- Крупнейшая на Дальнем Востоке сеть гипермаркетов
- Входит в группу компаний «Магнит»
- 400+ многоформатных магазинов и 10 000 сотрудников в команде
98%
сотрудников розничной сети объединены в Saby Staff
90+
типовых кадровых документов переведены в цифру
35 мин.
экономия времени на оформлении авансового отчета
Задачи
- Быстрее согласовывать кадровые документы в условиях матричной модели управления
- Отказаться от ручного оформления командировок и авансовых отчетов при использовании личного или арендованного транспорта
- Создать экосистему для сопровождения сотрудника на всех этапах работы: от выхода на должность до развитиякарьеры
Решения
- Адаптировали Saby Staff под юридическую структуру и настроили маршруты согласований с учетом разных уровней руководителей
- Внедрили модуль Saby TMS для работы с электронными путевыми листами: система автоматически заполняет документы и передает данные в 1С
- Запустили внедрение дополнительных модулей: работа с графиками отпусков, подбор персонала, мотивация и геймификация
Cодержание
- Как «Самбери» начала строить экосистему для сотрудников
- Маршрутизация с учетом двух видов подчинения
- Командировки в КЭДО: как Saby Staff и Saby TMS ускоряют работу с авансовыми отчетами
- Опыт «Самбери»: что помогает запустить КЭДО в большом ритейле
- Какие процессы перевели на КЭДО
- Следующий этап: цифровой цикл жизни сотрудника
- Что говорят в «Самбери»
Михаил Ефимов
Кейс описал руководитель направления Saby HRM
Как «Самбери» начала строить экосистему для сотрудников
«Самбери» — мультиформатная розничная сеть Дальнего Востока. География ритейлера охватывает Хабаровский и Приморский края, Амурскую область и Еврейскую АО. В сети работает более 400 магазинов разных форматов: гипер‑ и супермаркетов, магазинов «у дома», хард‑дискаунтеров.
В команде ~ 10 000 сотрудников. Это офисные специалисты, персонал торговых точек, сотрудники логистики и производственных цехов. До внедрения Saby Staff кадровый документооборот работал на бумаге.
Например, в офисах HR‑менеджеры использовали факсимиле, чтобы быстрее подписывать заявления. В магазинах работу с документами брали на себя директора, что создавало для них дополнительную нагрузку и отвлекало от операционного управления. Это подтолкнуло компанию к внедрению платформы КЭДО. Однако возможность согласовывать и подписывать документы была лишь частью требований.
КЭДО для бизнеса любого масштаба. Проверено на 10 000 сотрудников «Самбери»
Главный запрос «Самбери» — создать экосистему полного жизненного цикла сотрудника. Для решения этой задачи в компании выбрали экосистему Saby.
Четыре критерия выбора Saby среди провайдеров:
☑️ Гибкая настройка процессов. Возможность настраивать печатные формы, а также параллельные и последовательные маршруты согласования. Они должны затрагивать сразу несколько отделов в одном бизнес‑процессе или переходить от одного участника к другому.
☑️ Возможность наращивать функциональность. Система должна масштабироваться за счет дополнительных модулей для управления графиками отпусков, приема и адаптации персонала.
☑️ Наличие мобильного приложения. Необходимо для сотрудников, у которых нет постоянного доступа к корпоративным компьютерам.
☑️ Альтернативное взаимодействие с 1C. Политика информационной безопасности компании не допускает прямого подключения к 1С, поэтому платформа должна поддерживать обмен данными через API.
Маршрутизация с учетом двух видов подчинения
В «Самбери» действует матричная модель управления: сотрудники одновременно подчиняются административному и функциональному руководителям. Но они нередко относятся к разным подразделениям. Чтобы эта модель работала в цифре, специалисты Saby адаптировали систему под юридическую структуру компании и настроили интеграцию с 1С через API.
