- Saby
- Saby Журнал
- Управление персоналом
- Как Saby объединил корпоративный портал и КЭДО для гигантской сети торгово-развлекательных центров
- Федеральная сеть из 14 торговых центров в 12 регионах России
- > 116 млн посетителей ежегодно
- > 1 000 сотрудников
2,4 млн ₽
экономия на логистике бумажных документов
97,5%
сотрудников активно пользуются корпорталом
40
кадровых процессов переведены в Saby
Задачи
- Внедрить КЭДО в момент реструктуризации бизнеса, когда компании пришлось перестраивать кадровые процессы и работу с документами
- Заменить зарубежный корпоративный портал на российское решение так, чтобы сотрудники безболезненно перешли на новый инструмент без потери вовлеченности
- Объединить корпоративный портал и КЭДО, чтобы сотрудники решали рабочие вопросы и подписывали документы в одном окне
Решения
- Разработали юридическую базу для КЭДО, спроектировали схемы кадровых процессов и оцифровали в системе Saby Staff
- Внедрили Saby My и настроили его под повседневные задачи: доступ к новостям, вакансиям компании, расчетным листкам и многое другое
- Объединили Saby Staff и Saby My в единый контур: под процессы «МЕГИ» адаптировали 40 кадровых сценариев и настроили 23 шаблона документов
Михаил Ефимов
Кейс описал руководитель направления Saby HRM
Почему в крупнейшей торговой сети искали нового вендора
В 2021 году компания начала автоматизировать кадровые процессы в рамках эксперимента Минтруда России. Но после ухода зарубежных сервисов проект пришлось приостановить. Тогда в «МЕГЕ» начали рассматривать решения на российском ИТ‑рынке.
Главным триггером для пересмотра кадровых процессов стали операционные издержки на логистику документов. У компании 14 торговых центров в 12 регионах и 4 часовых поясах. Документы доставлялись в центральный офис с задержками, процессы оставались непрозрачными, а кадровая служба работала с высокой нагрузкой из‑за печати и рассылки бумажных документов.
В «МЕГЕ» выбрали нового провайдера — Saby — и поставили задачу создать удобную цифровую среду для сотрудников и усилить HR‑бренд.
Внедрим и кастомизируем единое цифровое пространство для вашего бизнеса — как уже сделали для «МЕГИ»
Заменили зарубежный аналог корпоративного портала на Saby My
Внедрение проходило в период трансформации структуры бизнеса. Часть привычных зарубежных инструментов стала недоступна для российских сотрудников, в том числе корпоративный портал. Поэтому на первом этапе внедрения требовалось срочно закрыть потребность в едином информационном поле для большой команды.
Чтобы успешно перевести тысячи сотрудников «МЕГИ» на новое ИТ‑решение, внедрение начали с корпоративного портала и к нему добавили модуль КЭДО
Для этого в Saby My реализовали: новости, информацию о вакансиях и новых сотрудниках, а также возможность рассмотреть расчетные листки и изменяющуюся юридическую структуру компании. Это помогло персоналу привыкнуть к интерфейсу и логике работы с сервисом.
В результате переход на КЭДО воспринимался уже не как внедрение нового сложного инструмента, а как расширение привычного портала. Систему адаптировали к бренду работодателя и настроили для трех ролей: сотрудника, руководителя и HR.
Личный кабинет сотрудника «МЕГИ». Теперь и линейный специалист, и топ‑менеджер заходят в знакомое пространство и чувствуют: «Да, это моя компания»
Объединили Saby My и Saby Staff в единый контур
В момент реструктуризации бизнеса прежняя логика кадрового документооборота перестала работать. Компании пришлось с нуля выстраивать новые процессы и разрабатывать локально‑нормативные акты. В этом помогли специалисты Saby. Это позволило «МЕГЕ» создать идеальную схему работы с кадровыми документами, используя коробочное решение с минимальными доработками.
Функционал Saby Staff адаптирован для работы с 40 кадровыми процессами «МЕГИ». А для автоматической генерации документов настроено более 20 шаблонов печатных форм.
Сотрудник может подписывать любые кадровые документы с ПК или в мобильном приложении.
По итогу проекта внедрения на Saby перешли больше 90% сотрудников, а время на оформление документов сократилось в 3-9 раз в зависимости от типа процесса.
Какие процессы перевели на Saby
Советы «МЕГИ»: как подружить многотысячный штат с технологиями
Начните внедрение с корпоративного портала. Платформа с полезной информацией воспринимается сотрудниками легко и формирует позитивный опыт использования интерфейса.
Информируйте сотрудников. Используйте все каналы: видеовстречи, статьи о безопасности электронной подписи, ролики на внутренних ТВ‑экранах и даже заставки на рабочих ноутбуках.
Обязательно проведите пилот. При массовом запуске важно не допустить ошибки. Начните с небольшой группы, например 10% штата, чтобы отладить процессы до идеала.
Считайте экономику на 5 лет. При выборе решения оценивайте не только стоимость внедрения, но и долгосрочные расходы. Например, бесплатный выпуск неквалифицированных электронных подписей (НЭП) в Saby дает существенную экономию на длительном горизонте.
Результаты
5 минут
занимает у сотрудника процесс оформления документов при приеме на работу вместе с Saby
x9 раз
ускорили процесс согласования и подписания документов по командировкам
Что говорят в «МЕГЕ»
Кирилл Черепанов, менеджер цифровых продуктов
Компания «Тензор» помогла адаптировать кадровые процессы и сформировать юридические документы в разгар трансформации бизнеса. А решения КЭДО и корпортала на базе Saby оказались очень легкими и понятными для сотрудников. Теперь Saby — это единый корпоративный инструмент для большой команды.
Этот кейс вдохновил на перемены?
Заполните форму, и мы расскажем, как решения Saby помогут достичь бизнес‑целей
Видеоматериалы по теме
Смотреть всё →
