График отпусков сотрудников на 2027 год: как правильно составить и утвердить

Что такое график отпусков и зачем он нужен

График отпусков — это документ, в котором работодатель заранее определяет очередность ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников.

Документ помогает спланировать работу компании. Руководитель заранее видит, кто и когда будет отсутствовать, и может распределить нагрузку или найти временную замену. А бухгалтерия использует график, чтобы вовремя планировать и выплачивать отпускные.

Руководство по графику отпусков

Скачайте бесплатную шпаргалку с алгоритмом действий от эксперта

Скачать документы

Обязателен ли график отпусков по закону

По общему правилу график отпусков обязаны составлять все работодатели — компании и ИП. Это требование ч. 1 ст. 123 ТК РФ.

Без графика отпусков могут работать микропредприятия, некоммерческие организации. По ст. 309.2 ТК РФ они вправе отказаться от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков. Для отказа от графика такие компании должны заключить с работниками трудовой договор по типовой форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

В п. 22 этой типовой формы нужно прописать, что для согласования отпуска применяют письменное соглашение с работником (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 15.02.2021 № ПГ/01488-6-1).

Нормативная база. Основные правила составления и применения графика отпусков установлены Трудовым кодексом РФ:

Ответственность и штрафы. За отсутствие графика отпусков оштрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ: от 1 000 до 5 000 ₽ — ИП или руководителя; от 30 000 до 50 000 ₽ — организацию.

Такие нарушения выявляют инспекции труда при проверках. До 2030 года большинство проверок приостановлено. Но график отпусков нужен не только из‑за штрафов ГИТ. Он помогает:

• учесть пожелания работников;
• не допустить совпадения отпусков;
• избежать переносов и оформления дополнительных документов.

Ускорьте оформление графика отпусков

Saby поможет собрать планы сотрудников на следующий год и подготовить график отпусков. Система сама отправит сотрудникам задачи, напомнит тем, кто еще не запланировал отпуск, а затем передаст график руководителю на согласование.

В готовом графике руководитель сразу видит пересечения отпусков и возможные нарушения. Например, если сотрудник запланировал меньше 28 дней или разбил отпуск на периоды короче 14 дней.

За две недели до запланированного отпуска Saby напомнит о нем сотруднику и руководителю — кадровику не придется отслеживать даты вручную.

Попробовать бесплатно

Кто и когда составляет график отпусков

Над графиком отпусков работают несколько сотрудников, и у каждого из них своя задача:

• руководители отделов собирают с работников пожелания о датах отпуска;
• отдел кадров формирует проект графика отпусков, организует его утверждение, уведомляет работников о начале отпусков;
• руководитель компании подписывает график отпусков на 2027 год.

График отпусков формируют на следующий календарный год. Срок подготовки графика законом не установлен, обычно это делают в конце ноября — начале декабря.

А вот утвердить график нужно минимум за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). На 2027 год работодатель обязан утвердить не позднее 17 декабря 2026.

Кого нужно и не нужно включать в график

При составлении графика отпусков важно правильно определить круг сотрудников, которых он должен охватывать. Ошибки на этом этапе встречаются довольно часто.

Обязательно включать в график отпусков трудоустроенных по трудовым договорам, в том числе:

• дистанционных работников (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1);
• тех, кто уволится в течение года (письмо Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1);
• работниц в отпуске по беременности и родам;
• внутренних и внешних совместителей.

Необязательно включать:

• граждан, принятых в компанию по договору гражданско-правового характера, подряда или оказания услуг;
• работников в отпуске по уходу за ребенком, если они находятся там полный календарный год. Нельзя находиться в двух отпусках одновременно, указал Верховный суд;
• мобилизованного работника, с которым приостановлен трудовой договор. На это время приостанавливается исполнение обязанностей работодателя в силу ч. 3 ст. 351.7 ТК РФ. Так же ответил Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».

Как вносить в график отпусков совместителей

Внутренние совместители. Их лучше добавлять в график отпусков двумя строчками: по основной должности и по совместительству. Тогда сможете раздельно учитывать предоставление дней отпуска.

Это важно для ситуаций, когда отличается количество «заработанных» дней ежегодного отпуска по внутреннему совместительству и по основной должности. Такое бывает, если работник трудоустроился по основному месту работы раньше, чем по совместительству. Или по основной должности имеет право на дополнительные дни отдыха за ненормированный график.

Что делать работодателю, если внутренний совместитель заработал 28 дней по основному месту работы, а по совместительству — только один день:

• Предложите работнику оформить отпуск без сохранения зарплаты по совместительству. Но сотрудник вправе отказаться и выйти на работу по совместительству, а по основному месту числиться в отпуске. Аналогично ответил Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».
• Предоставьте отпуск по совместительству авансом, если работник не отработал по совместительству шесть месяцев и просит о таком отпуске (ст. 286 ТК РФ).

