Кто должен подавать сведения
Организации и ИП (в т.ч. адвокаты, нотариусы и иные лица, занимающиеся частной практикой, главы КФХ), производящие выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц.
Обособленные подразделения представляют персонифицированные сведения в налоговый орган по своему местонахождению, если головная организация наделяет их полномочиями по начислению и выплате заработной платы своим работникам.
Срок сдачи сведений
Ежемесячно, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Проверка сведений
Когда все сведения будут заполнены, необходимо выполнить их проверку, а затем отправить в контролирующие органы. Как проверить и отправить отчет см. здесь.
Персонифицированные сведения подаются на всех застрахованных лиц, с которыми заключены трудовые договоры или договоры ГПХ. Даже если в отчетном периоде работникам не начислялись выплаты, сведения на них обязательно подаются. Это связано с тем, что при отсутствии начислений работники не перестают быть застрахованными лицами (п. 1 ст. 7 Закона от 15.12.2001 г. 167-ФЗ).
В этом случае в отчет включаются все работники и подрядчики, с которыми договор действовал хотя бы один день в отчетном месяце, указываются ФИО, СНИЛС, ИНН, а сумма выплат не заполняется.
Да, надо, т.к. директор, в том числе директор - единственный учредитель относится к застрахованным лицам. При этом неважно заключен с ним трудовой договор или нет, начислялись ему выплаты или их не было.
В случае отсутствия выплат указываются только персональные данные директора (ФИО, СНИЛС, ИНН), а сумма выплат не заполняется.
Нормы НК РФ приравнивают глав крестьянских (фермерских) хозяйств для целей уплаты ими страховых взносов к индивидуальным предпринимателям. При этом данный порядок действует независимо от того, когда и в какой форме создано КФХ. В этой связи правила, действующие в отношении ИП, распространяются и на глав КФХ.
С января 2023 года всем юридическим лицам, а также ИП, производящим выплаты в пользу физических лиц, необходимо сдавать новый отчет - персонифицированные сведения о физических лицах (КНД 1151162). Данный отчет представляется в налоговый орган в отношении всех сотрудников, работавших в отчетном месяце по трудовому или по гражданско-правовому договору. Таким образом, глава КФХ должен подавать персонифицированные сведения, только если у него есть сотрудники по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам.
Главы КФХ без работников сведения не представляют.
Персонифицированные сведения в налоговые органы подают только лица, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам. Плательщики, не производящие такие выплаты, не обязаны представлять сведения. К таким лицам относятся:
- ИП без сотрудников;
- нотариусы, адвокаты, иные лица, занимающиеся частной практикой, без сотрудников;
- главы КФХ без сотрудников;
- страхователи, которые применяют специальный налоговый режим АУСН.
В отдельных случаях также не нужно представлять сведения:
- если в организации отсутствуют сотрудники и директор, а вместо руководителя лицом, имеющим право действовать без доверенности, выступает управляющая компания (данный факт должен быть отражен в выписке ЕГРЮЛ);
- если организация ликвидируется и вместо руководителя назначен конкурсный управляющий (данный факт должен быть отражен в ЕГРЮЛ).
Ответ на данный вопрос зависит от статуса ОП. Если подразделение имеет расчетный счет, начисляет выплаты в пользу физлиц, персонифицированные сведения подаются в ИФНС по месту нахождения такого подразделения (п. 7 ст. 431 НК).
Если у ОП нет расчетного счета, и оно не наделено полномочиями по начислению и выплате зарплаты, персонифицированные сведения о сотрудниках такого подразделения должна подавать головная компания по месту своего нахождения. В этом случае она включит в отчет как работников головного офиса, так и сотрудников ОП.
Те плательщики, у которых численность физических лиц составляет 10 человек и менее, вправе представлять сведения на бумаге (п. 10 ст. 431 НК РФ).
В отношении каждого застрахованного лица указывается сумма выплат, начисленных ему за месяц, за который подаются сведения. К таким выплатам относятся суммы, являющиеся объектом обложения страховыми взносами (ст. 420 НК РФ). Это облагаемые (например, зарплата) и необлагаемые (например. государственные пособия) взносами выплаты.
Если производимые в пользу физического лица выплаты и иные вознаграждения не признаются объектом обложения страховыми взносами, то такие суммы в отчете не отражаются. Например, арендная плата, начисленная физическому лицу по договору аренды.
При выявлении ошибок в персонифицированных сведениях необходимо представить корректирующий отчет. Срок подачи такого отчета - до момента представления РСВ за отчетный (расчетный) период, чтобы сведения персонифицированного учета совпали с данными в разделе 3 РСВ. Например, при обнаружении ошибки в сведениях за февраль 2024 года необходимо представить корректирующий отчет до 25.04.2024, т.е. до срока сдачи РСВ за 1 квартал 2024 года. Если этого не сделать, ИФНС запросит пояснения.
В корректирующий отчет включаются сведения только по тем лицам, в отношении которых обнаружены ошибки.
