АО «Северен‑Телеком» — одна из ведущих телекоммуникационных компаний Санкт‑Петербурга. Специализируется на предоставлении качественных цифровых решений для корпоративных клиентов и государственных заказчиков. Имеет представительство в Москве.
Компания участвует в торгах по предоставлению услуг связи на электронных площадках и работает с большим объемом первичных документов. Обслуживает более 13 тыс. корпоративных и государственных клиентов, в том числе медицинские и образовательные учреждения.
95%
абонентов переведены на ЭДО в Saby
×3
раза быстрее доставляются документы контрагентам
3–4 часа
вместо 5 дней занимают обработка, подписание и отправка пакетов
Задачи
- Ускорить работу с ЕИС по госконтрактам
- Организовать выпуск электронных подписей для сотрудников
Решения
- Подключен Saby Docs — система формирует документы на оказанные услуги, сотрудники выгружают их в ЕИС, контрагент подписывает. Процесс заметно ускорился
- В компании появился свой корпоративный удостоверяющий центр. Подпись выпускается прямо в офисе за 10 минут, без поездок в УЦ
Алексей Григорьев, директор по биллингу
Рассказал о том, как Saby помогает работать с ЕИС и обмениваться документами с госзаказчиками
Мы забыли про конверты: выгрузили из ЕИС, кликнули мышкой, и документы отправились клиентам
«Северен‑Телеком» участвует в торгах по предоставлению услуг связи. Наши клиенты — государственные органы, медицинские и образовательные учреждения. В современном мире все нуждаются в связи, поэтому список наших клиентов очень велик и увеличивается до сих пор.
До внедрения ЭДО документооборот выглядел так: система биллинга формировала документы, их распечатывали на бумаге, а сотрудник с доверенностью подписывал. Затем документы упаковывали в конверты и отдавали курьерской службе. На всё уходило до пяти дней. Это очень долго, и в дальнейшем с ростом количества клиентов для работы с документами потребовалось бы больше людей.
Мы подключили Saby Docs. Система ежемесячно формирует документы на оказанные услуги. Сотрудники, у которых есть машиночитаемая доверенность, прямо из Saby отправляют документы в ЕИС. Заказчик на своей стороне видит их и подписывает или присылает рекламацию, если с чем‑то не согласен. Исправляем, отправляем — и никаких проблем и конвертов.
Сейчас через ЕИС проходит порядка 100 пакетов документов ежемесячно. С ними работают сотрудники отдела по работе с госсегментом и финансисты, которые отвечают за первичные документы. Всего это около 5–6 человек.
Огромное преимущество Saby Docs — все документы подписаны и их легко найти. И если раньше на вопрос клиентов «Где наши документы?» мы не знали, что ответить, то сейчас таких проблем нет. Пакет ушел, и мы видим, что он дошел до контрагента. Видим все статусы: либо принято, либо отклонено. На отправку и подписание теперь уходит всего полдня. И на доставке мы здорово экономим.
И главное — внедрение ЭДО позволило не увеличивать штат: ручная обработка требует больше рук, а у нас все процессы автоматизированы.
Елена Загребова
Руководитель направления Saby Docs
Электронное актирование в ЕИС — это та часть госконтракта, которую многие недооценивают. Казалось бы, услуга оказана, осталось подписать документы о приемке. Но на деле это десятки ручных операций: заполнение формы, сверка позиций, контроль сроков. Интеграция с ЕИС в Saby снимает с поставщиков необходимость заполнять эти документы вручную — данные уходят в систему автоматически. Заказчикам это тоже упрощает жизнь: централизованным бухгалтериям не нужно собирать акты с подведомственных учреждений вручную — сервис подгружает их сам.
Скриншот из демоверсии системы
До сих пор отправляете документы с курьером? Попробуйте ЭДО
Подписи выпускаем в одном кабинете и не ездим через весь город
Раньше, чтобы сотрудник получил электронную подпись, мы заполняли заявку и ждали подтверждения из удостоверяющего центра. Человек в рабочее время ехал из офиса в УЦ — в Санкт‑Петербурге это примерно час пути, — там получал ЭП и ехал обратно. Больше двух часов «выкидывались» из дня, поэтому мы решили запустить свой корпоративный удостоверяющий центр.
Сейчас процесс выглядит иначе: сотрудник буквально по кнопке на своем компьютере подает заявление на выпуск ЭП. Администратор уже на своем ПК выпускает подпись — и готово. Всё это за 10 минут, и никуда ехать не нужно.
Как компания с активным документооборотом и разветвленной структурой мы экономим десятки рабочих часов ежемесячно. Электронная подпись появляется тогда, когда она нужна, ни минутой позже.
Результаты
100
пакетов документов из ЕИС ежемесячно отправляются через Saby Docs
10
минут вместо 2 часов занимает выпуск электронной подписи
×3
раза — экономия денег на доставке документов
Этот кейс вдохновил на перемены?
Заполните форму, и мы расскажем, как решения Saby помогут достичь бизнес-целей
Видеоматериалы по теме
Смотреть всё →