Внешние совместители. У внешних совместителей лучше запросить пожелания по дате отпуска и только потом включить их в график отпусков. Поскольку по ч. 1 ст. 286 ТК РФ отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основному месту работы.

Но даже если график утвержден, работник с ним ознакомлен, внешний совместитель вправе в любой момент потребовать перенос отпуска. На том основании, что изменились даты его отпуска по основному месту работы.

Формы для графика отпусков

Закон допускает разные варианты оформления.

Унифицированная форма. Для графика отпусков разрешено применять бланк Т‑7.

Форма Т‑7 перестала быть обязательной к применению с 01.01.2013 по информации Минфина России № П3‑10/2012.

Своя форма. Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Это позволяет адаптировать документ под внутренние процессы компании.

Например, в график можно добавить две дополнительные графы: «С датой начала отпуска ознакомлен» и «Об уведомлении о начале отпуска извещен». В них работник ставит подпись и дату. Это позволяет зафиксировать факт уведомления о начале отпуска непосредственно в графике и не оформлять отдельное извещение за две недели, как того требует ч. 3 ст. 123 ТК. Роструд не против такого (письмо от 30.07.2014 № 1693‑6‑1). Такие работодатели подписывают график один раз в декабре сразу у всех работников.

Saby упрощает работу отдела кадров

• Планирует график отпусков по вашим правилам
• Считает остатки отпусков за прошлые годы
• Показывает совпадение отпусков по отделу
• Позволяет выгрузить график отпусков в 1С

Оставить заявку

Как оформить и утвердить график отпусков: пошаговая инструкция

При составлении графика отпусков нужно учесть остатки отпусков, права льготных категорий работников, правила разделения отпуска на части и требования к оформлению документа.

Шаг 1. Соберите данные о неиспользованных отпусках. Вы сами решаете, отражать ли в графике отпусков неиспользованные отпуска прошлых периодов. ТК РФ ничего об этом не говорит. Минтруд рекомендует урегулировать этот вопрос в ЛНА (письма Минтруда от 08.12.2020 № 14⁠-⁠2⁠/⁠ООГ⁠-⁠17800 и Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).

Неиспользованные отпуска прошлых лет имеет смысл включить в график отпусков, особенно если есть риск разногласий с работником. Например, у сотрудника может накопиться значительный остаток неиспользованных дней — в одном из судебных дел речь шла о 248 днях. Работодатель включил в график на год четыре периода отпуска по 28 календарных дней, не согласовывая их даты с работником. Сотрудник не согласился с таким порядком и обратился в суд. Суды трех инстанций не нашли нарушений со стороны работодателя и отказали в удовлетворении требований работника (определение Третьего КСОЮ от 11.05.2022 № 88⁠-⁠8007⁠/⁠2022).

Шаг 2. Запросите пожелания сотрудников. В общем случае работодатель не обязан учитывать пожелания работников относительно конкретных дат ежегодного отпуска при составлении графика. Это же подтверждает и Минтруд в письме от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17854. То есть можно планировать отпуска работников в своих интересах. Например, всех отправить в отпуск зимой или в четыре неотгулянных отпуска по 28 дней каждый.

Однако есть исключения. Нужно обязательно согласовать график отпусков:

• с профсоюзной организацией, если такой представительный орган работников есть в компании. Согласовывать придется, даже если профсоюз объединяет менее половины работников (письма Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17788 и 14-2/ООГ-17785);
• с работниками, у которых ежегодный отпуск разделен на части, например, включить в график отпуск 14 + 7 + 7 дней без согласия сотрудника нельзя;
• с льготными категориями работников, которые вправе выбирать даты ежегодного отпуска при составлении графика отпусков или потребовать изменить дату начала отпуска, указанную в графике.

Также право на отпуск в удобное время может быть предусмотрено другими федеральными законами для отдельных категорий работников. Например, такое право есть у ветеранов боевых действий (пп. 11 п. 1 ст. 16 закона от 12.01.1995 № 5‑ФЗ), Героев России и Героев СССР (п. 3 ст. 8 закона от 15.01.1993 № 4301‑1).

Шаг 4. Распределите отпуска по году. Одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Количество остальных частей и их продолжительность закон не ограничивает. При проверках инспекция труда оценивает, соблюдается ли это требование в каждом рабочем году работника.

Шаг 5. Заполните форму графика отпусков. Можно применять унифицированную или собственную. Если разрабатываете собственную форму графика отпусков, утвердите ее приказом руководителя.

