Сведения о стаже в 2025 году по форме ЕФС‑1
По итогам года сведения о стаже по форме ЕФС‑1 нужно сдавать не по всем, а только по некоторым работникам. В течение года — несколько случаев, когда требуется подать этот отчет. В статье расскажем, как заполнить и сдать сведения о стаже в 2025 году.
Что вы узнаете
- Что изменится в сведениях о стаже в 2025 году
- Когда работодатель обязан подавать сведения о стаже
- Куда отчитываться о стаже
- В каком виде сдавать сведения
- Как заполнить отчет о стаже
- Как скорректировать или отменить форму ЕФС‑1 по стажу
- Особенности отчета о стаже при выходе на пенсию
- Особенности отчета о стаже при назначении соцпособий
- Как подготовить и выдать сведения о стаже при увольнении работника
- Какая ответственность за несдачу отчета и ошибки в нем
Что изменится в сведениях о стаже в 2025 году
Минфин предложил проект поправок в порядок заполнения отчета ЕФС-1. Они затронут в том числе и сведения о стаже. Если изменения примут, отчитываться о страховом стаже потребуется также по работникам, которые:
- находились в отпуске по беременности и родам;
- освобождались от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты в соответствии с законодательством РФ;
- являлись руководителями и единственными учредителями организации;
- работали в районах и местностях, где установлены районные коэффициенты;
- приостанавливали государственную гражданскую службу;
- являлись священнослужителями.
Когда работодатель обязан подавать сведения о стаже
Есть случаи, когда о стаже нужно отчитаться в течение года. По некоторым работникам отчет подают по итогам года.
В течение года отчитывайтесь о стаже в следующих ситуациях:
- Сотрудник выходит на пенсию.
- Сотрудник подал заявление на отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком с назначением соцпособий (до 1,5 лет).
- Работодатель прекращает деятельность до окончания года. При этом речь идет обо всех организациях, а также об ИП с сотрудниками по трудовым договорам или исполнителями (подрядчиками) по гражданско-правовым договорам (ГПД).
По итогам года отчитаться нужно, если у вас есть работники из особых категорий, перечисленных в п. 3 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее также — Закон № 27-ФЗ).
Теперь расскажем подробно о каждом случае.
По каждому сотруднику, который выходит на пенсию, подавайте сведения о стаже, даже если будущий пенсионер не входит в особые категории работников. То есть отчитываться нужно по каждому факту выхода на пенсию. То же правило действует, когда сотрудник берет отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком.
При закрытии бизнеса подавайте сведения о стаже на каждого застрахованного, даже если он не входит в особые категории работников.
Сроки отчетов прописаны в пп. 4 и 11 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.
Сроки сдачи сведений о стаже в СФР в течение года
| Ситуация | Срок сдачи |
|---|---|
| Сотрудник выходит на пенсию либо запросил срочную или единовременную пенсионную выплату | В течение 3 календарных дней со дня поступления запроса от СФР или с даты получения от работника заявления о представлении сведений |
| Сотрудник подал заявление на отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком | В течение 3 календарных дней со дня получения заявления от сотрудника |
| Ликвидация организации или прекращение деятельности ИП‑страхователя | В течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса или принятия решения о прекращении деятельности ИП, но до представления документов для госрегистрации ликвидации. При банкротстве — до представления в арбитражный суд отчета о результатах проведения конкурсного производства |
| Реорганизация | В течение одного месяца с даты, когда утвердили передаточный акт, но до подачи документов для госрегистрации реорганизации |
| Прекращение у страхователя-работодателя статуса адвоката или полномочий частнопрактикующего нотариуса | Одновременно с заявлением о снятии с учета в качестве страхователя |
Сведения о стаже за год подавайте не позднее 25 января на работников, которые:
- В отчетном году оформляли пенсию или ушли в детский отпуск — в декретный (по беременности и родам) или по уходу за ребенком до полутора лет. То есть это те работники, по которым вы уже отчитывались в течение отчетного года по форме с типом «Назначение пенсии» или «Назначение выплат по ОСС».
- Относятся к особой категории. Это сотрудники с особенностями исчисления стажа.
