Как финтех перевел 800 сотрудников в КЭДО на базе Saby и сэкономил 9 млн рублей: кейс «ИНФИНИТУМа»

Перешли на гибрид и задумались о личной HR‑экосистеме

Первые мысли о внедрении КЭДО появились после пандемии. Нам понравилось работать из дома, но мы хотели встречаться с коллегами, работать командами в очном формате, сохранять традиции корпоративной культуры. Поэтому в компании появился гибридный формат работы. Сотрудники выбирали сами: работать в офисе, удаленно или в смешанном формате — конечно, если это позволяли рабочие процессы. Вместе с этим менялась стратегия развития бизнеса и масштабы команды. За 1,5 года штат сотрудников увеличился в 4 раза. В этот момент на стратсессии мы стали обсуждать вопрос об автоматизации HR‑направления и взяли курс на цифровизацию.

Ситуация была следующая:

• Процессы были разрозненны между программами. Это 1С:ЗУП, 1С:Документооборот, Outlook, E‑Staff и мессенджеры.
• При этом 22 HR‑специалиста вели полный цикл задач: от рекрутинга и обучения до охраны труда и воинского учета. Колоссальная нагрузка — и все без единого цифрового контура.
• В операционных расходах пересылка документов почтой и курьерами составляла 5,5 млн ₽.
• Высокие риски в части нарушение сроков подписания документов.

Так появилась мечта о нашей собственной HR‑экосистеме. Гуляя с коллегами в парке, я рисовала процессы на песке, придумывала, как их связать. Но реальность разбила мою мечту. Кастомная разработка оказалась очень дорогой, долгой и трудоемкой. Тогда мы решили выйти на рынок ИТ‑предложений и начали искать вендора с готовым решением.

Любые кадровые документы и рекрутинг уже есть в одной коробке Saby

Внедрить

Внедрить

Почему выбрали Saby — здесь есть все процессы

Было сложно найти «то самое» решение. Большинство систем ограничивались только КЭДО либо были заточены под рекрутмент или обучение. Тогда я определила критерии выбора провайдера:

• Комплексность. Очень было важно закрыть весь HR‑цикл в одной системе: от подбора и мотивации персонала до охраны труда и воинского учета.
• Кастомизация и гибкость. Мы хотели самостоятельно дорабатывать архитектуру системы под наши сложные процессы.
• Интеграционное возможности. Платформа должна бесшовно взаимодействовать с ИТ‑инфраструктурой «ИНФИНИТУМа».
• Безопасность. Нам нужна надежная система в части защиты информации.

Только Saby подошел по всем критериям, и мы вместе пошли в большой проект.

Перевели в цифру даже самые чувствительные процессы

Этап предпроекта был непростой. У нас сложные и чувствительные процессы внутри компании. Поэтому ко всей документации — высокие требования. Чтобы процессы идеально вписались в систему, мы очень подробно их описывали. А вендор накладывал техническую реализацию в соответствии с нашей архитектурой.

Например, процесс увольнения по соглашению сторон: в него включены сразу несколько подразделений. Здесь важна информация и скорость ее получения. До внедрения Saby информацию по увольнению мы собирали разными каналами связи: телефонные звонки, мессенджеры или почта.

Но сейчас все живет в прозрачном цифровом маршруте. Он проходит между руководителями, которые согласовывают выходное пособие с участием бухгалтерии. Все стороны будут информированы, а подписание занимает минимальное количество времени. Все в одной системе — без потери контекста и хаотичных переписок.

Как это работает:

• Процесс запускается с руководителя в Saby.
• Согласование проходит до топ‑менеджеров направления.
• Все участники маршрута получают уведомление в режиме «здесь и сейчас».
• Бесшовное согласование выплат происходит прямо в системе.

Не отказывались от привычной учетной системы

Раньше мы формировали документы в 1C, печатали их и подписывали на бумаге. Теперь все работает в цифре с помощью Saby. При этом нам не пришлось отказываться от привычной учетной системы.

Совместно с вендором мы адаптировали печатные формы под нужный технический формат и настроили методы API для общения между программами.

Нам очень нравится гибкость Saby

Большое преимущество Saby — внедрение процессов без привлечения вендора. Наша компания и ее процессы быстро меняются, поэтому самостоятельная настройка — это очень удобно.

Что реализовали в коробке для себя:

1. командировки;
2. просмотр остатков сумм социального пакета в реальном времени;
3. инструктажи по противопожарной и информационной безопасности;
4. планы адаптации сотрудников, при которых руководители выбирают курсы для прохождения или нормативно‑правовые акты для ознакомления;
5. процесс оценки рекрутеров после закрытия вакансии;
6. и самый масштабный блок — заявки на изменения (переводы, оклады, режим рабочего времени и условия труда).