При заполнении корректирующего отчета необходимо учесть следующие особенности:
- в титульном листе указывается номер корректировки;
- если ошибка была допущена в сумме выплат работника, то его персональные данные переносятся из первичного отчета, и указывается правильная сумма выплат (поле «Аннулировать» не заполняется);
- если в отчет был включен лишний сотрудник, то его данные нужно аннулировать. Для этого его персональные данные переносятся из первичного отчета, проставляется отметка в поле «Аннулировать», а сумма выплат не указывается;
- если ошибка была допущена в персональных сведениях работника (ФИО, СНИЛС и (или) ИНН), то в отношении такого работника дважды заполняются сведения:
- сначала в отчете указываются ошибочные данные (переносятся из первичного отчета), признак аннулирования, а сумма выплат не отражается;
- затем заполняются правильные сведения, в которых указываются верные персональные данные и сумма выплат (признак аннулирования не заполняется);
- если в первичный отчет забыли включить работника, то его нужно добавить в корректировку и заполнить по нему все сведения.
Если работнику присвоен ИНН, но не указан в форме «Персонифицированные сведения о физических лицах», работодателю при сдаче такого отчета будет направлено уведомление об уточнении с ошибками «Сведения по указанным лицам не соответствуют (отсутствуют) сведениям, имеющимся в налоговом органе» и «В р.3 присутствуют сведения по ФЛ не соответствующие сведениям, имеющимся в налоговом органе». Для устранения ошибок необходимо в течение 5 дней направить в налоговый орган корректирующий отчет.
При заполнении корректировки в отношении работника, по которому в первичном отчете не был указан ИНН, необходимо дважды включить его в отчет:
- сначала в отчете указываются данные работника из первичного отчета, проставляется признак аннулирования, а сумма выплат не отражается;
- затем заполняются сведения, в которых указываются персональные данные с ИНН и сумма выплат, признак аннулирования при этом не заполняется.
Причина данной ошибки в том, что сведения подаются адвокатом, нотариусом или иным лицом, занимающимся частной практикой и не являющимся ИП. В таком случае в поле «Место нахождения (учета)» выбирается код 112. 121 или 122, а ОГРНИП не заполняется.
Можно, отчет в данном случае нужно создать через мастер нулевой отчетности.
Титульный лист
В титульном листе плательщиком заполняются все необходимые реквизиты.
При заполнении поля «Номер корректировки» в первичных сведениях автоматически проставляется «0», в уточненных за соответствующий период необходимо указать номер корректировки (например, «1», «2» и т. д.).
Уточненные сведения могут быть представлены до момента подачи расчета по страховым взносам за соответствующий расчетный (отчетный) период. При этом в уточненный отчет включаются персональные данные и сведения о суммах выплат в пользу тех физических лиц, в отношении которых производятся изменения (дополнения).
В поле «Налоговый период» автоматически указывается код и календарный год, за отчетный период которого подаются сведения.
В поле «Представляется в госорган» отражается код налогового органа, в который подаются сведения. Он выбирается из справочника. По умолчанию в поле автоматически проставляется код, который был указан при регистрации клиента в системе.
В поле «Место нахождения (учета)» выбирается код места представления сведений плательщиком из соответствующего справочника. Так, российские организации выбирают код «214», ИП – «120» и т.д.
Поле «Реорганизация, ликвидация» заполняют организации в случаях ликвидации или реорганизации, а также при изменении полномочий либо закрытии своих обособленных подразделений.
Код «9» в поле «Форма реорганизации» выбирается в случае представления уточненных сведений за обособленное подразделение, которое к моменту его подачи лишили полномочий по начислению выплат физическим лицам. При этом в полях «ИНН» и «КПП» указываются ИНН и КПП такого подразделения.
При заполнении поля «Телефон» автоматически отражается номер телефона плательщика, указанный при регистрации.
Также в титульном листе указывается дата и подписант:
- Руководитель - если документ представлен плательщиком,
- Уполномоченный представитель - если документ подается представителем плательщика. При этом указывается наименование представителя и документа, подтверждающего его полномочия.
Сотрудники
В этом разделе отражаются сведения о застрахованных лицах.
К застрахованным лицам относятся физические лица (в т. ч. иностранные), с которыми у страхователя (организации либо предпринимателя) заключен трудовой либо гражданско-правовой договор (подряда, авторский, лицензионный).
Чтобы заполнить раздел, необходимо добавить сотрудника, в отношении которого указываются следующие данные:
- фамилия, имя, отчество (при наличии);
- страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
- ИНН (при наличии);
- сумма выплат, начисленных за отчетный период в пользу сотрудника (не может быть отрицательных значений).
Раздел заполняется даже в том случае, если страхователь не начислял в отчетном месяце выплаты работнику. Главное, чтобы сам договор действовал хотя бы один день в отчетном месяце.
Поле «Аннулировать» заполняется в случае необходимости внесения исправлений в ранее представленные персональные данные. При первичном представлении сведений данное поле не заполняется.
Если необходимо аннулировать ранее поданные сведения в отношении физического лица, то сведения заполняются с учетом следующих особенностей:
- в поле «Номер корректировки» указывается соответствующий номер;
- в поле «Аннулировать» по физическому лицу проставляется отметка;
- не указывается сумма выплат по данному лицу.
В случае внесения исправлений в персональные данные (ФИО, ИНН и (или) СНИЛС) лица одновременно с аннулированными сведениями подаются исправленные данные с указанием суммы выплат, начисленных в пользу такого лица.