В 2025 году 25 января — выходной (суббота), поэтому срок отчетности за 2024 год переносится на 27 января 2025.
Кто входит в особые категории работников
Особые категории работников прописаны в п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. К ним, в частности, относятся сотрудники, которые в отчетном году:
- Находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет.
- Были в отпуске без сохранения заработной платы.
- Простаивали или отстранялись от работы.
- Освобождались от работы на время исполнения государственных или общественных обязанностей. Например, если человека вызывали в военкомат, он был наблюдателем на выборах или участвовал в судебном разбирательстве в качестве свидетеля либо понятого.
- Работали в условиях или на работах, которые дают право на досрочную пенсию. Например, водители пассажирского транспорта, летчики, представители профессий с вредными условиями труда, работники районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей (ст. 30, 31, пп. 6 и 7 ч. 1 ст. 32 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ).
- Работали в сельском хозяйстве на должностях, которые дают право на повышенную пенсию. Список таких должностей (профессий, специальностей) установлен Постановлением Правительства РФ от 29.11.2018 № 1440. Например, в нем значатся ветеринары, агрономы, трактористы (ч. 14 и 16 ст. 17 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ).
- Работали вахтовым методом, полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон в сезонных отраслях промышленности.
- Были мобилизованы или проходили военную службу по контракту, в том числе добровольно, и на этот период приостанавливалось действие трудового договора согласно ст. 351.7 ТК РФ.
Куда отчитываться о стаже
Сдавайте отчет о стаже в Социальный фонд по месту регистрации организации или по месту жительства ИП.
За обособленное подразделение отдельно подавайте отчет, только если обособка имеет свой расчетный счет и производит выплаты физлицам. В этом случае сведения о стаже сдаются по месту регистрации ОП. По обычному обособленному подразделению не нужно отчитываться отдельно: сведения о стаже его работников войдут в общий отчет по организации (ст. 11 Закона от 15.12.2001 № 167‑ФЗ).
В каком виде сдавать сведения
Если у вас 10 и меньше застрахованных лиц, можно выбирать, как отчитываться: электронно или на бумаге.
Если у вас более 10 застрахованных лиц, сведения о стаже нужно сдавать в электронном виде (п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ).
Даже когда менее 10 работников, сдавать сведения о стаже и другие отчеты в СФР и ФНС удобнее электронно. В Saby у вас всегда под рукой актуальные формы отчетов с подсказками по заполнению. Перед отправкой программа проверит отчет на критичные ошибки, а сам процесс отправки отчета займет не более минуты.
Электронная отчетность через Saby
Как заполнить отчет о стаже
Форма и порядок заполнения отчета утверждены приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.
Чтобы отчитаться о стаже, все страхователи должны заполнить:
- 📄 титульный лист;
- 📄 подраздел 1;
- 📄 подраздел 1.2.
Подраздел 2 заполняйте только по работникам с правом на досрочную пенсию.
Разберем каждую часть отчета подробно.
Налоги с зарплаты и отчетность по сотрудникам
Изучите на онлайн‑курсе от экспертов Saby «Зарплата и кадры с нуля: от приема до увольнения»
Титульный лист
На титульнике заполните общие данные о страхователе:
- Регистрационный номер в СФР (подробнее о переходе на новые регномера рассказали тут).
- Наименование организации или ФИО предпринимателя.
- ИНН, КПП (для организаций).
- Код ОКВЭД по основному виду деятельности.
- ОГРН (ОГРНИП).
- Код категории страхователя‑физлица. Организации это поле оставляют пустым, а физлица указывают соответствующий код. Например, предприниматели — «ИП01», главы КФХ — «ИП02», адвокаты — «ФЛ02» (п. 28 Порядка заполнения ЕФС‑1).
- Номер контактного телефона, адрес электронной почты.
Подраздел 1
Первый подраздел раздела 1 заполните на каждого застрахованного, по которому отчитываетесь.
Впишите такие сведения о сотруднике или исполнителе по ГПД:
- СНИЛС;
- ИНН;
- дату рождения;
- код, обозначающий статус застрахованного (для граждан РФ — «ГРФ»);
- код страны, гражданином которой является (для граждан РФ — «643»).
