Электронный документооборот

Группа «М.Видео-Эльдорадо» ежегодно осуществляет более 3 млн. доставок. Поэтому нам важно, чтобы все логистические процессы работали эффективно, а покупатели получали любой товар максимально быстро. Для этого мы с большинством наших логистических партнеров перешли на электронный документооборот. Акты выполненных работ, счета-фактуры, претензии, информационные письма мы получаем через Saby. Это удобный сервис, которым легко пользоваться. Наши партнеры без проблем подключаются и в короткие сроки начинают работу. Подход позволяет значительно экономить ресурсы, быстрее осуществлять расчеты и, конечно, экоответственными, расходуя меньше бумаги.

Сбербанк имеет широкую территориальную сеть, мы получаем большое количество документов по услугам ЖКХ. Внедрение Saby помогло организовать точную адресацию документов. Каждому филиалу в Saby присвоен уникальный код. Поставщик указывает его при выгрузке документов или выбирает его в интерфейсе Saby. Документы приходят сразу в филиал. Чтобы документы попали в нужное отделение, даже если поставщик не указал код, в Saby можно привязать контрагентов к конкретным сотрудникам. Кроме того, через Saby мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, что расширило круг контрагентов.

В первую очередь мы перевели в электронный вид расчетные документы с клиентами, повысив уровень сервиса. Теперь многие из них получают документы в день отправки, без вероятности потери. Вторым этапом реализовали получение юридически значимых документов от поставщиков. Коллеги из Тензора принимали непосредственное участие в разработке регламента по электронному согласованию входящих документов в Saby. Последующим этапом была проведена совместная работа по интеграции учетной системы R12 и Saby. На сегодня сотрудничество продолжается, предстоит еще много сделать по переводу контрагентов на новые электронные сервисы.

Мы используем Saby для доставки бизнес-клиентам отчетных документов в электронном виде. На сегодняшний день это один из самых быстрых и надежных способов передачи юридически значимой документации. Выставленные счета доступны клиентам по всей стране уже в день их формирования. А с учетом наших объемов это также значительное сокращение как человеческих ресурсов, так и затрат на доставку бумажных документов. Функционал системы также позволил нам выстроить процесс обслуживания клиентов по люьому типу обращений без визита в офис.

У ВкусВилл большой оборот документов внутри компании — 30000 в сутки. И с каждым днем «бумаг» становится больше. Именно поэтому мы перешли в электронную систему. В кратчайшие сроки (1,5 месяца) инженеры Тензора внедрили и настроили ЭДО. Кроме всего, работизировали его, то есть разработали в рамках своей платформы Saby модифицированную RPA-технологию. Последнее нам необходимо для ускорения процесса подписания документов. У нас 14000 сотрудников, ответственных за перемещение товара. Заказ, подтверждение, приемка — везде нужно ставить подпись. Saby упростил процесс, каждый документ — на контроле. Сейчас фактически вместо сотрудника трудится робот. Его функционал — «загрузка — подпись одним сотрудником — подпись другим — выгрузка». При этом схема юридически законна за счет того, что мы используем не ПЭП, а НЭП. Робот здесь равен человеку, только в разы больше скорость и меньше ошибок. Специалисты Тензора умеют реализовывать большие проекты со сложным механизмом и в этом мы убедились сами.

Мы используем измененную конфигурацию 1С, и стандартная интеграция с Saby не работает. Но при этом служба безопасности не дает доступ сторонним лицам в нашу 1С. По скриншотам, устным объяснениям Тензор помог нашим специалистам интегрировать Saby и 1С, чтобы документы отправлялись из 1С напрямую. Сейчас Saby рассылает разные пакеты документов как стандартные (акт + счет-фактура), так и нестандартные. Например, мы используем пакет из отчета агента, акта и счета-фактуры на агентское вознаграждение. Xml-формы отчета агента не было в Saby. Ее сделали и добавили специально для нас, чтобы мы могли заполнять и редактировать ее прямо в системе.

От Saby только хорошие впечатления. Так, мы уже привыкли сдавать отчетность с помощью системы, а теперь ускорили и обмен документами с Казахстаном. Наши зарубежные покупатели были сразу за, ведь им было важно ускорить получение первички. Быстро разрешились и все нюансы с разницей в законодательствах. Saby избавил от механической работы. Раньше мы все печатали и отправляли курьером, а если контрагенты что-то не проставили – приходилось долго ждать повторной «доставки». А сейчас в режиме онлайн делаем отгрузки, высылаем договоры и аннулируем ошибочные документы. И все это за считанные минуты. Не тратим время на отправку документов: они высылаются автоматически, остается только проверить их утверждение.

Мы закупаем товар у 5 крупных компаний и получаем только счета-фактуры и иногда спецификации. Я узнала про международный ЭДО, заполнила заявку на сайте, и нам быстро подключили сервис. После этого мы сразу приступили к приему документов, без каких-либо заминок. В нашей Республике внедрены электронные сопроводительные накладные. При их отсутствии груз могут задержать на границе и выписать штраф. А это невыгодно и импортеру, и перевозчику, и нам. с Saby я уже на начальной стадии вижу, что именно к нам идет из России. Поэтому еще до пересечения грузом границы я подготавливаю накладные. Таким образом, в Saby удобно и просто контролировать импортируемый товар.

У нас 5 сотрудников, и действующие МЧД нужны всем. Saby обеспечил нас ими. С помощью сервиса мы выдаем машиночитаемые доверенности в одной системе. И не нужно закупать пять флешек на каждого, чтобы загружать на них МЧД: все делаем дистанционно. Коллеги принимают накладные от фирмы, счета-фактуры и все документы подписывают сами. Мне нравится, как в Saby работает техподдержка. Обратиться могу в любое время дня и ночи. Можно спросить, как выдать доверенность, как назначить сотрудника. Помогают всегда опытные специалисты и делают свою работу на 100%.