В маршруты согласования документов добавили признак наличия вышестоящего руководителя. Система сама определяет, требуется ли направлять документ дополнительному функциональному руководителю или согласование может завершиться на административном.
Командировки в КЭДО: как Saby Staff и Saby TMS ускоряют работу с авансовыми отчетами
Рабочие выезды на личном и арендованном транспорте оформлялись полностью на бумаге. При этом подписание пакета документов зависело от личного присутствия руководителя.
Чтобы командировки работали в цифре, в Saby Staff встроили функционал Saby TMS. Он автоматизирует логистику компании и перевозки на собственном или наемном транспорте.
Как работает процесс по шагам:
Шаг 1. При оформлении командировки сотрудник указывает, что будет использовать личный автомобиль. Если собственного транспорта нет, система автоматически запускает процесс подготовки договора аренды — достаточно ввести VIN‑номер.
Шаг 2. Документ передается на проверку в центр контроля операций (ЦКОМ), который подтверждает корректность данных и отправляет его сотруднику для подписания.
Шаг 3. После поездки сотрудник оформляет авансовый отчет и электронный путевой лист (ЭПЛ). Ручной ввод сведен к минимуму:
- для фиксации расходов достаточно отсканировать QR‑код с чека — данные сразу подтягиваются в документ;
- в ЭПЛ нужно указать только показатели спидометра, остальные данные автоматически переносятся из командировки и договора аренды.
В конце весь комплект документов передается в 1С, где бухгалтерия проверяет информацию в привычной учетной среде.
Бумажный документооборот исключен полностью. Каждый видит маршрут движения своего документа и понимает, на каком этапе и у какого участника он находится, в режиме реального времени.
По оценке «Самбери», сотрудник экономит около 35 минут на оформлении одного авансового отчета.
Опыт «Самбери»: что помогает запустить КЭДО в большом ритейле
Опыт «Самбери» показал: успешный переход на Saby Staff в масштабной розничной сети требует не только технических решений, но и системной организационной работы.
Советы от команды «Самбери», как масштабировать КЭДО:
📌 Собрать выделенную проектную команду: представители бизнеса и разработчики.
📌 Следовать директивному запуску для полного исключения бумажного документооборота.
📌 Получить поддержку со стороны топ‑менеджмента и вести информационную работу по безопасности и удобству электронных процессов.
📌 Прописать в регламентах правила, сроки выполнения задач и не забыть включить пуш‑уведомления в приложении для адаптации к новой системе.
Какие процессы перевели на КЭДО
Следующий этап: цифровой цикл жизни сотрудника
Проект КЭДО в «Самбери» продолжится: компания запустит расширение функционала Saby Staff с новыми модулями.
В ближайших планах — внедрение инструментов мотивации и геймификации, а также автоматизация подбора персонала. Эти решения замкнут цифровой цикл жизни сотрудника — от вакансии до адаптации — и станут следующим шагом в масштабировании системы по всей сети.
Что говорят в «Самбери»
Надежда Косова, директор по персоналу формата «магазины у дома»
Saby — это не просто инструмент КЭДО. Для нас это основа экосистемы жизненного цикла сотрудника в одной из крупнейших сетей Дальнего Востока. Благодаря гибкому функционалу мы можем кастомизировать процессы под реальные задачи бизнеса: задавать любые печатные формы, настраивать маршруты согласования, подключать специфические модули. Например, графики отпусков — одна из наших ключевых болей, которую в системе удалось решить корректно и удобно для всех участников.
Марина Сачук, старший менеджер проектов
Saby помог убрать лишние этапы согласований и снизить число ошибок: система сама формирует и заполняет необходимые документы. А с автоматизацией авансовых отчетов мы полностью отказались от бумаги и сократили задолженности по подотчетным суммам.
Этот кейс вдохновил на перемены?
Заполните форму, и мы расскажем, как решения Saby помогут достичь бизнес‑целей
Видеоматериалы по теме
Смотреть всё →