Подраздел 1.2
Непосредственно для сведений о стаже работника предназначен подраздел 1.2. Это продолжение предыдущего подраздела 1.
В поле «Отчетный период» укажите год, за который представляете форму, в формате ГГГГ. Если сдаете форму за 2024 год, укажите «2024».
В поле «Тип сведений» знаком «X» отметьте тип формы, которую сдаете.
| Возможный тип формы | Указывайте, если… |
|---|---|
| Исходная | Сдаете отчет в первый раз |
| Корректирующая | Исправляете сведения, которые подали ранее |
| Отменяющая | Отменяете сведения, которые подали ранее |
| Назначение пенсии | Работник выходит на пенсию |
| Назначение выплат по ОСС | Работница уходит в отпуск по беременности и родам или работник — в отпуск по уходу за ребенком |
За один и тот же отчетный период можно одновременно подать только один тип сведений на каждого застрахованного. Например, в форме ЕФС‑1 за 2024 год не получится сдать подразделы 1.2 с типом «Исходная» и «Корректирующая» на одного и того же работника.
Порядок заполнения табличной части подраздела 1.2 формы ЕФС‑1
| Графа | Что указывается |
|---|---|
| 1 | Номер по порядку. Указывайте номер, только если по работнику несколько периодов работы |
| 2, 3 | Даты начала и окончания периода работы в формате ДД.ММ.ГГГГ (в пределах отчетного года) |
| 4 | Код особых территориальных условий из приложения к порядку заполнения ЕФС‑1. Например, «РКС», «МКС» — при работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, «СЕЛО» — для определенных работников сельского хозяйства. Если «северный» работник работал в режиме неполной рабочей недели, но полного рабочего дня (из-за сокращения производства), обязательно дополнительно указать в графе 7 рабочее время в календарном исчислении (месяц, день) |
| 5 | Районный коэффициент — надбавки за работу в сложных климатических условиях в формате Х.Х или Х.ХХ. Эта графа обязательна к заполнению, если в графе 4 проставлен один из кодов: «РКС», «МКС», «РКСР», «МКСР», «МКС-РКСР», «ОКУ» |
| 6 | Код «Особенности исчисления страхового стажа: основание» из приложения к порядку заполнения ЕФС‑1. Например, «СЕЗОН» — если работник отработал полный сезон на сезонных работах или полный навигационный период на водном транспорте. Код «ПОЛЕ» — при работах в полевых условиях |
| 7 | Код «Особенности исчисления страхового стажа: дополнительные сведения» из приложения к порядку заполнения ЕФС‑1. Например, «ДЛДЕТИ» — для отпуска по уходу за ребенком от полутора до трех лет, «НЕОПЛ» — для отпуска за свой счет, «ВОЕНСЛ» — для периодов, когда за мобилизованным сохранялось рабочее место. Некоторые коды в графе 7 нельзя указывать одновременно с кодами в графах 4, 8, 9, дающими право на досрочную пенсию, за одни и те же периоды работы. Например, «ПРОСТОЙ» или «НЕОПЛ». Для исполнителей по ГПД указывается код «ДОГОВОР», если в отчетном году были выплаты. Если выплат не было — код «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ» |
| 8 | Код «Условия досрочного назначения страховой пенсии: особые условия труда» из приложения к порядку заполнения ЕФС‑1. Например, код «27-2» — для работ с тяжелыми условиями труда, «27-10» — для водителей пассажирского транспорта. Ниже укажите код профессии работника из списков, дающих право на пенсионные льготы (Постановление Правительства РФ от 16.07.2014 № 665) |
| 9 | Код «Условия досрочного назначения пенсии: основание» из приложения к порядку заполнения ЕФС‑1. Например, «27-ПД» — для педагогов, «27-ГД» — для медработников городских больниц |
| 10 | Ставка, объем работ, часов для некоторых работников, по которым указан код в графе 9. Например, нужно указать ставку и количество учебных часов для педагогов, если в графе 9 указан код «27-ПД» или «27-ПДРК» |
| 11 | Индивидуальный номер основного рабочего места работника в соответствии с картой специальной оценки условий труда |
| 12 | Класс (подкласс) условий труда из раздела классификатора «Коды специальной оценки условий» |
Не нужно заполнять графы 8–10 «Условия досрочного назначения страховой пенсии»:
- если особые условия труда не подтверждены документально;
- занятость работника в этих условиях не соответствует требованиям нормативных документов;
- не уплачивались взносы по доп. тарифу или взносы по договорам негосударственного пенсионного обеспечения.
