Как бухгалтер – аутсорсер ведет 80+ клиентов с Saby Buhta: кейс Елены Москалевой

Как бухгалтер-аутсорсер работала без Saby Buhta

Проблема №1. До знакомства с Saby Елене приходилось жонглировать разрозненными программами для учета и сдачи отчетности. Внимание переключалось между десятками вкладок. Из‑за этого терялся рабочий контекст.

Проблема №2. Сообщения и документы от клиентов приходили в разные мессенджеры — в общем потоке они терялись. И чтобы ничего не упустить, Елена записывала задачи в бумажный блокнот.

Проблема №3. Чтобы сдавать отчетность, от клиентов приходилось брать ключи электронной подписи. Но согласно № 63‑ФЗ «Об электронной подписи», ключи не передаются третьим лицам. Поэтому работа была связана с постоянными рисками.

В таком формате сложно масштабироваться. Вести > 30 клиентов было невозможно: слишком много ручных действий. Для бухгалтера‑аутсорсера было важно освободить личное время — чтобы инвестировать его в развитие клиентского сервиса и сотрудничество с новыми клиентами.

Попробуйте бесплатную версию Saby Buhta и увеличьте число клиентов в 2 раза!

Подключить

Подключить

Елена перешла на специализированную программу для бухгалтеров‑аутсорсеров Saby Buhta. Здесь она создала удобную рабочую среду для себя и своих клиентов.

Теперь рабочий день начинается не с десятка вкладок в браузере, а с одного входа в систему. Достаточно одного своего логина и пароля — ключи клиентов больше не нужны!

Вместо вкладок в браузере — единая экосистема

В едином интерфейсе Saby Buhta Елена видит все самое главное для работы:

• Договоры. Все клиенты в одном разделе, не придется собирать информацию по ним из разных мест.
• Календарь. Можно ставить задачи по учету, отчетности и даже личные на каждый день.
• Чаты. Сообщения клиентов, даже если они написали с почты или из Telegram, MAX, VK отображаются в одном месте.
• Заявки. Сюда поступают требования, больничные и ЭДО по всем клиентам.
• ЕНС. Проводит сверку с налоговой в реальном времени. Видно текущий остаток по счету, предстоящие платежи, начисления и списания по каждому налогу.
• Контроль. Система проверяет, что еще не сделано по клиентам. Например, видит, что клиент еще не подписал отчет.
• Продажи. В разделе собраны все документы на оплату услуг — удобно отслеживать расчеты.

Saby Buhta выбирают за то, что всё самое главное для бухгалтера‑аутсорсера в одном окне

Елена легко подключает клиентов к Saby без ручного переноса данных по учету и отчетности.

Быстрая первичка без ручной рутины

В Saby Buhta Елена превратила поток документов в управляемый и оцифрованный процесс. Больше никаких загрузок, выгрузок и ручного заполнения.

Вот как изменилась ее работа.

❌ До. Клиент отправлял счет на оплату в WhatsApp или Telegram. Файл нужно было сохранить, найти его на компьютере, зайти в банк клиента и вручную заполнить платежное поручение.

✅ После. Saby Buhta интегрируется с мессенджерами и «перетягивает» из сообщений клиентов фото или сканы первички. Без лишних выгрузок и загрузок механизм распознает в них данные и формирует платежку, отправляя ее в банк по одной кнопке.

А чтобы сообщить клиенту, что платежка готова, аутсорсер не набирает сообщение вручную, а экономит время, используя шаблоны ответов.

Saby Buhta вместе с Saby Bu за секунды распознают фото, сканы и сразу отражают их в учете

Как массовые рассылки улучшают клиентский сервис

Интеграция с мессенджерами, почтой, социальными сетями помогает Елене не только получать сообщения, но и отправлять массовые уведомления клиентам. Например, если нужно напомнить об оплате имущественных налогов, она запускает одну рассылку на нужную группу.

Достаточно один раз:

• подготовить шаблон сообщения;
• выбрать получателей — например, ИП или ООО.

Saby Buhta отправляет персонализированные сообщения: автоматически подставляет ФИО клиента.

После рассылки видно: кто получил сообщение, кто его прочитал, кто не пользуется мессенджером.

