За 3 месяца перевели 2 000 сотрудников «Авилона» на КЭДО

HR-процессы «Авилона» до Saby

В штате «Авилона» 2 000+ человек. Они работают по разным графикам в разных локациях Москвы, а также удаленно.

Тысячи кадровых процессов фиксировались на бумаге и хранились в физическом архиве головного офиса. При этом кадровые события при удаленном формате работы сопровождались доставкой документов через курьерскую службу доставки.

Бумажный документооборот затягивал HR‑процессы компании и создавал 3 проблемы:

1. Несвоевременная передача документов.
2. Законодательные риски в части соблюдения сроков.
3. Сложности с ознакомлением ЛНА в случае их изменений.

Разработали проектное решение

Специалисты внедрения Saby провели интервью с кадровым отделом «Авилона», чтобы изучить цикл задач, которые требовалось перевести в цифровой формат. Далее выбрали способ интеграции системы Saby c 1С и разработали проектное решение. В нем описали около 30 кадровых процессов, которые сопровождаются Saby.

Интеграцию между 1С ЗУП и Saby настроили с помощью модуля расширения и методов API, а также сделали шифрование канала передачи данных ГОСТ‑алгоритмами. Это требовалось поддержать, поскольку у клиента были повышенные требования к безопасности.

Кадровый специалист может передавать документы из привычной учетной системы в Saby и обратно. Например, при приеме сотрудника кадровики получают карточку новичка в Saby и подписывают приказ о его приеме НЭП. Данные автоматически поступают в учетную систему 1С ЗУП. В конце документооборота файл сохраняется в облачном архиве от Saby

От бумажной бюрократии к цифровой скорости HR‑процессов

Оставить заявку

Оставить заявку

Автоматизировали HR‑отдел

Для оформления одного нового сотрудника кадровому специалисту требовался 1 рабочий день, чтобы заполнить необходимые данные, дождаться согласования документов руководителем и перенести информацию в учетную систему. Но особенно сложно было дождаться визита в отдел кадров нового программиста, который привык работать удаленно.

С Saby можно принять сотрудника на новую должность как в офисе, так и в дистанционном формате. Работник получает приглашение на регистрацию в личном кабинете, скачивает мобильное приложение Saby, загружает данные паспорта и СНИЛС, а система распознает их.

Кадровики получают уже готовую карточку сотрудника в программе и подписывают приказ о приеме НЭП. Данные сразу направляются в учетную систему 1С ЗУП с помощью модуля расширения Saby

Запустили мобильное приложение

При оформлении ежегодного отпуска сотрудник получает напоминание в мобильном приложении. В нем он также выбирает даты отпуска, а если понадобится, согласовывает перенос в интерактивном календаре.

Также в приложении доступно оформление дополнительных дней отдыха для доноров и ликвидаторов последствий аварии на Чернобыльской АЭС. HR‑специалистам не нужно проверять документы — программа определяет статус сотрудника и подсказывает, какие данные необходимо приложить.

Защитили работодателя юридически

В части подписания кадровых документов, ЛНА и инструкций юристам «Авилона» было важно, чтобы этот процесс был безопасен и защищен от юридических споров.

В личном кабинете сотрудник открывает документ, изучает информацию и переходит к подписанию с помощью НЭП. В это время ему приходит смс с проверочным кодом. Так пользователь подтверждает факт ознакомления и подписи

Какие процессы перевели на КЭДО

Что говорят сотрудники

Анна Курмаева, директор по персоналу компании «Авилон»

Анна Курмаева, директор по персоналу «Авилона»

Как только законодательно было разрешено использовать кадровый электронный документооборот, мы занялись поисками надежного оператора. Сейчас работаем с Saby и очень довольны процессом перехода. Также нам очень нравится, что система гибкая и ее можно адаптировать под наши бизнес-потребности.

Амина Газизулина, специалист HR‑департамента «Авилон»

Амина Газизулина, специалист HR‑департамента «Авилона»

Для оформления материальной помощи сотруднику приходилось получать физическую подпись от 5 человек. Этот процесс перевели в цифровой формат и сократили время до 2 часов.