Подраздел 2
Если в подразделе 1.2 заполнены графы 8–9, нужно заполнять и подраздел 2 на соответствующего работника. Эта ситуация возможна по тем сотрудникам, у которых есть право на досрочную пенсию в соответствии с ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ. Например, это работающие во вредных условиях в горячих цехах, водители городского пассажирского транспорта.
В поле «Отчетный период» укажите год, за который представляете форму, в формате ГГГГ.
В поле «Тип сведений» знаком «X» отметьте тип формы, которую сдаете: исходная, корректирующая или отменяющая.
Поле «Корректируемый (отменяемый) период» заполните, только если подаете корректирующий или отменяющий отчет. В этом случае впишите год, за который корректируются или отменяются сведения.
Графы таблицы заполняйте в разрезе структурных подразделений, где в отчетном году работали сотрудники с правом на досрочную пенсию, и должностей. Информацию для заполнения берите из штатного расписания, кадровых приказов, документов по спецоценке условий труда и других документов, которые подтверждают работу в особых условиях труда. Графу 6 «Характер фактически выполняемых работ и дополнительные условия труда» заполните в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником.
В графе 8 «Код особых условий труда/код выслуги лет» по классификатору проставьте код из графы 8 подраздела 1.2.
В последней графе 9 «Код позиции списков» проставьте код из списков в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16.07.2014 № 665.
Под таблицей укажите общее количество рабочих мест и общую численность фактически работающих в особых условиях труда.
Как скорректировать или отменить форму ЕФС‑1 по стажу
Если нужно исправить сведения о стаже работника, поданные за 2023 год и далее, заполните и сдайте подраздел 1.2 на этого работника с типом сведений «Корректирующая». В графы таблицы впишите правильные данные.
Если ошибочно сдали сведения о стаже работника, которые нужно совсем отменить, заполните и сдайте подраздел 1.2 с типом сведений «Отменяющая». В графах таблицы впишите сведения из первоначального отчета, которые хотите отменить.
Год, за который корректируете или отменяете сведения, указывайте в поле «Корректируемый (отменяемый) период».
Аналогично исправляйте или отменяйте сведения из подраздела 2.
Особенности отчета о стаже при выходе на пенсию
При выходе работника на пенсию нужно подать сведения о его стаже за текущий год. Срок сдачи отчета — 3 календарных дня со дня получения заявления от работника или запроса от СФР.
Подраздел 1.2 в таком случае заполните с типом сведений «Назначение пенсии». В поле «Отчетный период» укажите текущий год выхода на пенсию. В графах 2 и 3 впишите даты с начала года по дату, предшествующую дате выхода на пенсию (п. 58 порядка заполнения ЕФС‑1). Остальные графы заполните в общем порядке. Если работник трудится в обычных условиях и не имеет никаких пенсионных льгот, графы 4–12 не заполняются.
По тем периодам, по которым вы уже сдали сведения о стаже (исходную или корректирующую форму), не нужно заново заполнять сведения при выходе на пенсию (п. 55 порядка заполнения ЕФС‑1). Например, если работник выходит на пенсию в январе и вы уже отчитались за прошлый год, подайте сведения только за январь текущего года: с 01.01 по дату, которая предшествует дате выхода на пенсию.
По окончании года включите в общий отчет и тех сотрудников, по которым в течение года отчитались при выходе на пенсию. Но в этом случае сведения уже подавайте с типом «Исходная» (п. 55 порядка заполнения ЕФС‑1).
В Saby сведения о стаже на сотрудников-пенсионеров для удобства значатся отдельной строкой в выпадающем списке отчетов. Для отчетности в течение года по кнопке «Создать (отчет)» выбирайте «ЕФС‑1 Назначение пенсии». Далее вам достаточно «подтянуть» нужного сотрудника и заполнить период стажа, а сведения о работодателе и работнике программа заполнит сама.