В заявках сложная ролевая модель. Руководители инициируют кадровые изменения как по своим подчиненным сотрудникам, так и по переводам работников из другого подразделения. В первом случае они видят оклады, во втором нет. Для этого мы реализовали формы с разным уровнем доступа к данным для руководителей подразделений и аналитикой влияния на годовой бюджет этих подразделений.

Пример, как заявка на изменение проходит между подразделениями компании

В планах — запустить другие процессы: отправка из 1С в Saby расчетных листков, ведение плана ежегодных и мотивационных отпусков. Сейчас рассматриваем Saby как один из наиболее вероятных вариантов для переноса корпоративного портала.

Адаптировали рекрутинг под особенности бизнеса

Мы хотели связать подбор и кадровый прием в непрерывный жизненный цикл. В Saby рекрутер буквально «из рук в руки» передаёт кандидата кадровому специалисту.

Как работает воронка:

🔹Шаг 1. Создание заявки. Руководитель создает заявку на вакансию и указывает требования к кандидату: локация, функционал и система мотивации. Согласование идет до «владельца кошелька» — топ‑менеджера, который распоряжается бюджетом подразделения.

Кстати, в заявке мы можем указать стоимость сотрудника со всеми отчислениями. Бюджетный контролер видит, укладывается ли руководитель в лимиты, и только после его одобрения заявка поступает начальнику отдела подбора.

🔹Шаг 2. Поиск кандидатов

После публикации на HeadHunter рекрутеры разбирают отклики и прикрепляют подходящие резюме к заявке. Руководитель отсматривает подборку, а рекрутер оставляет комментарии по итогам собеседований. Вся история сохраняется в единой карточке.

Перед передачей кандидата на глубокую проверку мы берем согласие на включение в кадровый резерв. Далее кандидат заполняет анкету службы безопасности. Результаты проверки, а также профессиональные и психологические тесты прикрепляются прямо к заявке в Saby. До отправки оффера мы обязательно проверяем документы об образовании и воинском учете.

🔹Шаг 3. Оффер и передача кадровой службе

Если итоговые условия отличаются от первичных, система автоматически отправляет оффер на повторное согласование топ‑менеджерам. После принятия оффера кандидатом рекрутер создает документ приема, и процесс без разрывов переходит к кадровикам.

Что происходит автоматически после принятия оффера:

✔️Система высылает кандидату информационный листок (как доехать до офиса или подключиться удаленно) и пакет локальных нормативных актов для предварительного изучения без права подписи. В день приема он не тратит время на чтение

✔️Уведомление служб. ИТ‑поддержка, безопасность и отдел расчета зарплаты получают автоматические уведомления о дате выхода нового человека

✔️Задачи руководителю. Руководителю приходят автонапоминания на оформление доступов, техники и выдачу плана адаптации.

✔️В конце мы формируем внутренний «Отчет удовлетворенности подбором». Рекрутер фиксирует фактические трудозатраты по вакансии для аналитики.

Подключили 99% сотрудников

Мы не стали ждать идеального момента, когда все процессы в системе будут работать идеально. У нас была стратегия — запустить минимально жизнеспособный продукт как можно раньше. Шероховатости дорабатывали на живом потоке.

Пилот начали с обкатки на ИТ‑подразделении нашей компании. Это заняло 1 месяц. И еще месяц ушел на масштабирование по всему штату. В итоге 99% работников успешно перешли в «цифру».

Чтобы сотрудники быстро и легко адаптировались к функционалу, мы написали для них пошаговые инструкции. Многие интуитивно разобрались с технологией, а с теми, кому требовалась помощь, мы вместе разбирались, «за руку» проводили по всем процессам. Это оказалось очень эффективно.

Какие процессы перевели на Saby

Что говорят в «ИНФИНИТУМе»

Ярославна Пугачева, начальник управления кадрового учета и мотивации персонала «Специализированный депозитарий «ИНФИНИТУМ»

Ярославна Пугачева, начальник управления кадрового учета и мотивации персонала «Специализированный депозитарий «ИНФИНИТУМ»

«Для меня и начальника управления подбора и адаптации было критически важно сплести процессы в единую нить. В Saby мы видим всю историю по кандидату в одном месте — это экономит часы работы. Сначала мы столкнулись с сопротивлением, но сейчас команда оценила удобство. Главное преимущество Saby — гибкость: как только меняются задачи бизнеса, мы за пару дней подкручиваем процесс в системе. Мы получили живую систему, непрерывно трансформирующуюся под потребности бизнеса и нужды сотрудников».