В собственной форме предусмотрите сведения для планирования и учета отпусков:

• реквизиты работодателя;
• информацию о работниках: ФИО, должность, отдел;
• даты начала отпуска;
• сколько дней отдыхают сотрудники;
• переносился ли отпуск ранее и почему.

Шаг 6. Согласуйте с руководителями отделов. Это необязательный этап, но он важен для учета производственной необходимости, загрузки отдела.

Шаг 7. Утвердите график отпусков у руководителя организации. Если в компании есть кадровая служба, документ также подписывает ее руководитель. При наличии профсоюза график учитывает мнение выборного органа первичной профсоюзной организации.

Укажите дату утверждения графика отпусков организации. Это важно при проверках и судебных спорах. Напоминаю: дата должна быть не позднее чем за две недели до начала календарного года.

Приказ об утверждении графика отпусков издавать необязательно. Но работодатель вправе оформить отдельный приказ, если это удобно для организации работы.

Шаг 8. Ознакомьте сотрудников под подпись. Попросите сотрудников поставить подпись на графике отпусков, на листе ознакомления или вручите каждому работнику отдельное уведомление. Если работника предупредили о начале отпуска менее чем за две недели, он вправе по письменному заявлению потребовать перенести отпуск на другой срок, согласованный с ним (ст. 124 ТК РФ).

Можно ли менять график отпусков

В течение года могут возникать обстоятельства, из‑за которых даты отдыха придется корректировать. Такие изменения допускаются только с соблюдением установленных правил.

По инициативе сотрудника. Работник может попросить о переносе планового отпуска. Например, в связи с болезнью или несовпадением отпуска по основному месту работы (для совместителей).

Обычно работодатель может отказать в переносе отпуска по графику, но он обязан перенести даты отпуска в следующих случаях (ст. 124 ТК РФ):

• работник заболел во время отпуска — отпуск продлевается или переносится;
• работнику не выплатили отпускные за три дня до начала отпуска — отпуск по письменному заявлению должен быть перенесен;
• работника не предупредили о начале отпуска минимум за две недели — отпуск по письменному заявлению должен быть перенесен;
• работник исполняет государственные или общественные обязанности, во время которых законом предусмотрено освобождение от работы, например участвует в качестве присяжного заседателя в суде, — отпуск продлевается или переносится;
• у внешнего совместителя изменились даты отпуска по основному месту работы — отпуск по совместительству предоставляется в новые даты одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).

По инициативе работодателя. Изменить время отпуска, запланированного графиком, в этом случае можно только с согласия работника. Даже если перенос вызван производственной необходимостью, болезнью других сотрудников отдела.

Чтобы перенос отпуска был законным, потребуется оформить:

• согласие работника при переносе отпуска по инициативе работодателя или заявление работника при переносе отпуска по инициативе работника, в том числе в связи с несвоевременной оплатой отпуска или неуведомлением о его начале за две недели;
• приказ о переносе отпуска.

7 типичных ошибок при составлении графика отпусков

При составлении графика отпусков важно не только указать даты, но и соблюсти требования ТК РФ. Разберем семь ошибок, из-за которых работодатели чаще всего получают претензии и сталкиваются с трудовыми спорами.

Ошибка № 1. Не утвердить график в срок. Утверждать нужно за две недели до начала года. Если на графике будет стоять дата позднее, тогда при проверке ГИТ может оштрафовать.

Ошибка № 2. Не включить некоторых сотрудников. В график должны попасть все работники по трудовым договорам: дистанционные, совместители и те, кто уволится в течение года.

Ошибка № 3. Игнорировать льготные категории. Право выбрать даты отпуска имеют многодетные работники, несовершеннолетние, женщины перед отпуском по беременности и родам, родители детей-инвалидов и иные, которых я описала выше.

Ошибка № 4. Делить отпуск без согласия. По ст. 123 ТК РФ работодатель может поставить целый отпуск в любое время, не спрашивая согласия работника. Разделение отпуска нужно согласовывать с работником.

Ошибка № 5. Не учитывать остатки отпусков. Неиспользованные отпуска не сгорают: их нужно переносить на следующий год. А при увольнении надо оплатить работнику неиспользованные дни отпуска.

Ошибка № 6. Считать, что график можно менять в любой момент. График обязателен и для работника, и для работодателя. Изменить даты можно только в предусмотренных законом случаях. Кроме того, важно правильно перенести отпуск — согласовать с работником и изменить даты в установленном порядке.

Ошибка № 7. Не фиксировать ознакомление работников. Если работодатель не может подтвердить, что работники ознакомились с графиком, это не делает график недействительным. Но при спорах работодателю сложнее будет доказать, что работник был уведомлен о датах отпуска.