Особенности отчета о стаже при назначении соцпособий
Сведения о стаже нужно подать по сотрудникам, которые в текущем году подали заявление на отпуск по беременности и родам или на отпуск по уходу за ребенком. Срок сдачи — 3 календарных дня после получения заявления от сотрудника.
В подразделе 1.2 укажите тип сведений «Назначение выплат по ОСС». В поле «Отчетный период» — текущий год начала соответствующего отпуска. Период работы, графы 2 и 3, заполните двумя строками (п. 58 Порядка заполнения ЕФС‑1):
- в первой строке укажите даты с начала года по дату, предшествующую дате начала отпуска;
- во второй строке проставьте только один день отпуска (дату фактического начала) с указанием в графе 7 «Дополнительные сведения» кода «ДЕКРЕТ» или «ДЕТИ» («ДЕТИПРЛ»).
Графы 4–12 заполните только в том случае, если есть основания для их заполнения.
Отчет по сотруднику с типом сведений «Назначение выплат по ОСС» подавайте только по тем периодам, по которым еще не сдавали форму с типом «Исходная» или «Корректирующая».
По окончании года включите в общий отчет и тех сотрудников, по которым в течение года отчитались при назначении соцпособий. Но в этом случае сведения уже подавайте с типом «Исходная» (п. 55 порядка заполнения ЕФС‑1).
Как подготовить и выдать сведения о стаже при увольнении работника
При увольнении или прекращении ГПД сведения выдайте на руки работнику, сдавать их в СФР не нужно. Сведения выдайте сотруднику в виде выписки: это должны быть данные только по конкретному работнику.
Отчет заполняйте по общим правилам. Только в подразделе 1.2 в графах 2 и 3 впишите даты с начала года по дату увольнения.
У работника возьмите расписку в получении документа. Для этого заранее составьте список с перечнем документов, которые выдаете на руки увольняемому. В этом списке, в частности, будет такой пункт: сведения о страховом стаже по форме ЕФС‑1 за период с 1 января текущего года по дату увольнения.
Работник в день увольнения должен поставить в расписке:
- свои ФИО и должность;
- подпись;
- дату, когда получил указанные в расписке документы (дату увольнения).
Какая ответственность за несдачу отчета и ошибки в нем
Если ошибиться со сведениями о стаже (бывшей формой СЗВ‑СТАЖ), получите штраф от Соцфонда. В таблице привели основания, по которым могут оштрафовать страхователя. Также далее рассказали, как можно избежать или уменьшить санкции.
| Ситуация | Что грозит |
|---|---|
| Отчет не сдали или сдали не вовремя |
|
| В отчете допустили ошибки | |
| Ошиблись с видом отчета: сдали на бумаге вместо электронного формата при численности застрахованных более 10 человек |
|
Как с 2023 года смягчили ответственность за неправильные сведения о стаже
За периоды до 2023 года сведения о стаже вы сдавали по форме СЗВ‑СТАЖ. За ошибки в этом отчете штрафовали, даже если неточность вы нашли и исправили сами.
С 2023 года за ошибки в сведениях не штрафуют, если сдали корректировку до того, как ошибку обнаружил Соцфонд. А если все-таки получили уведомление от СФР об устранении ошибок и несоответствий, у вас есть 5 рабочих дней после получения такого уведомления, чтобы без штрафа сдать уточненные (исправленные) сведения.
В ситуации, когда штрафа не удалось избежать, его можно уменьшить вдвое. Для этого половину установленного вам штрафа уплатите в течение 10 календарных дней с даты получения требования. Закон дает на уплату штрафа 20 календарных дней. Более продолжительный период может быть указан в самом требовании (ч. 16 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
Работать без ошибок поможет Saby: напомнит о сроках сдачи отчетности ➡️ проверит документ по алгоритмам фонда ➡️ предупредит об ошибках, если найдет ➡️ сообщит, если отчет приняли или отклонили.
Видеоматериалы по теме