Подписание без ключей клиентов

❌ До. Как и многим аутсорсерам, Елене приходилось брать ключи клиентов. Это было неудобно и противоречило требованиям 63‑ФЗ.

✅ После. В Saby Buhta подписание отчетности дистанционное и соответствует требованиям законодательства. Готовый отчет Елена отправляет клиенту на подпись. Подписание происходит автоматически на компьютере клиента — ему достаточно только вставить ключ.

Другой способ подписания документов по всем клиентам — мобильное приложение Saby Docs. На телефон клиентов приходит пуш‑уведомление. Они открывают его, проверяют документ и подписывают, приложив ключ к телефону или подключив рутокен через переходник.

В Saby Buhta реализованы самые удобные способы подписания для бухгалтеров‑аутсорсеров и их клиентов

А чтобы Елена не отслеживала вручную, подписан отчет или нет, Saby Buhta формирует сводную таблицу. В ней сразу видно, кому стоит отправить напоминание.

Кликнув на красный статус, Елена открывает отчет и из него отправляет сообщение клиенту в мессенджер или на почту, напоминая о подписании

Единый календарь для контроля дедлайнов

У Елены огромное количество задач: учет, отчетность, оплата счетов за услуги и многое другое. Встроенный календарь помогает ей держать дедлайны под контролем.

Почему это удобно?

Автообновляемый список задач по всем клиентам. Система формирует план по всем клиентам. Елена сразу видит, что нужно сделать сегодня, завтра или на следующей неделе.

Выполнить задачу можно сразу из календаря. Для этого не понадобятся сторонние таблицы и сервисы. Закладки сразу сообщают, что сделано, а что еще в работе. Например, в уведомлении ЕНП система напоминает, какие налоги были поданы в прошлый раз, и добавляет их в новый отчет по каждому клиенту.

Функционал проконтролирует, все ли сдал бухгалтер, и подготовит к отправке только нужные уведомления за выбранный период. Это помогает работать еще быстрее

Обновление статусов задач. После сдачи отчетности или выполнения задачи система автоматически меняет статус на «сдано» или «выполнено» . Больше не нужно делать отметки в блокноте.

Автоуведомления о сроках задач. Не всегда возможно быть онлайн 24/7. Чтобы ничего не пропустить, Елена настроила уведомления в Telegram. Система напоминает о сроках задач за 1, 3 или 5 дней до дедлайна.

Как не упустить срочные задачи по клиентам

Больничные, требования и письма от госорганов приходят неожиданно. Клиенты не всегда сообщают о них вовремя. Но Елена не упускает эти задачи.

Saby Buhta собирает все поступившие по клиентам в разделе «Заявки». Например требования из ФНС и СФР, больничные и даже ЭДО и кадровые документы. Елена видит их в одном месте и может сразу взять в работу.

Выполнить заявки, требования и другой документооборот можно из одного окна Saby Buhta, без путешествий по другим вкладкам

Проверка ЕНС без ручной сверки

Чтобы проверить состояние ЕНС по клиентам, больше не нужно вручную собирать данные в Excel‑таблицах из кабинетов ФНС. Елена открывает раздел ЕНС в Saby Buhta и сразу видит сводную информацию по всем клиентам в одной таблице: начислено, уплачено, остаток. Все изменения обновляются автоматически.

В системе собрана сводная информация по налогам. Например, можно посмотреть данные по транспорту, имуществу и земле по каждому клиенту.

Если нужно проверить начисления и уплаты за отчетный период или детализировать налоги по конкретному клиенту, достаточно использовать готовые фильтры.

Сумма предстоящих платежей считается автоматически и отображается в единой вкладке

Елена также контролирует расхождения по ЕНС прямо в системе. Saby Buhta подскажет, где допущена ошибка и что стоит исправить. Это упрощает работу и помогает быстрее разобраться с начислениями.

Что говорит клиент Saby Buhta

Елена Москалева, бухгалтер‑аутсорсер, ИП

Елена Москалева, бухгалтер‑аутсорсер, ИП

Я нашла CRM-систему, которая уже включает все нужные функции. Мне не нужно тратить деньги на доработку системы под свои процессы. Внедрение Saby Buhta позволило мне увеличить количество клиентов, сократить расходы на программное обеспечение по сравнению с тем, когда я не использовала Saby Buhta. Даже близкие заметили, что я стала спокойнее во время отчетности.