсы. Курсы — уже не просто набор справочных материалов. Задача учебного курса — сформировать у сотрудника конкретный навык. Для этого инструкции сокращают, выделяют в них главное и публикуют в правильной последовательности. Проходя по этому пути, сотрудник учится.
Например, для менеджера образовательным результатом курса может быть умение продавать продукты компании. В СБИС задать образовательный маршрут, расположив материалы для изучения в нужной последовательности, может любой кадровый специалист или руководитель подразделения.
- Свяжите обучение с навыками сотрудников. В СБИС есть справочник, где отражаются все навыки работников. Если срок навыка истекает и его нужно подтвердить — система об этом предупредит. Видя это, руководитель может вовремя отправить сотрудников на обучающие курсы и сформировать команду специалистов.
Как строить программу обучения персонала: опыт компании «Тензор»
В нашей компании есть учебный центр, который работает уже более 10 лет. Мы начали с того, что обучали сотрудников с помощью набора вопросов по разным темам. В каждом вопросе была ссылка на ответ: последовательно отвечая на вопросы, сотрудники учились. Тестировали сотрудников сначала на внешних платформах, затем стали разрабатывать свои тесты и курсы обучения. Мы пробовали разные подходы и за время работы пришли к следующим выводам.
Вам не всегда нужен «серьезный курс»
Формат микролернинга может закрыть множество задач в обучении работников. Сделайте микрокурс, на который сотрудники будут тратить по 15 минут каждый день, и к концу недели у них сформируется нужный навык.
Не гонитесь за красотой
На мощных платформах с широким функционалом всегда есть соблазн утонуть в эффектах оформления. Но вашему студенту всё равно, что вы предлагаете три варианта вкладок разного вида, — ему просто нужно как можно скорее войти в курс дела.
В онлайн-обучении, как и в любом обучении, в первую очередь важна боль заказчика и студента — и то, какой мы хотим получить результат. Нужно влиять не на красоту картинки, а на мотивацию.
Анна Гребенкина, руководитель учебного центра компании «Тензор»
Чтобы создать хорошую программу обучения, исследуйте учеников
Чтобы сделать хороший курс обучения, нужно увидеть, как работают студенты, спрашивать их, говорить с ними. Понять, есть ли у них время на обучение, где у них «болит», что они уже понимают. И трансформировать запрос, который есть у заказчика корпоративного обучения, с учетом настоящих особенностей и задач студентов.
Уходите от очных тестирований
Мы привыкли считать, что некоторые умения нельзя проверить с помощью онлайн-тестирования и для этого нужно общаться с человеком лично. В результате количество очных тестирований в крупных компаниях доходит до нескольких сотен в день, а это огромные трудозатраты. На самом деле нет почти ни одного умения, которое нельзя было бы измерить заочно или с помощью наблюдения.
Как оценить эффективность курса обучения
Чтобы курс был успешным, перед его созданием нужно спрогнозировать образовательный результат, определить цели и задачи. Например, цель обучения — научить менеджера продавать продукты компании. Задачи отражают то, как мы добиваемся цели. Так, менеджер должен изучить продукт, чтобы уметь ответить на любой вопрос клиента.
Образовательный результат отражает поведение сотрудника после прохождения курса обучения. Например, продажи менеджера увеличились на 30 %. Если в компании есть четкие показатели KPI, эффективность программы обучения будет легче отследить.
Обучение персонала в организации: коротко
- Построение системы обучения и развития персонала в организации — одна из важных задач руководства. Подготовленные и мотивированные сотрудники реже увольняются и приносят больше пользы компании.
- Обучение — важная часть процесса адаптации сотрудника.
- Современный процесс обучения персонала сложно представить без онлайн-курсов: они помогают снизить расходы и быстро обучить любое количество сотрудников в разных филиалах и городах.
- Чтобы сделать хороший курс, изучайте потребности и боли своих учеников.
- Онлайн-курсы СБИС помогут создать обучающий курс для сотрудников даже без помощи методистов.
Видеоматериалы по теме
