Из другой системы в Saby: кондитерский склад «Мир Сладостей» поставил зарплату и кадры на автопилот

Почему решила сменить систему и как прошло внедрение Saby

Я работаю бухгалтером на двух предприятиях. Учет зарплаты и кадров по обоим вела в другой системе. Каждый месяц — ручное оформление табеля, больничных, проверка каждой цифры в отчетах. Это отнимало время.

Особенно меня тревожили ошибки в отчетности. В прежней системе программа часто неправильно ставила цифры. К примеру, я зачастую отлавливала неверные показатели в отчетах по льготным категориям работников. Приходилось вручную выверять каждый ноль — снова трата времени.

В конечном итоге я решила сменить учетную систему, сначала на небольшом предприятии. Выбрала Saby, так как все процессы — от приема до отчетности — собраны в одном месте и работают автоматически.

Переход на Saby прошел без долгого обучения. Внедрили — и я сразу начала работать. Перенос данных из прежней системы сложностей не вызвал: например, оклад и коэффициенты по зарплате занесла один раз, и Saby считает деньги правильно каждый месяц.

Екатерина Сироткина

Руководитель направления Saby Bu

Что делать, если вы ведете учет в 1С или считаете зарплату в Excel?

Если работали в 1С — выручит интеграция. В Saby есть готовый модуль, который переносит данные из 1С напрямую. Вы указываете организацию и период — Saby сам забирает начальные остатки, справочники сотрудников и кадровые документы. Останется только сверить расчетную ведомость.

Если считали в Excel — поможет мастер начала работы. Он проведет по шагам и подскажет, как все настроить правильно: загрузить сотрудников и остатки, выбрать систему налогообложения, указать надбавки и графики.

Перенос данных — это хлопотно? Мы возьмем его на себя

Заказать обратный звонок

Заказать обратный звонок

Принимаю и увольняю по чек-листу, ничего не забываю

В старой учетной системе на прием одного человека на работу я тратила примерно один час. Нужно было заполнить карточку, подготовить приказ, проверить данные, распечатать документы. Каждый шаг — вручную, а если отвлечься на другие задачи, легко забыть про какие-либо документы.

В Saby все структурировано. Процесс разбит на шаги, которые прописаны в чек-листе: какие документы попросить у нового сотрудника, что он должен подписать и кого о нем уведомить.

Чек-листы помогают и с увольнениями. Я иду четко по пунктам: распечатываю заявление, приказ об увольнении, личную карточку, проверяю табель и рассчитываю сумму компенсации за неотгулянный отпуск. Не забываю подать отчет в СФР. Это уберегает нашу организацию от штрафов за несвоевременную подачу ЕФС-1.

Любой кадровый процесс, в том числе отпуск и больничный, можно провести по чек-листу, не упуская ни один документ.

Каждый выполненный этап отмечаю галочкой и не забываю попросить у сотрудника нужные документы

Екатерина Сироткина

Руководитель направления Saby Bu

В Saby кадровые документы заполняются без ошибок:

• Распознавание сканов. Паспорт, СНИЛС, патент для иностранного сотрудника, диплом — Saby распознает сканы и сам подставит данные в карточку. Не нужно вручную переносить цифры.
• Иностранные и дистанционные сотрудники. Для иностранцев Saby учитывает особенности оформления: патент, миграционный учет, уведомления. Для дистанционных — свои правила. Система подскажет, что нужно в каждом случае.
• Совмещение. Внешние и внутренние совместители оформляются отдельно, со всеми нюансами. Saby не даст перепутать основное место работы и совместительство.
• Отчетность на автомате. Приемы, увольнения, переводы — Saby сам формирует отчеты в СФР и другие органы. Остается только проверить.
• Воинский учет. Для военнообязанных сотрудников Saby помогает вести учет и готовить документы для военкомата. Отдельный блок в чек-листе напомнит, что нужно сделать.

Хотите увидеть, как это работает?

Попросить перезвонить

Попросить перезвонить

Больше не заполняю табель вручную

Каждый месяц я заполняла табели сама: проставляла смены, отмечала больничные, отпуска, прогулы и прочие отклонения от графика, проверяла, нет ли наложений. Процесс был трудоемким, и ошибиться можно в два счета: не заметить пересечение больничного со сменой или неправильно посчитать отработанные часы. В Saby у меня нет таких проблем, ведь программа сама заполняет все за меня.

