Как Saby на 40% ускорил кадровые процессы: кейс ATALIAN GLOBAL SERVICES

Работа с иностранными сотрудниками и не только: причины поиска КЭДО

ATALIAN GLOBAL SERVICES — международный холдинг с головным офисом во Франции. Компания работает в 35 странах Европы, Северной Америки, Юго‑Восточной Азии и Африки.

В России работает с 2015 года. Здесь компания специализируется на техническом обслуживании коммерческой недвижимости, профессиональной уборке помещений и административном управлении. В команде 1 500 сотрудников, из которых 95% работают в 11 регионах России. Такой масштаб и распределенность стали причинами для пересмотра кадровых процессов.

Триггер №1. Удаленность сотрудников. Большинство сотрудников работают вне офиса — на объектах заказчиков в разных регионах. Поэтому документы приходилось отправлять почтой между городами. Это требовало дополнительных расходов и не исключало риски задержки или утраты оригиналов.

Триггер № 2. Защита в части миграционного законодательства. Доля иностранных сотрудников в компании — 70%. Для бизнеса это повышенные требования к соблюдению миграционного законодательства и дополнительные юридические риски.

Например, при миграционном контроле в метро сотруднику может потребоваться трудовой договор. Если документ доступен в цифровом виде, сотрудник может сразу подтвердить статус, а компания — снизить риск претензий со стороны контролирующих органов.

Ваши сотрудники по всей стране? Saby Staff объединит их в одном цифровом офисе.

Подключить

Подключить

Критерии выбора провайдера КЭДО

Рассматривая решения на российском ИТ‑рынке, ATALIAN GLOBAL SERVICES остановилась на экосистеме Saby. Выбор сделали по пяти критериям:

• ✅ Наличие мобильного приложения, что было главным запросом со стороны генерального директора.
• ✅ Удобство функционала для кадровой команды, чтобы процессы были понятны и не требовали долгого обучения.
• ✅ Гибкость системы — возможность настроить права доступа под нужды компании.
• ✅ Техническая поддержка, которая систематически консультирует пользователя в онлайн‑режиме.
• ✅ Соответствие № 152‑ФЗ «О персональных данных» — главный нормативный акт, определяющий, как компании могут собирать, хранить и обрабатывать персональные данные.

Полный переход на Saby Staff за два этапа

Проект внедрения разделили на два этапа, чтобы переход группы компаний на КЭДО прошел комфортно для всех участников.

• Этап I. Пилот на административной команде. Систему запустили для административно‑управленческого персонала. Вместе со специалистами Saby команда отработала ключевые кадровые процессы: прием и перевод сотрудников, оформление отпусков, заказ справок, подписание заявлений и приказов.

  Кадровые специалисты уверенно освоили работу в Saby и стали внутренними консультантами для руководителей.

• Этап II. Масштабирование на юридические лица. Далее систему подключили к шести юридическим лицам компании. В контур КЭДО вошли 300 сотрудников с иностранным гражданством.

  Чтобы переход прошёл спокойно, команда Saby провела обучение — без перегруженной терминологии, с акцентом на визуальные инструкции и практические сценарии работы.

  В итоге все ключевые кадровые операции были оцифрованы в Saby Staff.

  Для ATALIAN GLOBAL SERVICES это означало, что процессы стали быстрее, прозрачнее и безопаснее как с точки зрения внутреннего контроля, так и с точки зрения соблюдения законодательства.

Цифровые решения в ежедневной работе

В Saby Staff кадровые специалисты работают по 20 бизнес‑процессам: от приёма на работу и оформления отпусков до подачи заявлений и ознакомления с локальными нормативными актами.

При этом компании не пришлось менять привычную среду работы. Благодаря модулю расширения КЭДО документы можно подписывать прямо в 1С:ЗУП — без переключения между системами.

Модуль расширения КЭДО позволяет подписывать кадровые документы прямо в 1С, без переключения между программами

Вся цепочка фиксируется в системе, что снижает риск потери документов и позволяет контролировать сроки.

Как выстроен процесс работы:

• Кадровик отправляет документы с вложениями из 1С в Saby.
• Сотрудники подписывают документы в Saby.
• Кадровик видит актуальное состояние документов.
• Кадровик получает в 1С документ с подписью сотрудника и подписывает его.

Также команда Saby адаптировала визуальный интерфейс под брендбук ATALIAN GLOBAL SERVICES. При входе в систему, сотрудник видит знакомые цвета и логотип компании. Система воспринимается как часть корпоративной среды, а не как сторонний сервис. Для распределенной команды такой подход усиливает вовлеченность и поддерживает HR‑бренд.

Татьяна Петрова, директор по персоналу ATALIAN GLOBAL SERVICES, поделилась, как выглядит ее личный кабинет Saby Staff

Для сотрудников, которые работают вне офиса, ключевым инструментом стало мобильное приложение Saby My. В приложении можно оформить и подписать кадровые документы в несколько кликов.

А если иностранному сотруднику понадобится предъявить инспектору МВД трудовой договор, ему достаточно открыть его в приложении.

В планах — выйти за рамки КЭДО

ATALIAN GLOBAL SERVICES будет развивать цифровую среду дальше. В ближайших планах — интеграция Saby Staff с Bitrix24. Связка двух систем позволит автоматизировать процессы адаптации и оценки персонала по методу 360°.

Стратегическая цель компании — выстроить сквозной digital‑цикл сотрудника: от первого рабочего дня и адаптации до развития карьеры и завершения работы в должности.

Что говорят в ATALIAN GLOBAL SERVICES

Татьяна Петрова, директор по персоналу:

Татьяна Петрова, директор по персоналу:

Для нас Saby — это в первую очередь защита. 70% сотрудников — иностранцы, и теперь они в любой момент могут открыть трудовой договор в телефоне и предъявить его при проверке.

Второй момент — распределенность команды. С Saby Staff все работает мгновенно, больше не нужно пересылать документы и месяц ждать подписания. Весь цикл с учетом согласований занимает не больше двух часов. Это колоссальная разница в скорости и прозрачности.