Мы выбрали Saby ЭДО, потому что им пользовались уже многие наши клиенты. Интегрировали Saby и 1С готовым модулем за несколько часов и на следующий день уже отправляли документы клиентам. В Saby у нас работает 3 человека – кто-то с отчетностью, кто-то с документами. Saby разделяет доступ сотрудников к информации в нашем кабинете, чтобы каждый занимался только своей работой. От нас в Saby клиенты получают акты, счета-фактуры и счета на оплату. Все документы уходят единым пакетом – экономим на отправке.

Наша задача сделать максимально комфортным работу наших клиентов. Клиентам нравится получать документы в Saby- это быстрее и проще -в Saby документы приходят в течение нескольких минут. Для нас отправка в Saby тоже удобна. Мы тратим на рассылку документов несколько минут и по каждому клиенту можем быстро проверить, какие документы отправлены или утверждены – очень удобно. Документы о состоянии счета, расшифровки звонков, оказанных услугах и т. д. мы выгружаем в Saby из своего биллинга Ирбис. Мы отправляем и xml-формат и pdf – необходимо для наших специфических документов.

Все документы от поставщиков мы собираем и проверяем в централизованной бухгалтерии. Раньше накладные поступали к нам через рестораны, что приводило к задержке процессов и появлению рисков потери документа. Реализовав ЭДО от Saby, мы минимизировали проблемы документооборота. Теперь в личном кабинете мы видим накладные сразу после поставки, а подписание документа, оплата и контроль закупки товаров происходят своевременно. Также благодаря прописанной логике движения документов в Saby, мы видим, в какой ресторан был доставлен товар, что ускоряет бизнес процессы в целом. Помимо ЭДО, 900 наших касс подключены к ОФД от Saby, это автоматизировало взаимоотношения с арендодателями по всей стране.

В нашей компании часто появляются новые товароведы, которым нужно выдавать МЧД. Благодаря Saby нам не приходится оформлять доверенности в налоговой. Все делаю в системе: захожу в документы, заполняю данные сотрудника, даю ему права на подписание определенных документов. Как правило, документация всегда одна и та же, а подписание специфических документов согласуем с руководством. Иногда контрагенты запрашивают у нас МЧД. Мы легко выгружаем доверенность из Saby и отправляем им. Все интуитивно понятно.

Когда назрела необходимость перехода на ЭДО, основным запросом стала интеграция с нашей учетной системой SAP. Для этого мы воспользовались готовым модулем — Saby Сапер. Это решение сертифицировано SAP, поэтому интеграция прошла быстро и безопасно. Это было проще и выгоднее разработки с нуля. Сотрудники «Тензора» готовы отработать самый сложный запрос. Они разработали англоязычные инструкции, видео инструкции для того, чтобы наши иностранные учредители поняли, зачем им Saby, за что они платят. Теперь после автоматизации массовой отправки и приема документов в SAP на одном заводе, планируется внедрение Saby и на новых производствах.

Мы начали работать с ЭДО в Saby, когда этот проект был еще пилотным. Изначально работа была в несколько этапов: формирование в оффлайне, заливка на сервер. Сейчас Saby интегрирован в конфигурацию 1С. Мы видим все отправленные документы и их историю – куратор организации контролирует, какие документы ушли, их статус, есть ли по ним возражения, комментарии. Среди клиентов много малых компаний. Важно не перегружать их дополнительным ПО. Поэтому документы они получают прямо в своем личном кабинете, а подписывают их облачной подписью. Сервис нам настолько нравится, что мы даже не знаем, что можно предложить для его улучшения!

Я работаю один и раньше обменивался документами в бумажном виде по почте. И если какую-то ошибку допускал — уходили дни, чтобы все исправить, я отвлекался от основной работы на волокиту. Заказчики из России предложили перейти на Saby, и я понял, насколько ЭДО ускоряет процесс. Сейчас быстро отсылаю списки работ и акты выполненных работ. Здесь все делается в пару кликов. И к интерфейсу быстро привык, ничего сложного нет. Больше всего нравится возможность предпросмотра документа. Мне важно убедиться, что я отправил нужный файл и не допустил ошибок. Надеюсь, ЭДО у нас тоже станет популярным сервисом в ближайшее время.

У нас большое количество поставщиков по всей России и с каждым из них мы обмениваемся договорами, дополнительными соглашениями и спецификациями. Делать эту работу на бумаге затратно и неэффективно, поэтому еще в 2014 году мы перешли на ЭДО. С помощью Saby мы наладили документооборот в два этапа: сначала сделали возможным обмен договорами, а позже к ним добавились УПД. Таким образом, Saby обеспечил возможность электронного подписания договоров для нас, и обмениваться первичными документами для поставщиков. Также благодаря партнерству cо Saby мы подаем документы в ФНС, ПФР и Росстат.

Филиалы и даже отделы нашего банка находятся в разных городах. Поэтому удалённая работа для нас всегда была актуальна. В Saby мы публикуем приказы, чтобы с ними могли ознакомиться сразу все сотрудники. А еще согласовываем счета на оплату — за подписями не нужно никуда ехать, Saby собирает их сам. Запустить документ в обработку можно даже из дома, прямо в мобильном приложении Saby. Первое время коллеги не доверяли ЭДО и все документы хранили в бумажном варианте, но после дополнительного обучения оценили возможности Saby. Программа ускоряет работу, и когда необходимо поднять какие-либо документы из архива – это самый главный помощник для наших сотрудников.