Екатерина Сироткина

Руководитель направления Saby Bu

В Saby табель учета заполняется автоматически на основании графика, расписания или данных электронной проходной. В нем также фиксируются отпуска, больничные и другие кадровые документы:

• Встроенные типовые графики: пятидневка (40 и 36), шестидневка, цикличный 2/2. Если не подходят стандартные варианты, можно добавить свой.
• Явки и смены строятся по утвержденному графику работы, а отклонения (неявки, переработки) отмечаются на фоне этого графика.
• Больничные программа видит из электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН) и сразу учитывает эти дни в табеле — не нужно отдельно вносить их вручную.
• Отпуска, командировки, отгулы подтягиваются из кадровых приказов.

Скриншот из демоверсии системы

Рассчитываю зарплату без ошибок и не сверяю каждую цифру

В прошлой учетной системе расчет зарплаты отнимал у меня много времени. Нужно было свести данные по каждому сотруднику, учесть оклады, северные надбавки, потом рассчитать НДФЛ и взносы. И не всегда цифры сходились: например, выплачены 50 000 рублей, а система указывает 51 000 рублей. Приходилось искать, где потерялась или появилась тысяча: ошибка в формуле, лишний вычет, неправильный учет дней и т. п.

С исполнительными листами тоже было сложно. Бывает, что их несколько у одного сотрудника, трудно уследить за всеми.

В Saby зарплата, налоги и другие удержания рассчитываются сами. В первые месяцы я проверяла правильность расчета — ошибок не было. Теперь даже перестала проверять.

Работать с исполнительными листами стало гораздо проще. В Saby достаточно один раз внести данные каждого листа (взыскатель, сумма/процент, очередность и т. д.) — и дальше программа учитывает лимиты, считает удержания из конкретной выплаты, распределяет удержанные суммы между взыскателями по правильной очередности. При этом зарплата сотрудника никогда не уйдет в минус. В настройках удержания можно задать правило: система каждый месяц проверяет, чтобы у сотрудника остался доход не ниже прожиточного минимума.

Екатерина Сироткина

Руководитель направления Saby Bu

Зарплата — это не только оклад. У каждой компании свои условия. Saby поможет рассчитать зарплату любой сложности:

• Суммированный учет. Если сотрудники работают по сменам или вахтами, Saby сам сравнивает отработанные часы с нормой производственного календаря. Переработки и недоработки видны сразу, и система подскажет, как их оплатить.
• Вредные условия труда. Для сотрудников с вредными условиями Saby учитывает дополнительные тарифы взносов и положенные компенсации.
• Северные и районные надбавки. Заносятся в Saby один раз и дальше считаются автоматически в каждой выплате.
• Отпускные. Saby считает отпускные автоматически — с учетом среднего заработка, премий и всех надбавок. Не нужно сводить данные вручную.
• Полный реестр начислений и удержаний. В Saby есть все стандартные начисления и удержания. Если чего-то не хватает — можно добавить свое.

Скриншот из демоверсии системы

Не сижу с отчетами до ночи — все заполняется и уходит автоматически

Отчеты — отдельная головная боль для нашего склада. Раньше, чтобы отправить отчет 6-НДФЛ, я вручную заполняла данные по организации, проставляла отчетный период, указывала налоговые вычеты. Цифры часто не сходились, особенно по льготам. У человека одни льготы на детей, а программа ставит совсем другие. Приходилось сидеть и проверять каждую цифру.

Saby сам формирует отчеты. Программа подставляет нужные данные и сразу отправляет их в ФНС и УФМС. Я только смотрю и убеждаюсь, что все в порядке. За все время работы в Saby требований из налоговой и других органов не приходило.

Saby сильно упростил мне работу. Я наконец могу заниматься другими задачами, а не сидеть над цифрами. Хочется поставить на рельсы Saby и другое предприятие, на котором работаю. Думаю, что учет зарплаты и кадров и там пойдет в разы быстрее и удобнее.